Er zijn twee manieren om lid te worden van Banqup: registreer je rechtstreeks via onze website, of aanvaard een uitnodiging.
Opmerking: Als je een uitnodiging hebt ontvangen, bekijk dan Een uitnodiging voor een Banqup-space accepteren. Het artikel hieronder gaat over het registreren van je eigen organisatie.
Voor je begint
Wanneer je je registreert, toont Banqup eerst een scherm Registreer je organisatie. Dit geeft je meteen een overzicht van wat je nodig hebt om te beginnen:
Ongeveer 5 tot 10 minuten
Een geldig door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs of andere identificatie.
De registratiegegevens van je juridische entiteit.
Een smartphone met camera en biometrie.
Opmerking: Ben je uitgenodigd door een partner, zoals een boekhouder? Gebruik dan de link in hun email, zodat je account automatisch aan hen gekoppeld wordt.
Klik op Aan de slag om verder te gaan. De registratie bestaat daarna uit vier fases, weergegeven in een voortgangsbalk bovenaan het scherm: Verifieer je identiteit, Juridische entiteit, Space, en Juridische overeenkomsten.
Fase 1: Verifieer je identiteit
De registratie begint met identiteitsverificatie: je bevestigt eerst wie je bent, en voegt daarna je bedrijf toe.
Banqup One is een app waarmee je een geverifieerd account aanmaakt om jezelf te identificeren, in te loggen op Banqup, en te tekenen (en betalingen goed te keuren met je Banqup Business Account).
Open op je computer de registratiepagina: deze pagina. Het scherm Verifieer je identiteit verschijnt met een QR-code.
Scan die QR-code met je smartphone om de gratis Banqup One-app te installeren (via de App Store op iPhone, of de Google Play Store op Android). Geef de app toegang tot je camera wanneer erom gevraagd wordt; identiteitsverificatie kan niet werken zonder deze toegang.
Stel in de app je account in en verifieer je identiteit:
Vul je email-adres in en bevestig het. We raden een vast, professioneel adres aan dat enkel door jezelf gebruikt wordt, want met dit account kan je later wisselen tussen spaces als je meer dan één bedrijf beheert.
Bekijk en aanvaard de gebruiksvoorwaarden, en schakel pushmeldingen in zodat je op de hoogte blijft van nieuwe facturen, betalingsherinneringen en statuswijzigingen.
Voeg je telefoonnummer toe. Er wordt een 6-cijferige code per sms gestuurd voor tweefactorauthenticatie (2FA). Vul die code in om je nummer te bevestigen.
Schakel biometrisch inloggen in (Face ID, Touch ID of vingerafdruk) als je telefoon dit ondersteunt.
Bevestig je identiteit, met itsme, of door je identiteitsdocument te scannen (voor- en achterkant), gevolgd door een korte gezichtsscan. Zorg voor goede belichting, leg het document plat en vermijd reflectie.
Zodra je identiteit geverifieerd is in de app, ga je terug naar je computer en scan je opnieuw de QR-code met de app om verder te gaan.
Fase 2: Juridische entiteit
Zodra je identiteit geverifieerd is, geef je de gegevens van je bedrijf (je juridische entiteit) op.
Klik op het scherm "Vervolgens gaan we verder met je rechtspersoon" op Doorgaan.
Selecteer het land waarin je juridische entiteit geregistreerd is (bijvoorbeeld België), en klik op Doorgaan.
Zoek je rechtspersoon op naam of KBO-nummer, en selecteer het overeenkomstige resultaat.
Controleer op Gegevens van de rechtspersoon de vooraf ingevulde officiële naam en het KBO-nummer. Het btw-nummer is optioneel. Corrigeer wat niet klopt, en klik op Doorgaan.
Controleer op Adres van rechtspersoon het vooraf ingevulde adres (straat, nummer, optioneel busnummer, optionele afdeling, postcode, gemeente) en klik op Doorgaan.
Kies op Selecteer de hoofdactiviteit je voornaamste NACE-activiteitscode uit de lijst, en klik op Doorgaan.
Voeg op Selecteer de extra activiteiten eventuele andere NACE-activiteiten van je bedrijf toe, of klik op Sla deze stap over als er geen zijn.
Fase 3: Space
Vervolgens maak je een space aan. Een space is een digitale omgeving op Banqup gekoppeld aan je juridische entiteit. Ze kan een specifieke vestiging, kantoor of activiteit voorstellen, en heeft haar eigen instellingen, teamleden en gegevens.
