En tant que comptable, chaque document client dans Banqup a un statut comptable qui montre où il en est dans votre flux de travail de traitement. Ces statuts vous aident à suivre quels documents nécessitent votre attention, lesquels sont en cours de traitement, et lesquels ont été complétés.
Comment les statuts comptables vous aident
Les statuts comptables vous donnent une visibilité claire sur votre flux de travail des documents clients et vous aident à prioriser votre travail efficacement. Vous pouvez voir d'un coup d'œil ce qui nécessite une attention immédiate par rapport à ce qui a déjà été traité :
Identifier quels documents clients nécessitent un traitement.
Suivre les documents envoyés aux intégrations.
Marquer les documents comme terminés quand votre travail est fini.
Types de statuts comptables
Statut | Ce que cela signifie | Que faire |
Action client nécessaire | Le document du client n'est pas encore prêt à être partagé. Le client peut avoir besoin de valider ou d'approuver le document d'abord. | Contactez votre client si nécessaire pour l'aider à compléter les actions requises avant que le document puisse être traité. |
En file d'attente | Le document attend d'être traité par vos intégrations comptables. Cela apparaît quand les documents sont prêts à être partagés, renvoyés après une erreur, ou retentés après un échec de livraison. | Aucune action nécessaire. Le système gère automatiquement le traitement du document. |
Prêt à traiter | Le document a atteint avec succès votre système comptable et attend que vous le révisiez et le traitiez. | Révisez le document et traitez-le dans votre flux de travail comptable. C'est là que vous passerez la plupart de votre temps actif. |
Traité | Vous avez terminé votre travail avec le document et l'avez marqué comme fait. | Aucune action supplémentaire nécessaire. Le document est complet et peut servir d'enregistrement du travail terminé. |
Erreur | Quelque chose s'est mal passé lors de la tentative de partage du document via vos intégrations. Cela pourrait être dû à des problèmes de connexion, des informations manquantes, ou des problèmes techniques. | Révisez vos paramètres d'intégration ou contactez le support si le problème persiste. |
Comment les statuts changent automatiquement
De la validation client au partage : Quand les clients valident ou approuvent des documents, ils changent automatiquement au statut "En file d'attente", prêts à être partagés avec votre système comptable.
Pendant le processus de partage : Le système déplace automatiquement les documents de "En file d'attente" à "Prêt à traiter" au fur et à mesure qu'ils sont livrés à vos intégrations comptables.
Gestion des erreurs : S'il y a un problème pendant le partage, le statut change à "Erreur".
Changer le statut manuellement
En tant que comptable, vous pouvez changer manuellement les statuts comptables quand nécessaire :
Marquer comme traité : Change le statut à "Traité" quand vous avez terminé votre travail avec un document dans votre système comptable.
Envoyer aux intégrations : Envoie le document à votre logiciel comptable connecté ou intégrations, changeant le statut à "En file d'attente".
Renvoyer aux intégrations : S'il y a eu une erreur ou si vous devez retraiter un document, vous pouvez le renvoyer via vos intégrations.
Bonnes pratiques
Utilisez les filtres de statut pour vous concentrer sur les documents qui nécessitent un traitement ("Prêt à traiter").
Marquez rapidement les documents comme traités pour garder votre flux de travail organisé.
Vérifiez régulièrement les documents en statut "Erreur" qui nécessitent votre attention.
FAQ
Un document est bloqué en statut "En file d'attente", que puis-je faire ?
Cela se résout généralement automatiquement, mais si cela persiste, vérifiez vos paramètres d'intégration ou contactez le support.