Met de Banqup One mobiele app kan je makkelijk je aankoopbewijzen vastleggen, uploaden en beheren. Zo blijf je het opvolgen van uitgaven, hou je alles netjes op één plaats en vermijd je dat bonnetjes verloren raken of vergeten worden.
Bonnetjes vastleggen en uploaden
Je kan aankoopbewijzen rechtstreeks vanaf je smartphone toevoegen via de Banqup One app, of via de web app.
Mobiele app
Scannen
Open de Banqup One app en log in.
Tik op het plus-icoon rechtsonder.
Kies Scannen (of Uploaden) en daarna Aankoopbewijs.
Hoe?
Kies een leverancier uit je bestaande lijst.
Kies een categorie: bv. restaurant, brandstof, kantoorbenodigdheden, …
Bestaat de juiste categorie niet? Tik op Nieuwe categorie toevoegen.
Voeg een reden toe (bv. “klantenlunch” of “brandstof voor bestelwagen”).
Tik op Scannen om een foto te nemen, of op Uploaden om een bestand op je telefoon te kiezen.
Je kan de zaklamp aanzetten voor beter licht.
Je kan autocapture aan- of uitzetten.
Tik op de opnameknop om een foto te nemen (als autocapture uitstaat).
Is de foto niet duidelijk? Neem hem opnieuw.
Tevreden? Tik op Scan gebruiken.
Je kan extra pagina’s toevoegen.
Tik op de miniatuur rechtsonder om je scan te openen.
Van daaruit kan je pagina’s toevoegen, opnieuw nemen, bijsnijden, draaien, verwijderen of inzoomen.
Tik op Indienen wanneer je klaar bent.
Op het volgende scherm kan je nog aanpassen:
Bestandsnaam wijzigen
Pagina’s bijsnijden of draaien
Pagina’s toevoegen of verwijderen
Tik op Opslaan. Het aankoopbewijs wordt geüpload naar Banqup en is zichtbaar in zowel Banqup One als de webapp.
Web app
Je kan aankoopbewijzen rechtstreeks uploaden via de Banqup-webinterface vanuit:
Gebruik de uploadknop of de drag-and-drop-functionaliteit om bewijzen te importeren. Na het uploaden van je aankoopbewijs/bewijzen:
Selecteer een categorie: bijvoorbeeld restaurant, auto, kantoorbenodigdheden, enz.
Klik op Uploaden.
Je kan bestanden toevoegen of verwijderen door op het prullenbak-icoon te klikken.
Zodra ze zijn geüpload, moet je de bestand(en) goedkeuren zoals hieronder beschreven.
Bonnetjes nakijken en goedkeuren
Geüploade bonnetjes verschijnen in de webversie van Banqup voor controle en goedkeuring.
Ga naar Aankoopbewijzen.
Selecteer een bewijs en klik op Bewerken.
Controleer de informatie (leverancier, categorie, totaal, btw, …).
Alles in orde? Klik dan op Goedkeuren rechtsboven.
Goedgekeurde bonnen zijn klaar om met je boekhouder te delen.
De totalen van het document begrijpen
Wanneer je een aankoopbon opent in de web-app, toont de sectie met totalen je precies wat verschuldigd is. Twee velden zorgen ervoor dat het bedrag in Banqup overeenkomt met het bedrag dat je daadwerkelijk hebt betaald:
Af te ronden bedrag: een alleen-lezen veld dat elke afrondingsaanpassing (bijvoorbeeld 0,01 EUR) toont waarmee de aankoopbon wordt afgestemd op de standaard berekeningslogica.
Te betalen bedrag: het definitieve totaalbedrag dat verschuldigd is.
Opmerking: je hoeft niets te doen met het af te ronden bedrag. Het wordt automatisch berekend, zodat je totalen altijd overeenkomen met het bedrag dat daadwerkelijk op de aankoopbon staat.
Belangrijke opmerkingen
Bonnetjes die je via Banqup One uploadt, worden automatisch gesynchroniseerd met de webapp.
Nieuwe bonnetjes krijgen eerst de status In afwachting van goedkeuring.
Automatische goedkeuring van aankoopbewijzen: Je kan automatische goedkeuring inschakelen, zodat bonnetjes waarvan alle verplichte velden correct zijn geïdentificeerd door de OCR de fase "Wachten op goedkeuring" overslaan en direct naar "Goedgekeurd" gaan. Ga naar de Inbox > klik op het tandwiel linksboven > Goedkeuringen en schakel de optie Automatische goedkeuring ontvangstbewijzen in. Deze instelling staat standaard uit. Ze geldt alleen voor aankoopbewijzen, niet voor aankoopfacturen. Bonnetjes met ontbrekende of onduidelijke informatie worden nog steeds vastgehouden voor handmatige controle.
Je aankoopbonnen filteren in de web-app
Als je veel aankoopbonnen hebt, kan je de lijst verfijnen om te vinden wat je zoekt. Klik in de lijstweergave van Aankoopbonnen op Filter om de filteropties te openen.
Twee filters zijn bijzonder handig om een specifieke aankoopbon te vinden:
Nettobedrag: filter aankoopbonnen op hun waarde vóór belastingen.
Totale btw: filter aankoopbonnen op het toegepaste btw-bedrag.
Je kan deze combineren met de andere filters die al beschikbaar zijn (zoals betaaldatum, aankoopcategorie of status).
FAQ
Kan ik het aankoopbewijs nog bewerken na upload?
Ja, je kan de gegevens in de webapp aanpassen vóór je het bewijs goedkeurt.
Waar vind ik mijn aankoopbewijzen terug?
Alle geüploade bonnetjes staan in de sectie Aankoopbewijzen in zowel Banqup One als de Banqup webapp.
Hoe zit het met dagontvangsten?
Dagontvangsten en kassa-abonnementen voor particulieren tellen niet als gestructureerde e-facturen en zijn niet onderworpen aan de Peppol-verplichting. Je kan deze nog steeds handmatig registreren in Banqup of ze scannen met de mobiele app om ervoor te zorgen dat ze worden opgenomen in je periodieke boekhoudkundige indieningen.