De Document Creator van Banqup genereert de nummering van je verkoopfacturen en creditnota's automatisch. Stel dit in voordat je je eerste document maakt. Dan krijgen alle documenten die je in Banqup maakt automatisch een volgnummer.

Om de documentnummering in te stellen, ga je naar Document Creator, klik je op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek en klik je vervolgens op Documentnummering.

De nummering wordt afzonderlijk ingesteld voor Facturen, Creditnota's en Offertes. Gebruik de tabbladen bovenaan om tussen deze opties te wisselen.

Elk documenttype heeft een standaardreeks die vooraf is ingevuld en is gemarkeerd met de schakelaar Standaard. De standaardreeks is de reeks die automatisch wordt toegepast op een nieuw document als je geen andere kiest.

Om de standaardreeks te bewerken:

Een voorbeeld onder het formulier toont hoe je volgende documentnummer eruit zal zien (bijvoorbeeld: INV-26-00001).

Je kan meerdere reeksen voor hetzelfde documenttype definiëren. Dit is handig wanneer je aparte volgordes nodig hebt voor verschillende afdelingen, vestigingen of soorten verkoop (bijvoorbeeld één reeks voor retailfacturen en een andere voor groothandelsfacturen).

Om een nieuwe reeks toe te voegen:

Slechts één reeks per documenttype kan tegelijk als Standaard worden ingesteld. Zet de standaardschakelaar aan bij een reeks om deze als nieuwe standaard te gebruiken.

Als je offertenummering vergrendeld is, of vastzit op een Migrated-reeks die uit een ander systeem is overgenomen, kan je ze resetten. Resetten ontgrendelt de velden: je kan het voorvoegsel wijzigen, de reeks opnieuw starten vanaf 1 en het gewenste patroon instellen.

​

Je kan variabelen opnemen in het veld Reeks om de nummering dynamisch te maken. Klik op een variabele-tag om deze aan de reeks toe te voegen; elke variabele kan maar één keer worden gebruikt. Beschikbare variabelen:

De volledige reeks (prefix + variabelen + nummer) mag niet langer zijn dan 20 tekens.

Wanneer je het veld Reeks bewerkt, wordt een variabele nu precies ingevoegd waar je cursor staat, zodat je ze nauwkeurig kan plaatsen. Controles op verplichte onderdelen van het formaat gebeuren pas wanneer je uit het veld klikt, voor een minder storende bewerkervaring. In de reekslijst toont Volgend nummer de waarde die de reeks als volgende zal gebruiken, en Laatste documentdatum toont wanneer de reeks het laatst op een document is gebruikt.

Wanneer je een nieuwe factuur of creditnota aanmaakt in Document Creator, kan je met het keuzemenu Factuurnummer (of Creditnotanummer voor creditnota's) kiezen welke reeks je wilt toepassen.

Als er maar één reeks bestaat voor het documenttype, wordt er geen keuzemenu getoond en wordt de standaardreeks automatisch toegepast.

​

Kan ik de nummering op elk moment aanpassen?

Je kan het volgende nummer in de reeks op elk moment wijzigen. Dit heeft invloed op toekomstige documenten, maar verandert niets aan reeds toegekende nummers.

​

Mijn offertenummering is vergrendeld. Kan ik ze aanpassen?

Ja. Open het tabblad Offertes in Documentnummering en klik op Formulier resetten. Dit ontgrendelt het voorvoegsel, laat je de reeks opnieuw starten vanaf 1 en laat je het patroon wijzigen. De reset is definitief, de vorige reeks kan niet worden hersteld.

Kan ik aangepaste voorvoegsels gebruiken in plaats van INV en CN?

Ja, je kan de voorvoegsels aanpassen aan de documentnummeringconventie van je bedrijf.

Zal het verwijderen van een ontwerpdocument gaten in mijn nummerreeks veroorzaken?

Nee, want documentnummers worden alleen toegewezen wanneer documenten worden verzonden.

Waarom zie ik een melding dat mijn volgnummer 'nog niet is gebruikt'?

Dit is een waarschuwing, geen fout. Ze verschijnt de eerste keer dat je een nummerreeks kiest die nog geen enkel document heeft gebruikt. Je kan Documentnummering openen om het nummer te controleren, of het document gewoon opslaan en versturen om de reeks te gaan gebruiken. Hoe dan ook, er is niets mis.

Wat als ik halverwege het jaar migreer vanuit een ander systeem?

Je kan het startnummer instellen om je bestaande reeks voort te zetten.

Kan ik meerdere nummeringsreeksen aanmaken voor een documenttype?

Ja. Je kan zoveel reeksen definiëren als je nodig hebt voor elk documenttype (facturen, creditnota's, offertes) en kiezen welke je wilt toepassen wanneer je een document aanmaakt. Verschillende reeksen zijn handig wanneer je verschillende afdelingen, vestigingen of soorten verkoop beheert. Eén reeks per documenttype is gemarkeerd als standaard en wordt automatisch toegepast, tenzij je in de Document Creator een andere kiest.