Koppel je Business Space aan SharePoint en Banqup uploadt je facturen en verrijkte transactieoverzichten automatisch naar een SharePoint-site. Je financiële documenten blijven opgeslagen en doorzoekbaar in de Microsoft-omgeving die je bedrijf al gebruikt, zonder handmatig downloaden.
Opmerking: dit artikel is voor gebruikers van de Business Space. Ben je accountant, lees dan Klantdocumenten exporteren naar SharePoint.
Voor je begint
Je hebt een werk- of schoolaccount van Microsoft nodig met toegang tot de SharePoint-site die je wil gebruiken. Microsoft aanvaardt geen persoonlijke accounts (Outlook.com, Hotmail, Live) voor deze verbinding.
Banqup vraagt Microsoft toestemming om in jouw naam bestanden en sites te lezen en te schrijven. De persoon die zich aanmeldt moet die toestemming mogen geven in je Microsoft-omgeving.
De extensie installeren
Open de app launcher en klik op Ontdek meer om de Banqup Store te openen.
Zoek op "SharePoint" en open de app SharePoint.
Klik op Installeren.
Bevestig dat SharePoint toegang mag hebben tot de gegevens in je space.
Toont Banqup een vereiste app, klik dan op Ja, alles installeren. Die wordt voor je geïnstalleerd en geactiveerd.
De installatie duurt enkele seconden. Laat het venster open. De wizard leidt je daarna door de configuratie.
Kiezen wat je exporteert
Vink de documenttypes aan die je wil exporteren: Aankoopfacturen, Verkoopfacturen en Verrijkte transactieoverzichten. Alle drie zijn standaard aangevinkt.
Klik op Configuraties opslaan.
Kies het exportformaat voor aankoopfacturen en voor verkoopfacturen: Peppol BIS 3.0 (een gestructureerd elektronisch factuurbestand) of PDF.
Klik op Configuraties opslaan.
Opmerking: je kan deze keuzes later wijzigen in het tabblad Configuratie van de extensie. Klik op Overslaan bij een stap als je er later op wil terugkomen.
Verbinden met Microsoft
Klik op Aanmelden met SharePoint.
Meld je aan met je werk- of schoolaccount van Microsoft en aanvaard de machtigingen die Banqup vraagt.
Je komt terug in Banqup.
Opmerking: heb je de wizard gesloten voor je je aanmeldde, dan blijft de extensie inactief. Open ze via Instellingen > Extensies, open het tabblad Configuratie en klik op Configuratie voltooien om verder te gaan waar je gebleven was.
Kiezen waar de bestanden terechtkomen
Na het aanmelden vraagt Banqup naar de SharePoint-locatie:
Site-ID: de SharePoint-site waarnaar geüpload wordt.
ID Drive: de documentbibliotheek op die site.
Uploadpad voor verkoopfacturen, Uploadpad voor aankoopfacturen en Uploadpad voor verrijkte transactieoverzichten: de map in de bibliotheek. Laat een pad leeg om het standaardpad te gebruiken dat onder het veld staat.
Je kan een pad opbouwen met placeholders die Banqup voor elk bestand vervangt:
[company_name]: de naam van je bedrijf.[uen_number]: je ondernemingsnummer.[invoice_type]: aankopen of verkopen.[external_id]: de referentie van je bedrijf in je boekhoudpakket, als je die hebt ingevuld.Voor verrijkte transactieoverzichten:
[year](het huidige jaar) en[type](het type overzicht, standaard "cod").
Klik op Configuraties opslaan. De extensie wordt actief en de export start.
Hoe documenten geëxporteerd worden
Goedgekeurde aankoopfacturen, verzonden verkoopfacturen en verrijkte transactieoverzichten worden naar SharePoint geüpload zodra ze die status bereiken.
Alleen documenten die in Banqup binnenkomen nadat de extensie actief is, worden geëxporteerd. Oudere documenten worden niet met terugwerkende kracht verzonden.
De originele documenten blijven in Banqup. De upload is een kopie.
De verbinding wijzigen of uitschakelen
Klik op het hoofdmenu-icoon rechtsboven en dan op Instellingen > Extensies.
Open SharePoint.
Wijzig in het tabblad Configuratie de documenttypes, formaten of paden en klik op Configuraties opslaan. Om je met een ander Microsoft-account aan te melden, zet je eerst Verbindingsinstellingen wijzigen aan.
Om de export te pauzeren, zet je de extensie op Inactief. Je instellingen blijven bewaard. Om ze te verwijderen, klik je op Verwijderen.
FAQ
Kan ik mijn persoonlijke Microsoft-account gebruiken?
Nee. Microsoft laat alleen werk- of schoolaccounts toe voor deze verbinding. Zie je de melding dat je je niet kan aanmelden met een persoonlijk account, meld je dan aan met het account dat je bedrijf voor Microsoft 365 gebruikt.
Is de verbinding veilig?
Ja. Banqup gebruikt de aanmelding van Microsoft zelf. Banqup ziet of bewaart je Microsoft-wachtwoord nooit, en de overdracht is versleuteld.
Kan ik documenten naar SharePoint én OneDrive sturen?
Ja. Het zijn twee aparte extensies met elk hun eigen instellingen. Installeer en configureer ze allebei als je ze allebei nodig hebt.
Wat als de Microsoft-aanmelding verloopt?
Open de extensie via Instellingen > Extensies, zet Verbindingsinstellingen wijzigen aan en meld je opnieuw aan. Je documenttypes, formaten en paden blijven bewaard.