Die ordnungsgemäße Erfassung der Zahlungen für Ihre Rechnungen ist für die Führung korrekter Finanzunterlagen von entscheidender Bedeutung. Dieser Leitfaden führt Sie durch den Prozess, Rechnungen in Banqup als bezahlt zu markieren und sicherzustellen, dass Ihre Eingangsrechnungen aktualisiert und organisiert bleiben.
Sie können eine Rechnung als bezahlt markieren, ganz gleich, ob Sie die Zahlungsdienste von Banqup nutzen oder nicht. Nutzen Sie diese Funktion für jede Zahlung außerhalb von Banqup, zum Beispiel von einem nicht mit Banqup verknüpften Bankkonto, per Karte oder in bar.
Gehen Sie zur App Eingangsrechnungen.
Wählen Sie die Rechnung(en) aus, die Sie als bezahlt markieren möchten, und klicken Sie dann auf Markieren als > Als „Bezahlt“ markieren.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Folgendes angeben können:
Zahlungsmethode
Zahlungsreferenznummer (optional)
Zahlungsbetrag
Zahlungsdatum
Zusätzlicher Kommentar
Nachdem Sie auf Als bezahlt markieren geklickt haben, ändert sich der Status der Rechnung(en) je nach Zahlungsbetrag in Vollständig bezahlt oder Teilweise bezahlt.
Banqup füllt Zahlungsmethode vorab mit dem aus, was das Dokument bereits angibt: Eine als Kartenzahlung gekennzeichnete Rechnung öffnet also mit dieser Methode. Ändern Sie sie, wenn das Geld anders geflossen ist.
Neben den üblichen Methoden können Sie Dauerauftrag wählen, für einen wiederkehrenden Auftrag bei Ihrer Bank, und Verrechnung zwischen Partnern, für einen Betrag, der durch Aufrechnung gegenseitiger Forderungen statt durch eine Überweisung beglichen wird.
Hinweis: Das Zahlungsdatum auf dem Dokument folgt seinem tatsächlichen Status: das geplante Datum, solange eine Zahlung geplant ist, und das Datum der letzten Zahlung, sobald eine oder mehrere Zahlungen, auch Teilzahlungen, erfolgt sind. Die verwendete Zahlungsmethode wird dazu erfasst. Wird ein Dokument mit mehreren Zahlungen beglichen, wird die Methode der letzten Zahlung angezeigt.
Eine Eingangsrechnung ablehnen oder beanstanden
Wenn eine Rechnung eines Lieferanten nicht korrekt ist, können Sie direkt von der Rechnung aus reagieren:
Klicken Sie auf Ablehnen, wenn Sie die Rechnung so nicht bezahlen. Ihr Status wird Abgelehnt.
Klicken Sie auf Beanstanden, wenn Sie eine Frage haben und sie vor der Entscheidung klären möchten. Ihr Status wird Beanstandet.
Bei beiden Aktionen wählen Sie einen Grund aus der Liste und können einen optionalen Kommentar hinzufügen. Passt bei einer Beanstandung keiner der Gründe, wählen Sie Sonstige und beschreiben Sie den Grund im angezeigten Feld.
Sobald Sie und Ihr Lieferant die Sache geklärt haben, klicken Sie bei der Rechnung auf Auflösen. Die Rechnung wechselt zurück auf Wartet auf Genehmigung. Klicken Sie auf Freigeben, um sie in ihren Zahlungsstatus zu setzen (meist Unbezahlt), wo Sie sie bezahlen können.
Eine Rechnung stornieren
Sobald eine Eingangsrechnung validiert, verarbeitet oder mit einem Partner geteilt wurde, kann sie nicht mehr gelöscht werden. Um Ihren Arbeitsbereich übersichtlich zu halten, können Sie eine Eingangsrechnung, die in in Überprüfung feststeckt, Stornieren, wenn keine weitere Aktion erwartet wird. Das Stornieren entfernt sie aus Ihrer aktiven Aufgabenliste, ohne den historischen Datensatz zu löschen.
