Connectez votre Business Space à SharePoint et Banqup envoie automatiquement vos factures et vos rapports de mouvement enrichis vers un site SharePoint. Vos documents financiers restent stockés et consultables dans l'environnement Microsoft que votre entreprise utilise déjà, sans téléchargement manuel.
Note : cet article s'adresse aux utilisateurs du Business Space. Si vous êtes comptable, consultez plutôt Exporter les documents de vos clients vers SharePoint.
Avant de commencer
Vous avez besoin d'un compte Microsoft professionnel ou scolaire ayant accès au site SharePoint que vous voulez utiliser. Microsoft n'accepte pas les comptes personnels (Outlook.com, Hotmail, Live) pour cette connexion.
Banqup demande à Microsoft l'autorisation de lire et d'écrire des fichiers et des sites en votre nom. La personne qui se connecte doit être habilitée à accorder cette autorisation sur votre environnement Microsoft.
Installer l'extension
Ouvrez le lanceur d'applications et cliquez sur Découvrir plus pour ouvrir le Banqup Store.
Recherchez « SharePoint » et ouvrez l'application SharePoint.
Cliquez sur Installer.
Confirmez que SharePoint peut accéder aux données de votre espace.
Si Banqup affiche une application prérequise, cliquez sur Oui, installez tout. Elle est installée et activée pour vous.
L'installation prend quelques secondes. Gardez la fenêtre ouverte. L'assistant vous guide ensuite dans la configuration.
Choisir ce qui est exporté
Cochez les types de documents à exporter : Factures d'achat, Factures de vente et Rapports de mouvement enrichis. Les trois sont sélectionnés par défaut.
Cliquez sur Enregistrer les configurations.
Choisissez le format d'export des factures d'achat et des factures de vente : Peppol BIS 3.0 (un fichier de facture électronique structuré) ou PDF.
Cliquez sur Enregistrer les configurations.
Note : vous pouvez modifier ces choix plus tard dans l'onglet Configuration de l'extension. Cliquez sur Ignorer à une étape si vous voulez y revenir plus tard.
Se connecter à Microsoft
Cliquez sur Se connecter avec SharePoint.
Connectez-vous avec votre compte Microsoft professionnel ou scolaire et acceptez les autorisations demandées par Banqup.
Vous êtes ramené dans Banqup.
Note : si vous avez fermé l'assistant avant de vous connecter, l'extension reste inactive. Ouvrez-la via Paramètres > Extensions, ouvrez l'onglet Configuration et cliquez sur Terminer la configuration pour reprendre là où vous en étiez.
Choisir la destination des fichiers
Après la connexion, Banqup vous demande l'emplacement SharePoint :
ID du site : le site SharePoint vers lequel envoyer les fichiers.
ID Drive : la bibliothèque de documents de ce site.
Chemin de téléchargement pour les factures de vente, Chemin de téléchargement pour les factures d'achat et Chemin de téléchargement pour les rapports de mouvement enrichis : le dossier dans la bibliothèque. Laissez un chemin vide pour utiliser le chemin par défaut indiqué sous le champ.
Vous pouvez composer un chemin avec des espaces réservés que Banqup remplace pour chaque fichier :
[company_name]: le nom de votre entreprise.[uen_number]: votre numéro d'entreprise.[invoice_type]: achats ou ventes.[external_id]: la référence de votre entreprise dans votre logiciel comptable, si vous l'avez renseignée.Pour les rapports de mouvement enrichis :
[year](l'année en cours) et[type](le type de rapport, « cod » par défaut).
Cliquez sur Enregistrer les configurations. L'extension devient active et l'export démarre.
Comment les documents sont exportés
Les factures d'achat approuvées, les factures de vente envoyées et les rapports de mouvement enrichis sont envoyés vers SharePoint dès qu'ils atteignent ce statut.
Seuls les documents qui arrivent dans Banqup après l'activation de l'extension sont exportés. Les documents plus anciens ne sont pas envoyés rétroactivement.
Les documents d'origine restent dans Banqup. L'envoi est une copie.
Modifier la connexion ou la désactiver
Cliquez sur l'icône du menu principal en haut à droite, puis sur Paramètres > Extensions.
Ouvrez SharePoint.
Dans l'onglet Configuration, modifiez les types de documents, les formats ou les chemins, puis cliquez sur Enregistrer les configurations. Pour vous connecter avec un autre compte Microsoft, activez d'abord Modifier les paramètres de connexion.
Pour suspendre l'export, passez l'extension sur Inactif. Vos paramètres sont conservés. Pour la supprimer, cliquez sur Désinstaller.
FAQ
Puis-je utiliser mon compte Microsoft personnel ?
Non. Microsoft n'autorise que les comptes professionnels ou scolaires pour cette connexion. Si vous voyez le message indiquant qu'un compte personnel ne peut pas être utilisé, connectez-vous avec le compte que votre entreprise utilise pour Microsoft 365.
La connexion est-elle sécurisée ?
Oui. Banqup utilise la connexion de Microsoft. Banqup ne voit ni ne stocke jamais votre mot de passe Microsoft, et le transfert est chiffré.
Puis-je envoyer mes documents à la fois vers SharePoint et OneDrive ?
Oui. Ce sont deux extensions distinctes, chacune avec ses propres paramètres. Installez et configurez les deux si vous en avez besoin.
Que se passe-t-il si la connexion Microsoft expire ?
Ouvrez l'extension via Paramètres > Extensions, activez Modifier les paramètres de connexion et reconnectez-vous. Vos types de documents, formats et chemins sont conservés.