Connectez votre Partner Space à SharePoint et Banqup envoie automatiquement les factures et les rapports de mouvement enrichis de vos clients vers un site SharePoint. Les pièces comptables que vous traitez restent stockées et consultables dans l'environnement Microsoft que votre cabinet utilise déjà. Vous installez l'extension une seule fois et l'activez client par client.
Avant de commencer
Vous avez besoin d'un compte Microsoft professionnel ou scolaire ayant accès au site SharePoint que vous voulez utiliser. Microsoft n'accepte pas les comptes personnels (Outlook.com, Hotmail, Live) pour cette connexion.
Configurez l'intégration depuis votre Partner Space, pas depuis le Business Space d'un client.
Installer l'extension
Ouvrez le lanceur d'applications et cliquez sur Découvrir plus pour ouvrir le Banqup Store.
Recherchez « SharePoint » et ouvrez l'application SharePoint.
Cliquez sur Installer.
Confirmez que SharePoint peut accéder aux données de votre espace.
Si Banqup affiche une application prérequise, cliquez sur Oui, installez tout. Elle est installée et activée pour vous.
L'installation prend quelques secondes. Gardez la fenêtre ouverte. L'assistant vous guide ensuite dans la configuration.
Choisir ce qui est exporté
Cochez les types de documents à exporter : Documents d'achat, Documents de vente et Rapports de mouvement enrichis. Les trois sont sélectionnés par défaut.
Cliquez sur Enregistrer les configurations.
Choisissez le format d'export pour Documents d'achat et Documents de vente : Peppol BIS 3.0 (un fichier de facture électronique structuré) ou PDF.
Cliquez sur Enregistrer les configurations.
Se connecter à Microsoft
Cliquez sur Se connecter avec SharePoint.
Connectez-vous avec votre compte Microsoft professionnel ou scolaire et acceptez les autorisations demandées par Banqup.
Vous êtes ramené dans Banqup.
Note : si vous avez fermé l'assistant avant de vous connecter, l'extension reste sur En cours. Ouvrez-la via Paramètres de l'espace > Extensions, ouvrez l'onglet Configuration et cliquez sur Terminer la configuration pour reprendre là où vous en étiez.
Choisir la destination des fichiers
Après la connexion, Banqup vous demande l'emplacement SharePoint :
ID du site : le site SharePoint vers lequel envoyer les fichiers.
ID Drive : la bibliothèque de documents de ce site.
Chemin de téléchargement pour les factures de vente, Chemin de téléchargement pour les factures d'achat et Chemin de téléchargement pour les rapports de mouvement enrichis : le dossier dans la bibliothèque. Laissez un chemin vide pour utiliser le chemin par défaut indiqué sous le champ.
Grâce aux espaces réservés, un seul chemin convient à tous vos clients. Banqup les remplace pour chaque fichier :
[company_name]: le nom de l'entreprise du client.[uen_number]: le numéro d'entreprise du client.[invoice_type]: achats ou ventes.[external_id]: la référence du client dans votre logiciel comptable. Renseignez-la dans les détails du client pour que cela fonctionne.Pour les rapports de mouvement enrichis :
[year](l'année en cours) et[type](le type de rapport, « cod » par défaut).
Cliquez sur Enregistrer les configurations.
Activer l'extension pour un client
L'extension s'installe une seule fois. Activez-la pour chaque client dont les documents doivent aller vers SharePoint.
SharePoint n'apparaît dans cette liste qu'une fois la connexion Microsoft terminée. Tant que l'extension est sur En cours dans Paramètres de l'espace > Extensions, elle n'est pas proposée pour un client.
Allez dans Clients.
Ouvrez le client.
Ouvrez l'onglet Intégrations.
Cliquez sur Ajouter une intégration.
Sélectionnez SharePoint et cliquez sur Sauvegarder.
Dès lors, les factures d'achat approuvées, les factures de vente envoyées et les rapports de mouvement enrichis du client sont envoyés vers l'emplacement SharePoint configuré. Répétez l'opération pour chaque client.
Note : pour appliquer automatiquement l'intégration à chaque nouveau client, ajoutez-la plutôt à un modèle de configuration. Consultez Utiliser des modèles de configuration pour ajouter de nouveaux clients dans le Partner Space.
Comment les documents sont exportés
Seuls les documents qui arrivent après l'activation de l'intégration pour un client sont exportés. Les documents plus anciens ne sont pas envoyés rétroactivement.
Les documents d'origine restent dans Banqup et dans l'espace du client. L'envoi est une copie.
Modifier la connexion ou la désactiver
Pour modifier les types de documents, les formats, les chemins ou le compte Microsoft de l'extension elle-même : Paramètres de l'espace > Extensions > SharePoint > onglet Configuration. Activez Modifier les paramètres de connexion pour vous connecter avec un autre compte.
Pour modifier les paramètres d'un seul client : Clients > le client > onglet Intégrations > les trois points à côté de SharePoint > Modifier.
Pour suspendre l'export pour tous les clients, passez l'extension sur Inactif. Pour la supprimer, cliquez sur Désinstaller.
FAQ
Puis-je utiliser mon compte Microsoft personnel ?
Non. Microsoft n'autorise que les comptes professionnels ou scolaires pour cette connexion. Si vous voyez le message indiquant qu'un compte personnel ne peut pas être utilisé, connectez-vous avec le compte que votre entreprise utilise pour Microsoft 365.
La connexion est-elle sécurisée ?
Oui. Banqup utilise la connexion de Microsoft. Banqup ne voit ni ne stocke jamais votre mot de passe Microsoft, et le transfert est chiffré.
Des clients différents peuvent-ils aller dans des dossiers SharePoint différents ?
Oui. Utilisez des espaces réservés comme [company_name] ou [external_id] dans les chemins, ou modifiez les chemins par client depuis l'onglet Intégrations du client.
Mon client voit-il l'intégration ?
L'intégration fonctionne depuis votre Partner Space. Votre client continue à travailler normalement dans son Business Space, et ses documents y restent.