Koppel je Partner Space aan SharePoint en Banqup uploadt de facturen en verrijkte transactieoverzichten van je klanten automatisch naar een SharePoint-site. De boekhoudstukken die je verwerkt blijven opgeslagen en doorzoekbaar in de Microsoft-omgeving die je kantoor al gebruikt. Je installeert de extensie één keer en zet ze per klant aan.
Voor je begint
Je hebt een werk- of schoolaccount van Microsoft nodig met toegang tot de SharePoint-site die je wil gebruiken. Microsoft aanvaardt geen persoonlijke accounts (Outlook.com, Hotmail, Live) voor deze verbinding.
Stel de integratie in vanuit je Partner Space, niet vanuit de Business Space van een klant.
De extensie installeren
Open de app launcher en klik op Ontdek meer om de Banqup Store te openen.
Zoek op "SharePoint" en open de app SharePoint.
Klik op Installeren.
Bevestig dat SharePoint toegang mag hebben tot de gegevens in je space.
Toont Banqup een vereiste app, klik dan op Ja, alles installeren. Die wordt voor je geïnstalleerd en geactiveerd.
De installatie duurt enkele seconden. Laat het venster open. De wizard leidt je daarna door de configuratie.
Kiezen wat je exporteert
Vink de documenttypes aan die je wil exporteren: Aankoopdocumenten, Verkoopdocumenten en Verrijkte transactieoverzichten. Alle drie zijn standaard aangevinkt.
Klik op Configuraties opslaan.
Kies het exportformaat voor Aankoopdocumenten en Verkoopdocumenten: Peppol BIS 3.0 (een gestructureerd elektronisch factuurbestand) of PDF.
Klik op Configuraties opslaan.
Verbinden met Microsoft
Klik op Aanmelden met SharePoint.
Meld je aan met je werk- of schoolaccount van Microsoft en aanvaard de machtigingen die Banqup vraagt.
Je komt terug in Banqup.
Opmerking: heb je de wizard gesloten voor je je aanmeldde, dan blijft de extensie op In behandeling staan. Open ze via Space instellingen > Extensies, open het tabblad Voorkeuren en klik op Configuratie voltooien om verder te gaan waar je gebleven was.
Kiezen waar de bestanden terechtkomen
Na het aanmelden vraagt Banqup naar de SharePoint-locatie:
Site-ID: de SharePoint-site waarnaar geüpload wordt.
ID Drive: de documentbibliotheek op die site.
Uploadpad voor verkoopfacturen, Uploadpad voor aankoopfacturen en Uploadpad voor verrijkte transactieoverzichten: de map in de bibliotheek. Laat een pad leeg om het standaardpad te gebruiken dat onder het veld staat.
Met placeholders volstaat één pad voor al je klanten. Banqup vervangt ze per bestand:
[company_name]: de bedrijfsnaam van de klant.[uen_number]: het ondernemingsnummer van de klant.[invoice_type]: aankopen of verkopen.[external_id]: de referentie van de klant in je boekhoudpakket. Vul die in bij de klantgegevens om dit te laten werken.Voor verrijkte transactieoverzichten:
[year](het huidige jaar) en[type](het type overzicht, standaard "cod").
Klik op Configuraties opslaan.
De extensie activeren voor een klant
De extensie wordt één keer geïnstalleerd. Zet ze aan voor elke klant van wie de documenten naar SharePoint moeten gaan.
SharePoint verschijnt pas in die lijst zodra de Microsoft-verbinding klaar is. Zolang de extensie op In behandeling staat bij Space instellingen > Extensies, wordt ze niet aangeboden voor een klant.
Ga naar Klanten.
Open de klant.
Open het tabblad Integraties.
Klik op Integratie toevoegen.
Selecteer SharePoint en klik op Opslaan.
Vanaf dat moment worden de goedgekeurde aankoopfacturen, verzonden verkoopfacturen en verrijkte transactieoverzichten van de klant geüpload naar de SharePoint-locatie die je hebt ingesteld. Herhaal dit voor elke klant.
Opmerking: om de integratie automatisch op elke nieuwe klant toe te passen, voeg je ze toe aan een configuratiesjabloon. Zie Configuratiesjablonen gebruiken om nieuwe klanten toe te voegen in de Partner Space.
Hoe documenten geëxporteerd worden
Alleen documenten die binnenkomen nadat je de integratie voor een klant hebt geactiveerd, worden geëxporteerd. Oudere documenten worden niet met terugwerkende kracht verzonden.
De originele documenten blijven in Banqup en in de space van de klant. De upload is een kopie.
De verbinding wijzigen of uitschakelen
Om de documenttypes, formaten, paden of het Microsoft-account van de extensie zelf te wijzigen: Space instellingen > Extensies > SharePoint > tabblad Voorkeuren. Zet Verbindingsinstellingen wijzigen aan om je met een ander account aan te melden.
Om de instellingen van één klant te wijzigen: Klanten > de klant > tabblad Integraties > de drie puntjes naast SharePoint > Bewerken.
Om de export voor iedereen te pauzeren, zet je de extensie op Inactief. Om ze te verwijderen, klik je op Verwijderen.
FAQ
Kan ik mijn persoonlijke Microsoft-account gebruiken?
Nee. Microsoft laat alleen werk- of schoolaccounts toe voor deze verbinding. Zie je de melding dat je je niet kan aanmelden met een persoonlijk account, meld je dan aan met het account dat je bedrijf voor Microsoft 365 gebruikt.
Is de verbinding veilig?
Ja. Banqup gebruikt de aanmelding van Microsoft zelf. Banqup ziet of bewaart je Microsoft-wachtwoord nooit, en de overdracht is versleuteld.
Kunnen verschillende klanten naar verschillende SharePoint-mappen gaan?
Ja. Gebruik placeholders zoals [company_name] of [external_id] in de uploadpaden, of pas de paden per klant aan in het tabblad Integraties van de klant.
Ziet mijn klant de integratie?
De integratie draait vanuit je Partner Space. Je klant werkt gewoon verder in zijn Business Space, en zijn documenten blijven daar staan.