Klik op het scherm "Vervolgens maken we een space aan" op Doorgaan.
Vul op Details van de space een naam voor de space en een contact-emailadres in. Je kan optioneel één of meerdere GLN-nummers toevoegen. Klik op Doorgaan.
Laat op Adres van de space het vakje "Zelfde als adres van rechtspersoon." aangevinkt om het bedrijfsadres te hergebruiken, of vink het uit om een ander adres in te vullen. Klik op Doorgaan.
Fase 4: Juridische overeenkomsten
De laatste fase is de ondertekening, waarmee je ook de platformvoorwaarden aanvaardt.
Controleer op het scherm Handtekening het getoonde overzicht: de ondertekenaar, de gegevens van je organisatie (naam, adres, hoofdactiviteit, KBO), en de actie die je goedkeurt ("Goedkeuring van de bedrijfsonboarding, inclusief de acceptatie van alle toepasselijke algemene voorwaarden van het platform").
Onderteken door de QR-code te scannen met je Banqup One-app.
Nadat je getekend hebt
Je komt terecht op het scherm Registratie ingediend. Het team van Banqup beoordeelt je registratie en stuurt je een email zodra ze goedgekeurd is, doorgaans binnen 48 uur. Je kan het browsertabblad gerust sluiten; je wordt per email verwittigd. Terwijl je wacht, helpen de startpagina's je om je space en betalingen in te stellen.
💡 Zodra je registratie goedgekeurd is en je inlogt op Banqup, helpt een korte rondleiding je om het startscherm te ontdekken.
Inloggen zodra je registratie goedgekeurd is
Zodra je registratie goedgekeurd is, kan je inloggen op je Banqup-space:
Betalingen activeren
Wil je leveranciers betalen of betaald worden via Banqup, dan activeer je Betalingen apart, na de registratie. Dit vraagt een bijkomende, eenmalige verificatie die wettelijk verplicht is. Bekijk Waarom en hoe Betalingen toevoegen aan Banqup voor de volledige procedure.
Als je registratie geweigerd wordt
Kan je aanvraag niet goedgekeurd worden, dan laat de weigeringsmail je weten waarom, zodat je het probleem kan oplossen en opnieuw kan aanvragen. Mogelijke redenen zijn:
Onjuiste bedrijfsgegevens.
Ondertekenaar komt niet overeen: de persoon die getekend heeft, komt niet overeen met de wettelijke vertegenwoordigers van het bedrijf.
Probleem met de volmacht (PoA): een probleem met de handtekening of machtiging van de volmacht.
Niet-toegelaten bedrijfsactiviteiten.
Ontvang je een van deze redenen, corrigeer dan de betrokken informatie of documenten, en start de registratie opnieuw.
FAQ
Kan ik een kopie van mijn ID/paspoort gebruiken?
Nee, je moet originele, geldige documenten gebruiken. Fotokopieën of digitale kopieën worden om veiligheidsredenen niet geaccepteerd.
Hoe lang duurt het verificatieproces?
Met alle documenten gereed en onder goede omstandigheden (verlichting, internetverbinding) duurt het proces doorgaans 5-10 minuten.
Is mijn identiteitsinformatie veilig?
Ja, alle gegevens worden versleuteld en alleen gebruikt voor verificatiedoeleinden. Je wordt expliciet gevraagd te bevestigen welke informatie je deelt met Banqup Group.
Wat als ik een fout krijg tijdens het scannen van documenten?
Veelvoorkomende oplossingen zijn:
Zorgen voor goede verlichting.
Documenten op een donkere, niet-reflecterende ondergrond plaatsen.
De camera stilhouden.
Zorgen dat jouw document niet beschadigd of vuil is.
Ik krijg een melding dat mijn bedrijf al is geregistreerd, wat kan ik dan doen?
Als je een foutmelding krijgt dat jouw bedrijf al is geregistreerd op Banqup, betekent dit waarschijnlijk dat een andere wettelijke vertegenwoordiger van jouw bedrijf het registratieproces al heeft voltooid. Je moet contact opnemen met die wettelijke vertegenwoordiger die het bedrijf heeft geregistreerd en hem vragen jou als gebruiker uit te nodigen voor de Banqup-space van jullie bedrijf. Voor gedetailleerde instructies over het toevoegen van gebruikers, kunnen ze ons artikel Gebruikers uitnodigen raadplegen.
Ik heb de sms niet ontvangen tijdens de registratie. Wat kan ik doen?
