Die Genehmigung einer Rechnung ist ein Schritt der Geschäftsentscheidung, der die Rechnung als “zur Zahlung freigegeben” kennzeichnet. Der Genehmigungs-Workflow hilft Unternehmen, die Kontrolle über ihre Ausgaben zu behalten, indem er die ordnungsgemäße Genehmigung vor der Zahlung sicherstellt.
Hinweis
Es ist wichtig zu verstehen, dass die Aktion „genehmigen" nichts damit zu tun hat, ob die Rechnung in Ihrem Banqup-Space ankommt oder ob sie an Ihren Buchhalter und an Integrationen gesendet wird.
Es gibt keine Aktion, um zu verhindern, dass E-Rechnungen in Ihrem Banqup-Space ankommen. Wenn Sie eine Rechnung erhalten, mit der Sie nicht einverstanden sind, können Sie sie dennoch als abgelehnt markieren und beim Lieferanten eine Gutschrift anfordern.
Für PDF-Rechnungen ist eine Validierung erforderlich (Rechnungen mit dem Status „Wartet auf Validierung"), aber dies ist lediglich eine Datenvalidierungsaufgabe nach der OCR, keine geschäftliche Entscheidung.
Was passiert, wenn Sie eine Rechnung genehmigen?
Die Rechnung wird in der App Ausgehende Zahlungen als zahlungsbereit angezeigt.
Wie Sie Rechnungen genehmigen
So genehmigen Sie Rechnungen in Banqup:
Navigieren Sie zur App Eingangsrechnungen.
Wählen Sie eine oder mehrere Rechnungen aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmigen.
Mehrere Rechnungen gleichzeitig genehmigen
Gehen Sie zu Eingangsrechnungen.
Wählen Sie die Rechnungen aus, die Sie genehmigen möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmigen. Es öffnet sich ein Überprüfungsfenster mit der vollständigen Liste der ausgewählten Rechnungen.
Wenn eine Rechnung einen Validierungsfehler aufweist, wird sie in der Liste markiert. Sie haben zwei Möglichkeiten:
Klicken Sie auf das Entfernen-Symbol neben einer markierten Rechnung, um sie aus der Auswahl zu nehmen, und bearbeiten Sie sie später separat.
Entfernen Sie jede andere Rechnung aus der Auswahl, falls Sie es sich anders überlegen.
Sobald die Liste nur noch die Rechnungen enthält, die Sie genehmigen möchten, klicken Sie auf Genehmigen, um zu bestätigen.
💡 Bewährte Verfahren
Prüfen Sie die Rechnungsdetails vor der Genehmigung sorgfältig.
Überwachen Sie genehmigte Rechnungen über die App Ausgehende Zahlungen.
FAQs
Beim Genehmigen mehrerer Rechnungen erscheint „Remove all items with errors“. Was soll ich tun?
Diese Meldung erscheint, wenn mindestens eine Rechnung in Ihrer Auswahl noch ein Problem hat, das die Genehmigung verhindert. Die häufigste Ursache ist eine Rechnung, die sich noch im Status Wartet auf Validierung befindet: Sie muss zuerst validiert werden, bevor sie genehmigt werden kann.
So gehen Sie weiter vor:
Suchen Sie im Überprüfungsfenster die mit einem Fehler markierten Rechnungen.
Klicken Sie auf das Entfernen-Symbol neben jeder markierten Rechnung, um sie aus der Auswahl zu nehmen. Sie können sie dann separat bearbeiten (zum Beispiel eine Rechnung im Status Wartet auf Validierung zuerst validieren).
Sobald nur noch genehmigungsfähige Rechnungen in der Liste verbleiben, klicken Sie erneut auf Genehmigen.
Kann ich eine Rechnung genehmigen, die noch auf Validierung wartet?
Nein. Rechnungen im Status Wartet auf Validierung müssen zuerst validiert werden. Die Validierung ist eine Datenprüfung, die nach der OCR bei PDF- oder gescannten Rechnungen erfolgt. Einmal validiert, kann die Rechnung wie jede andere genehmigt werden.
Was passiert mit Rechnungen, die ich aus der Massengenehmigung entfernt habe?
Nichts. Sie bleiben genau so, wie sie waren, im Status, den sie vor Ihrer Aktion hatten. Eine Rechnung aus dem Überprüfungsfenster zu entfernen nimmt sie nur aus diesem Stapel heraus, die Rechnung selbst wird dadurch nicht verändert.
Kann ich eine Genehmigung rückgängig machen?
Eine Genehmigung kann aus der Liste Eingangsrechnungen nicht rückgängig gemacht werden. Wenn Sie eine Rechnung versehentlich genehmigt haben, hängt das weitere Vorgehen davon ab, was Sie erreichen möchten: Wenn Sie die Zahlung stoppen möchten, stornieren Sie sie in den Ausgehenden Zahlungen, bevor sie verarbeitet wird. Wenn Sie mit der Rechnung selbst nicht einverstanden sind, markieren Sie sie als abgelehnt und fordern Sie eine Gutschrift bei Ihrem Lieferanten an.