Das Stornieren ist zum Beispiel nützlich, wenn:
Eine Datei in den falschen Bereich hochgeladen wurde (eine Ausgangsrechnung als Eingangsrechnung hochgeladen).
Eine Rechnung nicht zugestellt werden konnte oder von der Plattform des Empfängers abgelehnt wurde.
Eine abgelehnte oder beanstandete Rechnung abgeschlossen werden muss, ohne eine separate Gutschrift auszustellen.
So funktioniert es:
Ein Klick auf Stornieren entfernt das Dokument aus Ihrer aktiven Warteschlange in Überprüfung.
Wenn Sie versehentlich stornieren, klicken Sie auf Rückgängig machen, um das Dokument wiederherzustellen und für andere Aktionen erneut zu öffnen.
Regeln und Grenzen
Teilzahlungen: Wenn Sie eine Rechnung als bezahlt markieren, können Sie einen Teilbetrag eingeben. Der Betrag darf den offenen Saldo der Rechnung nicht übersteigen. Der offene Saldo verringert sich um den eingegebenen Betrag, und der Status wechselt auf Teilweise bezahlt, bis der Gesamtbetrag erfasst ist.
Mehrere Rechnungen gleichzeitig markieren: Wenn Sie mehrere Rechnungen auswählen und als bezahlt markieren, erfasst das System für jede eine vollständige Zahlung. Jede ausgewählte Rechnung wird Vollständig bezahlt mit einem offenen Saldo von 0. Um einen Teilbetrag zu erfassen, markieren Sie die Rechnung einzeln.
Als unbezahlt markieren: Sie können eine Rechnung nur als unbezahlt markieren, wenn sie aktuell Teilweise bezahlt oder Vollständig bezahlt ist. Dadurch wird die erfasste manuelle Zahlung entfernt und der offene Saldo neu berechnet.
Gutschriften: Eine Gutschrift trägt einen negativen Betrag und kann wie jedes andere Dokument als bezahlt markiert werden.
Eine Gutschrift trifft später ein: Haben Sie eine Rechnung als bezahlt markiert und erhalten danach eine damit verknüpfte Gutschrift, berechnet Banqup den Saldo neu und entfernt die manuelle Bezahlt-Markierung dort, wo sie nicht mehr zutrifft.
Betrag mit Vorzeichen: Sie können den Zahlungsbetrag mit Plus-, Minuszeichen oder ohne Vorzeichen eingeben. Banqup verwendet den Betrag selbst und zieht ihn vom offenen Saldo ab, sodass der Restbetrag immer stimmt.
FAQs
Kann ich die Aktion „Als bezahlt markieren“ rückgängig machen, wenn ich einen Fehler gemacht habe?
Ja, Sie können diesen Vorgang rückgängig machen, indem Sie die Rechnung auswählen und Markieren als > Als unbezahlt markieren wählen.
Kann ich automatische Aktualisierungen des Zahlungsstatus einrichten?
Ja. Rechnungen, die Sie über Banqup bezahlen, werden automatisch aktualisiert. Wenn Sie den Transaktionsradar nutzen, wird der Status auch aktualisiert, sobald Sie einer Rechnung eine Banktransaktion zuordnen. Bei jeder anderen Zahlung markieren Sie die Rechnung wie oben beschrieben als bezahlt.
Ich habe eine Rechnung als bezahlt markiert. Kann ich sie später der Banktransaktion zuordnen?
Ja, wenn Sie von einem mit Banqup verknüpften Bankkonto bezahlt haben. Die Transaktion erscheint im Transaktionsradar, sobald Ihr Bankkonto synchronisiert ist. So ordnen Sie beides zu:
Öffnen Sie den Transaktionsradar und wechseln Sie zum Tab Dokumente.
Öffnen Sie die Rechnung.
Wählen Sie unter Vorgeschlagene Dokumente die Banktransaktion aus.
Klicken Sie auf Speichern.
Im Abschnitt Zahlungen der Rechnung ersetzt die Banktransaktion dann Ihren manuellen Eintrag.