Als accountant kan je alle integraties van je klanten rechtstreeks beheren vanuit je Partner Space. Dat bespaart tijd, je moet niet in elke Business Space van de klant apart inloggen, en je zorgt ervoor dat alles overal op dezelfde manier ingesteld is.
Hoe werken integraties
Wanneer je een extensie installeert in je Partner Space, stel je de beveiligde koppeling in tussen Banqup en de externe applicaties (bijv. Exact Online, Dropbox, SFTP…). Die configuratie dient als sjabloon en kan opnieuw gebruikt worden voor elke klant.
Eens geïnstalleerd, kan je de extensie activeren voor elke klant in je Partner Space. Zo komen hun documenten automatisch in de juiste applicatie terecht, zonder manuele exports en imports.
Opmerking: activeer integraties niet vanuit de Business Space van de klant. Alles gebeurt vanuit je Partner Space.
Stap 1: Een extensie installeren in je Partner Space
Open de app launcher vanuit je Partner Space.
Klik op Ontdek de Banqup Store om de beschikbare extensies te bekijken.
Zoek en selecteer de extensie die je nodig hebt (bijv. Exact Online, Dropbox, Pingwin…).
Klik op Installeren en vul de gevraagde gegevens in (API-sleutel, login, URL, enz. afhankelijk van de applicatie).
Elke extensie heeft zijn eigen configuratieproces. Gedetailleerde handleidingen vind je hier:
Wings Online
Stap 2: De extensie activeren voor een klant
Als een extensie geïnstalleerd is in je Partner Space, kan je die activeren voor specifieke klanten:
Ga naar Klanten in je Partner Space.
Dubbelklik op een klant.
Open het tabblad Integraties.
Klik op Integratie toevoegen.
Selecteer de extensie die je eerder geïnstalleerd hebt (bijv. Exact Online, Dropbox, Email…).
Afhankelijk van de extensie:
Cloudservices (Dropbox, Google Drive, OneDrive) → Geen extra klantgegevens nodig. Bevestig gewoon de activatie. Lees de artikels voor de mappenstructuur.
Email → Vul het e-mailadres in waar de documenten van de klant naartoe moeten.
SFTP / HTTP → Bevestig de server- en padgegevens. Lees de handleidingen om te weten welke variabelen je kan gebruiken voor dynamische paden.
Boekhoudsoftware-integraties (Exact Online, Octopus, Pingwin, Onea, enz.) → Vul de specifieke codes van de klant in (bijv. Administratie-ID, Klant-ID, Bedrijfscode, enz.) die je vindt in je boekhoudpakket.
Klik op Configuratie opslaan om af te ronden.
Exportopties voor applicaties zonder directe integratie
Heeft je boekhoudsoftware geen rechtstreekse koppeling? Dan kan je nog altijd documenten exporteren via:
Cloudmappen → Koppel Dropbox, Google Drive of OneDrive. Banqup plaatst de documenten in gestructureerde mappen, die je boekhoudsoftware automatisch kan ophalen.
Email → Exporteer facturen naar een vooraf ingesteld e-mailadres (veel gebruikt bij software die import via mail ondersteunt).
SFTP of HTTP-service → Exporteer documenten veilig naar een server of webservice.
Eigen API-integraties → Voor gevorderde noden kan je de Banqup API-documentatie gebruiken.
Belangrijke opmerkingen voor accountants
Beheer integraties altijd vanuit je Partner Space, nooit vanuit de Business Spaces van klanten.
Zorg dat je de juiste toegangsrechten hebt in zowel Banqup als de externe applicatie.
Verzamel op voorhand alle nodige gegevens (API-sleutels, bedrijfscodes, administratie-ID’s, enz.).
Elke klant kan eigen instellingen hebben, zelfs al gebruik je dezelfde extensie.
De originele documenten blijven altijd in Banqup, ook na export.
FAQ
Kan ik meerdere externe oplossingen koppelen?
Ja, je kan meerdere extensies tegelijk installeren en gebruiken vanuit je Partner Space.
Geldt de koppeling ook voor oude documenten?
Nee, enkel nieuwe documenten die goedgekeurd of verzonden zijn na activatie van de integratie worden geëxporteerd.
Hoe kan ik nakijken of de integratie werkt?
Ga naar het tabblad Integraties van een klant en controleer de status.
Kijk na of de documenten correct aankomen in de externe applicatie.