Wanneer een document in Banqup binnenkomt, verandert de status afhankelijk van de acties van de onderneming en de boekhouder. De statussen zijn niet identiek aan beide kanten, en wat de export naar je boekhoudsoftware activeert, is niet altijd duidelijk. In dit artikel lees je wat elke partij ziet en doet in elke stap, en wanneer documenten naar je integraties worden gestuurd.
De drie betrokken omgevingen
Een Banqup-document kan zich over drie omgevingen verplaatsen:
Business Space: de omgeving waarin de onderneming haar eigen documenten verwerkt (importeren, valideren, goedkeuren, betalen).
Partner Space: de omgeving waarin de boekhouder de documenten van zijn klanten bekijkt via de app Klantdocumenten.
Actieve integraties: externe systemen (boekhoudsoftware, opslag, enzovoort) die verbonden zijn met je space om verwerkte documenten automatisch te ontvangen.
Business Space en Partner Space zien hetzelfde document, maar met verschillende statussen die aangeven wat elke kant moet doen.
Statuscorrespondentie tussen Business Space en Partner Space
Zo verschijnt hetzelfde document aan beide kanten in elke stap.
Status in Business Space | Boekhoudkundige status in Partner Space | Wie moet handelen |
Nog te valideren | Actie klant nodig | De onderneming (controleren, aanvullen en goedkeuren) |
Goedgekeurd (status Onbetaald / Volledig betaald) | Klaar om te verwerken | De boekhouder (boekhoudkundige verwerking) |
De status Verwerkt aan de Partner Space-zijde wordt handmatig ingesteld door de boekhouder zodra zijn boekhoudkundig werk op het document klaar is. Dit gebeurt niet automatisch.
De trigger: goedkeuring
De centrale gebeurtenis die een document van Actie klant nodig naar Klaar om te verwerken brengt aan de Partner Space-kant, en die het document naar je integraties duwt, is de goedkeuring aan de Business Space-kant.
Zolang een factuur opgeslagen is maar niet goedgekeurd, blijft ze Nog te valideren voor de onderneming en Actie klant nodig voor de boekhouder. Geen enkele integratie ontvangt het document.
Op het moment dat de gebruiker in de Business Space op Goedkeuren klikt:
De factuur wordt omgezet in een conforme e-factuur.
De Business Space-status gaat naar Onbetaald (of meteen naar Volledig betaald als er al een overeenstemmende betaling gekoppeld is).
De boekhoudkundige status in de Partner Space gaat naar Klaar om te verwerken.
Alle actieve integraties aan de Business Space- en Partner Space-zijde ontvangen automatisch het document.
Speciaal geval: ontvangen e-facturen
Ontvangen e-facturen (Peppol/UBL) die correct geformatteerd zijn, worden door Banqup automatisch goedgekeurd bij ontvangst. Ze doorlopen nooit de fase Nog te valideren. De export naar de integraties gebeurt onmiddellijk.
Voor deze facturen ziet de boekhouder meteen de status Klaar om te verwerken, zonder dat de onderneming hoeft tussen te komen.
Wanneer en waar integraties documenten ontvangen
Opdat een document daadwerkelijk in een boekhoudpakket terechtkomt (of in een andere verbonden dienst zoals opslag), moeten drie voorwaarden vervuld zijn:
Het document is goedgekeurd aan de Business Space-zijde (handmatig voor PDF's en scans, automatisch voor e-facturen).
De betreffende integratie is actief. Dit controleer je aan de Business Space-zijde via Space Management > Banqup Store, en aan de Partner Space-zijde in het profiel van de klant (tabblad Integraties).
De integratie is correct geconfigureerd (API-sleutel, doelmap, enzovoort) volgens de instructies van het artikel dat aan die integratie gewijd is.
Een actieve integratie aan de Partner Space-zijde stuurt het document naar de software van de boekhouder (bijvoorbeeld een export naar Exact Online, Yuki of Octopus). Een actieve integratie aan de Business Space-zijde stuurt het document naar de interne tools van de onderneming (bijvoorbeeld Dropbox of Google Drive). De twee stromen zijn onafhankelijk en kunnen tegelijk bestaan op hetzelfde document.
Tips
Aan de onderneming: keur je geïmporteerde facturen goed zodra je de gegevens hebt gecontroleerd. Hoe sneller je goedkeurt, hoe sneller je boekhouder aan de slag kan.
Aan de accountant: gebruik het tabblad Te controleren in Klantdocumenten om de documenten te identificeren die klaar zijn voor verwerking. Het tabblad Actie klant nodig toont documenten waar de onderneming nog moet ingrijpen, niet de boekhouder.
Als een document ontbreekt in je boekhoudsoftware: controleer eerst of de factuur is goedgekeurd. Controleer vervolgens of de integratie actief en correct geconfigureerd is. Als alles in orde lijkt, kan je een herzending uitlokken via Opnieuw naar integraties sturen in het actiemenu (drie puntjes ⋮) van een goedgekeurd document.
Veelgestelde vragen
Waarom ziet mijn boekhouder "Actie klant nodig" terwijl ik mijn factuur heb opgeslagen?
Opslaan volstaat niet. Zolang je niet op Goedkeuren hebt geklikt, blijft de factuur Nog te valideren aan jouw kant en Actie klant nodig aan de kant van de boekhouder. Het is de goedkeuring die het document vrijgeeft.
Mijn document is goedgekeurd maar is niet aangekomen in mijn boekhoudsoftware. Waarom?
Drie mogelijke redenen:
De integratie is niet actief in je space. Controleer dit in de Banqup Store of vraag het aan je boekhouder.
De integratie is actief maar foutief geconfigureerd. Raadpleeg het artikel dat aan jouw integratie gewijd is om de instellingen te controleren.
Het document werd goedgekeurd voordat de integratie werd geactiveerd. Gebruik in dat geval Opnieuw naar integraties sturen in het actiemenu van het document.
Volgt een zelfgefactureerde factuur dezelfde stroom?
Ja. Een zelfgefactureerde factuur doorloopt dezelfde stappen (validatie als ze geen e-factuur is, goedkeuring, export naar integraties). Het enige verschil is dat jij de uitgever bent in naam van je leverancier, maar het mechanisme van circulatie tussen onderneming, boekhouder en integraties is identiek.
Kan de boekhouder de export naar de integraties activeren?
De boekhouder kan de actie Naar integraties sturen of Opnieuw naar integraties sturen gebruiken vanuit zijn weergave Klantdocumenten.
Als ik een integratie deactiveer, worden dan reeds verzonden documenten verwijderd uit de boekhoudsoftware?
Nee. Deactivering stopt enkel toekomstige verzendingen. Documenten die al verstuurd zijn, blijven in de bestemmingssoftware staan.