Als je de sms niet hebt ontvangen tijdens de registratie, controleer dan of het bericht als spam is gefilterd door je telefoon. Sommige toestellen blokkeren of verbergen automatisch berichten van onbekende afzenders.
Ik ben de wettelijke vertegenwoordiger van een Belgisch bedrijf, maar ik ben geen Belg. Kan ik mijn bedrijf nog steeds registreren?
Ja. Er zijn hier twee scenario's mogelijk:
Als je de nationaliteit hebt van een van de landen die worden ondersteund door de Banqup One-app, kan je gewoon de stappen volgen die in het artikel hierboven worden uitgelegd. Banqup One ondersteunt de volgende landen: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, Israël, Italië, Kroatië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Verenigd Koninkrijk, Verenigde Staten, Vietnam, Zweden, Zwitserland.
Als je de nationaliteit hebt van een niet-ondersteund land, moet je iemand anders machtigen om je bedrijf namens jou te registreren en te beheren op Banqup met behulp van een volmacht. De persoon die je machtigt, moet een ondersteunde nationaliteit hebben (zoals je Belgische accountant, een Business Partner of een vertrouwde collega).
Als je in deze situatie zit en persoonlijke hulp wilt, neem dan contact op met [email protected].
Wat moet de volmacht specificeren wanneer dit nodig is?
Een volmacht moet worden opgesteld op het briefpapier van de organisatie. De volmacht moet duidelijk de volgende zaken specificeren:
Het doel van de volmacht ("mag de organisatie onafhankelijk vertegenwoordigen bij de onboarding van de organisatie op Banqup, inclusief de aanvaarding van de algemene voorwaarden en de registratie op de toepasselijke e-invoicingsnetwerken").
De namen en geboortedatum van de volmachtgever (de bevoegde vertegenwoordiger volgens het handelsregister) en de ontvanger van de volmacht.
De duur van de volmacht (of "totdat de volmacht wordt herroepen").
De organisatienaam en het ondernemingsnummer (of het BTW-/LEI-nummer).
De datum van ondertekening van de volmacht.
De volmacht moet door alle betrokken partijen worden ondertekend met een gekwalificeerde digitale handtekening of met een handgeschreven handtekening (natte inkt).
Wat controleert Banqup wanneer ik een volmacht indien?
Wanneer er tijdens de onboarding een volmacht (Power of Attorney, PoA) wordt ingediend, voert Banqup extra veiligheidscontroles uit om te bevestigen dat:
Het document correct is ondertekend door een geverifieerde wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf.
De gemachtigde vertegenwoordiger die in het document wordt genoemd, via officiële registers of betrouwbare bronnen aan het bedrijf is gekoppeld.
Als een van deze controles mislukt, wordt je gevraagd extra informatie of een gecorrigeerd document aan te leveren. Deze controles helpen je bedrijf en het hele Banqup-netwerk te beschermen.
Wat betekent het bericht "Voltooi de onboarding van Betalingen" in de mobiele app?
Wanneer je inlogt op de mobiele app, zie je mogelijk een bericht met de tekst "Voltooi de onboarding van Betalingen". Dit is geen fout en betekent niet dat je registratie incompleet is. Je kan Banqup al gebruiken ondanks dit bericht.
Dit bericht is een uitnodiging om het verificatieproces (KYC) te doorlopen om de betalingsdiensten van Banqup te activeren. Je kan Banqup al gebruiken om je facturen en documenten te beheren zonder betalingsdiensten.
Door Betalingen te activeren, kan je echter ook:
Meerdere leveranciers betalen in één transactie;
Je klanten je facturen online laten betalen met een betalingslink of QR-code;
Al je saldi van verschillende banken op één plek volgen.
Om te beginnen, voltooi je de verificatie vanaf een computer door in te loggen op Banqup web, vervolgens naar Uitgaande Betalingen te gaan en te klikken op Voltooi de onboarding.
Als je geen betalingsdiensten nodig hebt, kan je dit bericht veilig negeren.
Ik ben een huisarts of werk voor een vzw. Ben ik verplicht om Peppol te gebruiken?
Dit hangt af van je btw-statuut. In het algemeen geldt dat als je volledig vrijgesteld bent van btw onder Artikel 44, je mogelijk niet verplicht bent om e-facturen te verzenden. Je moet ze echter nog steeds kunnen ontvangen voor je bedrijfskosten via Peppol als je een KBO-nummer hebt. Gemengde vzw's moeten Peppol gebruiken voor B2B-verkopen. We raden je aan om je accountant te raadplegen om je specifieke status te bevestigen.