Wanneer een factuur de Peppol-validatie niet doorstaat, zie je een foutcode zoals PEPPOL-EN16931-CL008 of BR-CO-15. Deze codes zijn geen Banqup-fouten: ze komen van de controles die het Peppol-netwerk uitvoert volgens de Europese e-invoicing-norm EN 16931. Het document voldoet niet aan een van deze regels en blijft geblokkeerd tot de oorzaak is rechtgezet.
Opmerking: Beschrijft je melding een mislukte of geweigerde levering, zonder regelcode? Zie Peppol-leveringsfouten op je documenten oplossen.
Eerst: wie moet er iets doen?
Je verstuurt de factuur: de correctie gebeurt in je document, in de klantenfiche of in de externe software die de factuur heeft aangemaakt.
Je hebt de factuur ontvangen (aankoopfactuur): ontvangen e-facturen zijn alleen-lezen. De verzender moet het document corrigeren en opnieuw versturen. Neem contact op met je leverancier en vermeld de foutcode.
De meest voorkomende codes
Zoek hieronder de code op die in je foutmelding staat.
PEPPOL-EN16931-CL008: het elektronische adres heeft niet het juiste formaat
Het elektronische adres van de verzender of de ontvanger (de Peppol-identificatie) volgt niet het vereiste formaat. De twee gebruikelijke oorzaken:
De factuur is gericht aan een particulier. Een klant zonder ondernemingsnummer of btw-nummer heeft geen Peppol-identificatie, dus het document kan de Peppol-validatie niet doorstaan. Facturen aan particulieren horen niet via Peppol te gaan: open de klantenfiche en selecteer E-mail onder Afleverkanalen. Verstuur de factuur daarna opnieuw.
De identificatie is onvolledig of verkeerd ingevoerd, bijvoorbeeld een ondernemingsnummer of btw-nummer in een verkeerd formaat, of een foute koppeling vanuit je boekhoudsoftware. Controleer het nummer in de klantenfiche, of corrigeer het in de software die de factuur heeft aangemaakt.
BR-CO-15: de totalen kloppen niet
Het factuurtotaal inclusief btw moet gelijk zijn aan het totaal exclusief btw plus het btw-bedrag. Dit gebeurt meestal bij geüploade pdf's waar de automatische herkenning een totaal als 0,00 heeft gelezen of een bedrag verkeerd heeft gelezen. Wat te doen:
Is de factuur nog niet verstuurd: open ze, controleer de uitgelezen bedragen (totaal exclusief btw, btw-bedrag) en corrigeer ze.
Heb je al geprobeerd te versturen, dan zijn de velden vergrendeld. Verwijder de factuur (ze werd niet geleverd), upload de pdf opnieuw, laat de herkenning aflopen, controleer elk bedrag en verstuur dan.
PEPPOL-EN16931-R120: een lijnbedrag komt niet overeen met de berekening
Elke factuurlijn moet voldoen aan: nettobedrag van de lijn = hoeveelheid x eenheidsprijs + toeslagen van de lijn - kortingen van de lijn, met een tolerantie van slechts 0,02 EUR per lijn. Bijna altijd gaat het om een afrondingsprobleem bij de eenheidsprijs:
Werkelijke prijs 7,39933 EUR, gefactureerd als 7,40 EUR x 1.000 stuks = 7.400,00 EUR tegenover een lijntotaal van 7.399,33 EUR: het verschil van 0,67 EUR wordt geweigerd.
Oplossing: gebruik een basishoeveelheid (7.399,33 EUR per 1.000 stuks), of corrigeer de lijn zodat de berekening exact klopt.
Andere oorzaken: een korting die al in de eenheidsprijs zit en nogmaals als aparte kortingslijn is toegevoegd, of een eenheidsprijs die inclusief btw is ingevoerd (die moet exclusief btw zijn).
Komt de factuur uit een extern pakket, corrigeer ze dan daar, niet in Banqup.
BR-CO-26: de leverancier kan niet worden geïdentificeerd (aankoopfacturen)
Er werd geen ondernemingsnummer of btw-nummer gevonden voor de leverancier:
Controleer de pdf: staat een van die nummers op de factuur? Zo niet, dan ontbreekt een verplichte vermelding op de factuur. Vraag je leverancier om een gecorrigeerde factuur.
Staat het nummer op de factuur maar werd het niet herkend: voeg de leverancier handmatig toe aan je leverancierslijst. De opzoeking in het openbare register vult de gegevens aan en de factuur kan gevalideerd worden.
Buitenlandse leveranciers: de leveranciersfiche heeft een geldig btw-nummer nodig dat begint met de landcode van de leverancier (DE voor Duitsland, NL voor Nederland, enzovoort).
PEPPOL-EN16931-R010 en R020: een elektronisch adres ontbreekt
Het Peppol-adres van de klant (R010) of van de verkoper (R020) ontbreekt. Dat adres is het ondernemingsnummer of btw-nummer voorafgegaan door de schemacode (in België: 0208 voor het ondernemingsnummer, 9925 voor het btw-nummer). Controleer:
Je eigen bedrijfsgegevens: ondernemingsnummer of btw-nummer volledig, inclusief de landcode.
