Quand un document entre dans Banqup, son statut évolue en fonction des actions de l'entreprise et de son comptable. Les statuts ne sont pas identiques des deux côtés, et ce qui déclenche l'export vers votre logiciel comptable n'est pas toujours évident. Cet article explique ce que chaque acteur voit et fait à chaque étape, et quand les documents sont envoyés vers vos intégrations.
Les trois surfaces concernées
Un document Banqup circule potentiellement entre trois surfaces :
Espace Business : l'environnement où l'entreprise traite ses propres documents (importer, valider, approuver, payer).
Espace Partenaire : l'environnement où le comptable consulte les documents de ses clients via l'application Documents de Client.
Intégrations actives : les systèmes externes (logiciel comptable, stockage, etc.) connectés à votre espace pour recevoir automatiquement les documents traités.
L'Espace Business et l'Espace Partenaire voient le même document, mais avec des statuts différents qui reflètent l'action attendue de chaque côté.
Correspondance des statuts entre Espace Business et Espace Partenaire
Voici comment un même document est perçu des deux côtés selon l'étape de traitement.
Statut côté Espace Business | Statut comptable côté Espace Partenaire | Qui doit agir |
En attente de validation | Action client requise | L'entreprise (vérifier, compléter et approuver) |
Approuvée (statut Impayée / Entièrement payée) | Prêt à traiter | Le comptable (traitement comptable) |
Le statut Traité côté Espace Partenaire est posé manuellement par le comptable une fois qu'il a fini son travail comptable sur le document. Il n'est pas automatique.
Le déclencheur : l'approbation
L'évènement central qui fait passer un document d'Action client requise à Prêt à traiter côté Espace Partenaire, et qui déclenche l'envoi vers les intégrations, est l'approbation côté Espace Business.
Tant qu'une facture est sauvegardée mais pas approuvée, elle reste En attente de validation côté entreprise et Action client requise côté comptable. Aucune intégration ne reçoit le document.
Au moment où l'utilisateur clique sur Approuver dans l'Espace Business :
La facture est convertie en facture électronique conforme.
Le statut côté Espace Business passe à Impayée (ou directement à Entièrement payée si un paiement correspondant est déjà rapproché).
Le statut comptable côté Espace Partenaire passe à Prêt à traiter.
Toutes les intégrations actives côté Espace Business et côté Espace Partenaire reçoivent automatiquement le document.
Cas particulier des factures électroniques reçues
Les factures électroniques reçues (Peppol/UBL) correctement formatées sont automatiquement approuvées par Banqup à leur arrivée. Elles ne passent jamais par l'étape En attente de validation. Le déclenchement de l'envoi vers les intégrations est immédiat.
Pour ces factures, le comptable voit directement le statut Prêt à traiter sans intervention de l'entreprise.
Quand et où les intégrations reçoivent les documents
Pour qu'un document arrive bien dans un logiciel comptable (ou dans un autre service connecté comme un stockage), trois conditions doivent être réunies :
Le document est approuvé côté Espace Business (manuellement pour les PDF et scans, automatiquement pour les e-factures).
L'intégration concernée est active. Cela se vérifie côté Espace Business dans Gestion de l'espace > Banqup Store, et côté Espace Partenaire dans la fiche du client (onglet Intégrations).
L'intégration a été correctement configurée (clé API, dossier de destination, etc.) selon les instructions de l'article dédié à cette intégration.
Une intégration active côté Espace Partenaire enverra le document vers le logiciel du comptable (par exemple un export vers Exact Online, Yuki ou Octopus). Une intégration active côté Espace Business enverra le document vers les outils internes de l'entreprise (par exemple Dropbox ou Google Drive). Les deux flux sont indépendants et peuvent coexister sur le même document.
Bonnes pratiques
Côté entreprise : approuvez vos factures importées dès que vous avez vérifié les données. Plus tôt vous approuvez, plus tôt votre comptable peut traiter.
Côté comptable : utilisez l'onglet À vérifier dans Documents de Client pour identifier les documents prêts à être traités. L'onglet Action client requise liste les documents sur lesquels l'entreprise doit intervenir, pas le comptable.
Si un document est manquant dans votre logiciel comptable : vérifiez d'abord que la facture a été approuvée. Puis vérifiez que l'intégration est active et correctement configurée. Si tout semble en ordre, vous pouvez déclencher un nouvel envoi via Renvoyer aux intégrations dans le menu d'actions (trois points ⋮) d'un document approuvé.
Questions fréquentes
Pourquoi mon comptable voit "Action client requise" alors que j'ai sauvegardé ma facture ?
Sauvegarder ne suffit pas. Tant que vous n'avez pas cliqué sur Approuver, la facture reste En attente de validation côté entreprise et Action client requise côté comptable. C'est l'approbation qui libère le document.
Mon document est approuvé mais il n'est pas arrivé dans mon logiciel comptable, pourquoi ?
Trois raisons possibles :
L'intégration n'est pas active dans votre espace. Vérifiez dans le Banqup Store ou demandez à votre comptable.
L'intégration est active mais mal configurée. Reportez-vous à l'article dédié à votre intégration pour vérifier les paramètres.
Le document a été approuvé avant l'activation de l'intégration. Dans ce cas, utilisez Renvoyer aux intégrations dans le menu d'actions du document.
Une facture en autofacturation suit-elle le même flux ?
Oui. Une facture en autofacturation traverse les mêmes étapes (validation si elle n'est pas électronique, approbation, envoi aux intégrations). La spécificité tient au fait que vous êtes l'émetteur au nom de votre fournisseur, mais le mécanisme de circulation entre entreprise, comptable et intégrations est identique.
Le comptable peut-il déclencher l'envoi vers les intégrations ?
Le comptable peut utiliser l'action Envoyer aux intégrations ou Renvoyer aux intégrations depuis sa vue Documents de Client.
Si je désactive une intégration, les documents déjà envoyés sont-ils retirés du logiciel comptable ?
Non. La désactivation arrête uniquement les envois futurs. Les documents déjà transmis restent dans le logiciel comptable destinataire.