Lorsque votre facture de vente, note de crédit, devis ou document d'autofacturation est prêt, vous le finalisez. Banqup vous montre comment et à qui le document sera livré avant tout envoi, pour que vous puissiez d'abord corriger une adresse erronée. Cet article explique les trois façons de finaliser un document et ce qu'il faut faire en cas d'échec de livraison.
Finaliser un document
Ouvrez le document dans Création de Document.
Cliquez sur Finaliser en haut à droite.
Banqup enregistre le document et le vérifie. S'il manque quelque chose, comme un montant ou les données du client, la fenêtre ne s'ouvre pas : les champs à corriger sont mis en évidence dans le document.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez comment livrer le document : Envoyer via Peppol, Envoyer par e-mail ou Finaliser uniquement. L'option la plus adaptée à ce client est déjà sélectionnée.
Vérifiez les détails de livraison, puis cliquez sur Finaliser et envoyer. Si vous avez choisi Finaliser uniquement, le bouton s'appelle Finaliser.
Le document reçoit son numéro définitif, sa référence de paiement et sa signature numérique. Une notification en bas de l'écran suit la finalisation et l'envoi, et vous pouvez continuer à travailler pendant ce temps.
Envoyer via Peppol
Envoyer via Peppol envoie le document sous forme de facture électronique sur le réseau Peppol. C'est le choix recommandé pour les entreprises et les administrations publiques enregistrées sur Peppol.
Le champ Adresse électronique affiche l'adresse Peppol du client, par exemple 0208:0123456789. Les adresses trouvées pour ce client sont listées à côté de Disponible :. Celle marquée d'une icône de document provient du document lui-même.
Cliquez sur une autre adresse pour l'utiliser, ou saisissez-en une nouvelle dans le champ.
Banqup vérifie l'adresse dans l'annuaire Peppol. Si le client n'est pas enregistré, ou ne peut pas recevoir ce type de document, la fenêtre vous le signale avant tout envoi, par exemple : « Ce participant n'est pas enregistré sur le réseau Peppol. »
Si vous choisissez une adresse différente de celle du document, Banqup vous demande de confirmer que le document sera mis à jour avec la nouvelle adresse électronique.
Si votre espace n'est pas encore connecté à Peppol, l'option Peppol affiche Activer Peppol. Seul un administrateur de votre espace peut l'activer.
Envoyer par e-mail
Envoyer par e-mail envoie le document en PDF par e-mail.
À affiche l'adresse e-mail du client. Modifiez-la ou saisissez-en une autre. La modification ne vaut que pour ce document : les canaux de livraison du client restent inchangés.
Ajoutez une ou plusieurs adresses dans Destinataire en copie pour envoyer une copie.
Banqup vérifie le format de chaque adresse avant l'envoi.
Finaliser sans envoyer
Finaliser uniquement donne au document son numéro définitif, sa référence de paiement et sa signature numérique, mais n'envoie rien. Utilisez cette option lorsque vous livrez le document vous-même, par exemple par la poste, ou lorsqu'aucune livraison n'est nécessaire.
Vous pouvez envoyer le document plus tard depuis ses détails.
En cas d'échec de livraison
Si un document n'a pas pu être livré, une bannière en haut du document en explique la raison. Pour réessayer :
Ouvrez le document et cliquez sur Finaliser.
La fenêtre s'ouvre avec l'option qui a échoué déjà sélectionnée. Corrigez l'adresse électronique ou l'adresse e-mail, ou choisissez une autre option.
Cliquez sur Finaliser et envoyer.
Banqup ne passe pas de lui-même à une autre option quand une livraison échoue : choisissez-la dans la fenêtre Finaliser.
Si vous avez livré le document d'une autre manière, choisissez Finaliser uniquement et cliquez sur Finaliser. La bannière d'erreur disparaît et le document prend le statut À payer.
Pour la signification de chaque message de livraison Peppol, consultez Résoudre les erreurs de livraison Peppol sur vos documents.
FAQ
Pourquoi ne puis-je pas finaliser mon document ?
Le document doit avoir un client. Si aucun n'est lié, la fenêtre affiche « Ce document n'a pas de partenaire commercial lié. Veuillez en ajouter un avant de finaliser. » Ajoutez le client dans le document, puis cliquez à nouveau sur Finaliser.
Pourquoi Peppol ou l'e-mail est-il indiqué comme Inactif ?
Ce canal de livraison n'est pas activé pour votre espace. Activez-le dans Connecteurs réseau, ou demandez à un administrateur de votre espace de le faire.
Puis-je modifier un document après l'avoir finalisé ?
Pas une facture ni une note de crédit : un document finalisé a son numéro définitif et sa signature. Pour corriger une facture, créez une note de crédit pour celle-ci. Un devis envoyé peut encore être modifié : dans Devis de vente, ouvrez son menu d'actions, cliquez sur Modifier, puis finalisez-le à nouveau.
L'option Finaliser uniquement est-elle disponible pour les devis ?
Oui. Pour un devis, vous pouvez choisir Envoyer par e-mail ou Finaliser uniquement. Les devis ne sont pas envoyés via Peppol.