De klantenfiche: ondernemingsnummer of btw-nummer correct.
Verschijnen R010 en R020 samen, dan stuurt je externe facturatiesoftware de identificaties waarschijnlijk helemaal niet mee. Corrigeer dit daar.
PEPPOL-EN16931-R008: het document bevat lege velden
Ergens in het document is een veld aanwezig maar leeg gebleven, bijvoorbeeld een betalingsreferentie, een datum of een bankrekening zonder waarde. Deze code zie je vooral bij ontvangen documenten. Ontvangen e-facturen kan je niet bewerken: neem contact op met de leverancier, vermeld de code en vraag een gecorrigeerde factuur.
BR-CL-24 en PEPPOL-EN16931-CL001: bijlagetype niet toegelaten
Een bijlage bij de factuur heeft een bestandstype dat Peppol niet aanvaardt. De ondersteunde formaten zijn PDF, PNG, JPEG, CSV, Excel (XLSX) en Open Office (ODS). Word-documenten (.doc, .docx) zijn de gebruikelijke boosdoener. Verwijder de bijlage of vervang ze door een pdf en verstuur opnieuw. Blijft de fout na het verwijderen bestaan, neem dan contact met ons op via de messenger zodat het document opnieuw verwerkt kan worden.
BR-25 en BG-25: factuurlijnen hebben een naam nodig
Elke factuurlijn moet een naam of omschrijving hebben, en de factuur heeft minstens één lijn nodig. Een referentie of artikelnummer alleen is niet genoeg: vul het omschrijvingsveld op elke lijn in. Kan de factuur niet meer bewerkt worden, maak dan een nieuwe met volledige lijnen.
BG-23: het btw-overzicht ontbreekt
Elke factuur moet een btw-overzicht bevatten: een samenvatting per btw-tarief van het belastbare bedrag en het btw-bedrag. Een fout die BG-23 vermeldt, betekent dat dit overzicht ontbreekt of onvolledig is. Controleer of elke lijn een btw-tarief heeft en of de btw-gegevens van je eigen bedrijf en van je klant volledig zijn. Het ondernemingsnummer of btw-nummer verwijderen en opnieuw toevoegen in de klantenfiche start een nieuwe controle.
BR-CO-09: een btw-nummer zonder landprefix
Elk btw-nummer in het document moet beginnen met een landcode van twee letters (BE, NL, DE, enzovoort; Griekenland gebruikt EL). Deze fout duikt vaak op bij klanten buiten de EU, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Voer voor hen geen 0% btw in: selecteer in plaats daarvan Buiten het toepassingsgebied van de btw als btw-behandeling. Er is dan geen btw-nummer nodig en de factuur wordt gevalideerd.
BR-S-02: een standaard btw-tarief maar geen btw-nummer voor de verkoper
Een lijn van de factuur heeft een standaard btw-tarief, maar het document bevat geen btw-nummer voor de partij die het heeft uitgegeven. Op je eigen verkoopfactuur: vul het btw-nummer aan in je bedrijfsgegevens. Op een ontvangen aankoopfactuur: voeg het btw-nummer toe aan de leveranciersfiche en laat het document opnieuw valideren.
BR-CO-17: het btw-bedrag komt niet overeen met het tarief
Voor elk btw-tarief moet het btw-bedrag gelijk zijn aan het belastbare bedrag vermenigvuldigd met dat tarief. Dit duikt meestal op wanneer het btw-percentage op de documentlijnen verschilt van dat op de originele pdf (bijvoorbeeld 21% op de lijnen tegenover 10,5% op de pdf). Stem het btw-tarief op de lijnen af op het echte document en sla op.
Gerelateerde leveringsproblemen
Deze situaties blokkeren het versturen via Peppol zonder een EN 16931-code te tonen.
Peppol kan niet als afleverkanaal gekozen worden voor een klant: de klantenfiche is mogelijk onvolledig, of de Peppol-controle liep voordat de klant op het netwerk geregistreerd was. Verwijder het ondernemingsnummer of btw-nummer in de klantenfiche en voeg het opnieuw toe om een nieuwe controle te starten. Je kan de Peppol-registratie van elk bedrijf zelf nakijken op https://directory.peppol.eu/public (gebruik schema 0208 plus het ondernemingsnummer, zonder punten of spaties).
Ongeldige GLN: een GLN met letters is niet geldig als Peppol-adres. Wis de GLN en gebruik in de plaats het ondernemingsnummer (0208) of het btw-nummer (9925).
Negatieve bedragen: Peppol aanvaardt geen negatieve prijzen. Gebruik voor retours of aftrekposten een negatieve hoeveelheid met een positieve prijs, of gebruik de kortingsvelden.
Waar je de volledige foutdetails vindt
Open het document en bekijk de banner bovenaan, of open Details weergeven / Activiteiten voor het volledige validatierapport: dat benoemt het exacte veld, wat de code alleen niet doet. Staat jouw code hier niet bij? Neem contact met ons op via de messenger en kopieer de volledige foutmelding: de begeleidende tekst wijst het te corrigeren veld aan. De volledige officiële regellijsten vind je op docs.peppol.eu.