Die ordnungsgemäße Erfassung der Zahlungen für Ihre Rechnungen ist für die Führung korrekter Finanzunterlagen von entscheidender Bedeutung. Dieser Leitfaden führt Sie durch den Prozess, Rechnungen in Banqup als bezahlt zu markieren und sicherzustellen, dass Ihre Eingangsrechnungen aktualisiert und organisiert bleiben.
Gehen Sie zur App Eingangsrechnungen.
Wählen Sie die Rechnung(en) aus, die Sie als bezahlt markieren möchten, und klicken Sie dann auf Markieren als > bezahlt.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Folgendes angeben können:
Zahlungsmethode
Zahlungsreferenznummer (optional)
Zahlungsbetrag
Zahlungsdatum
Zusätzlicher Kommentar
Nachdem Sie auf Als bezahlt markieren geklickt haben, ändert sich der Status der Rechnung(en) je nach Zahlungsbetrag in Vollständig bezahlt oder Teilweise bezahlt.
Eine Eingangsrechnung ablehnen oder beanstanden
Wenn eine Rechnung eines Lieferanten nicht korrekt ist, können Sie direkt von der Rechnung aus reagieren:
Klicken Sie auf Ablehnen, wenn Sie die Rechnung so nicht bezahlen. Ihr Status wird Abgelehnt.
Klicken Sie auf Beanstanden, wenn Sie eine Frage haben und sie vor der Entscheidung klären möchten. Ihr Status wird Beanstandet.
Bei beiden Aktionen wählen Sie einen Grund und können einen optionalen Kommentar hinzufügen. Die verfügbaren Gründe sind: Falscher MwSt.-Satz, Nicht konform, Falscher Empfänger, Unbekannte Transaktion, Unbekannter Aussteller und Vertrag gekündigt.
Sobald Sie und Ihr Lieferant die Sache geklärt haben, klicken Sie bei der Rechnung auf Lösen, um sie zurück in ihren Zahlungsstatus zu setzen (meist Unbezahlt), wo Sie sie bezahlen können.
Regeln und Grenzen
Teilzahlungen: Wenn Sie eine Rechnung als bezahlt markieren, können Sie einen Teilbetrag eingeben. Der Betrag darf den offenen Saldo der Rechnung nicht übersteigen. Der offene Saldo verringert sich um den eingegebenen Betrag, und der Status wechselt auf Teilweise bezahlt, bis der Gesamtbetrag erfasst ist.
Mehrere Rechnungen gleichzeitig markieren: Wenn Sie mehrere Rechnungen auswählen und als bezahlt markieren, erfasst das System für jede eine vollständige Zahlung. Jede ausgewählte Rechnung wird Vollständig bezahlt mit einem offenen Saldo von 0. Um einen Teilbetrag zu erfassen, markieren Sie die Rechnung einzeln.
Als unbezahlt markieren: Sie können eine Rechnung nur als unbezahlt markieren, wenn sie aktuell Teilweise bezahlt oder Vollständig bezahlt ist. Dadurch wird die erfasste manuelle Zahlung entfernt und der offene Saldo neu berechnet.
FAQs
Kann ich die Aktion „Als bezahlt markieren“ rückgängig machen, wenn ich einen Fehler gemacht habe?
Ja, Sie können diesen Vorgang rückgängig machen, indem Sie die Rechnung auswählen und Als markieren“ > „Nicht bezahlt wählen.
Kann ich automatische Aktualisierungen des Zahlungsstatus einrichten?
Ja, direkt über Banqup bezahlte Rechnungen werden automatisch als bezahlt markiert. Bei Zahlungen, die außerhalb der Plattform erfolgen, müssen Sie den Status manuell aktualisieren, wie in dieser Anleitung beschrieben.