Wenn Sie in Banqup Rechnungen von Lieferanten erhalten, durchlaufen diese verschiedene Statuse, mit deren Hilfe Sie den Weg vom Eingang bis zur Zahlung verfolgen können. Das Verständnis dieser Statuse hilft Ihnen, Ihre Kreditorenbuchhaltung effizient zu verwalten und genau zu wissen, welche Maßnahmen für jede Rechnung erforderlich sind.
Arten von Status in Banqup
Banqup verfolgt drei verschiedene Arten von Status für jede Eingangsrechnung:
Allgemeiner Status: Der Hauptstatus, der anzeigt, was an der Rechnung im Moment am wichtigsten ist.
Dokumentstatus: Ob die Rechnungsdaten korrekt und validiert sind.
Zahlungsstatus: Ob die Rechnung bezahlt worden ist.
Den allgemeinen Status werden Sie am häufigsten sehen. Er kombiniert die Informationen aus den beiden anderen Status, um Ihnen den relevantesten Status für die Ergreifung von Maßnahmen anzuzeigen.
Allgemeiner Status
Dies sind die wichtigsten Status, die Sie für Ihre Eingangsrechnungen sehen werden:
Zur Überprüfung
Alle Rechnungen, die in Banqup hochgeladen werden, werden als "Zur Überprüfung" markiert. Das bedeutet, dass Sie die Daten der Rechnung validieren müssen. → Weitere Informationen finden Sie hier.
Was zu tun ist: Prüfen Sie, ob alle Schlüsseldaten ausgefüllt und korrekt sind, bevor die Rechnung weitergeleitet werden kann.
Unbezahlt
Die Rechnung wurde zwar geprüft, aber noch nicht bezahlt. Dies ist der normale Status für Rechnungen, die zur Zahlung bereit sind.
Was ist zu tun? Bezahlen Sie die Rechnung oder planen Sie sie ein, wenn sie noch nicht fällig ist.
Teilweise bezahlt
Sie haben eine Teilzahlung geleistet, schulden aber noch etwas Geld für diese Rechnung.
Was Sie tun können: Bezahlen Sie den Restbetrag.
Vollständig bezahlt
Ausgezeichnet! Sie haben diese Rechnung vollständig bezahlt.
Was ist zu tun? Keine Aktion erforderlich.
Beanstandet
Sie haben die Rechnung als "abgelehnt" markiert und "Beanstandung" als Grund ausgewählt. Sie bleibt in diesem Status, bis Sie sie als gelöst markieren.
Was ist zu tun? Wenden Sie sich an Ihren Lieferanten, um den Streitfall zu klären. Sie können sie dann als gelöst oder bezahlt markieren oder mit der Zahlung fortfahren. Die Rechnung wird dann wieder in den Zahlungsstatus versetzt.
Abgelehnt
Sie haben die Rechnung als "abgelehnt" markiert. Sie verbleibt in diesem Status, bis Sie sie als gelöst markieren.
Was ist zu tun? Arbeiten Sie mit Ihrem Lieferanten zusammen, um die Rechnung entweder zu korrigieren oder sie ganz zu stornieren.
Dokumentstatus
Diese Status beziehen sich auf die Rechnungsdaten und den Validierungsprozess:
Zur Validierung anstehend: Rechnung wartet auf die Datenüberprüfung durch einen Benutzer.
Geprüft: Validiert und bereit zur Verarbeitung.
Ungültig: Validierung fehlgeschlagen und muss korrigiert werden.
Vollständig genehmigt: Die Rechnung wurde von den zuständigen Personen in Ihrem Unternehmen geprüft und genehmigt und ist zur Zahlung bereit.
Abgelehnt: Ihr Unternehmen hat diese Rechnung aus geschäftlichen Gründen abgelehnt.
Beanstandet: Die Rechnung wurde aufgrund von Fragen oder Bedenken bezüglich ihrer Richtigkeit zur Diskussion mit dem Lieferanten vorgemerkt.
Zahlungsstatus
Hier wird der Zahlungsfortschritt verfolgt:
Unbezahlt: Es wurde noch keine Zahlung geleistet.
Teilweise bezahlt: Ein Teil der Zahlung ist erfolgt, der Restbetrag ist noch offen.
Vollständig bezahlt: Vollständige Zahlung beim Lieferanten eingegangen.
Wie die Status zusammenarbeiten
Der allgemeine Status kombiniert Informationen aus allen anderen Status, um Ihnen zu zeigen, was am wichtigsten ist. Ein Beispiel:
Wenn eine Rechnung "Vollständig genehmigt", aber "Unbezahlt" ist, lautet der allgemeine Status "Unbezahlt".
Wenn eine Rechnung "strittig" und "vollständig bezahlt" ist, lautet der allgemeine Status "strittig", da das Problem mit dem Dokument noch bearbeitet werden muss, obwohl die Zahlung abgeschlossen ist.
Der allgemeine Status bestimmt, welche Maßnahmen Sie bei einer Rechnung ergreifen können, und erleichtert Ihnen so die Planung Ihrer nächsten Schritte.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen "beanstandet" und "abgelehnt"?
"Beanstandet" bedeutet, dass Sie Fragen haben, die Sie mit Ihrem Lieferanten besprechen müssen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. "Abgelehnt" bedeutet, dass Sie eine endgültige Entscheidung getroffen haben, die Rechnung nicht zu bezahlen.
Kann eine Rechnung von "verweigert" wieder auf "unbezahlt" gesetzt werden?
Ja, wenn Sie und Ihr Lieferant die Probleme lösen und sich auf eine Zahlung einigen, können Sie die Rechnung als "gelöst" markieren. Der Status ändert sich dann wieder in "Unbezahlt".
Warum bleibt meine Rechnung im Status "Zur Überprüfung" hängen?
Weil Sie die Daten der Rechnung noch validieren müssen. Prüfen Sie, ob alle Felder der Rechnung korrekt ausgefüllt sind. → Lesen Sie hier mehr.
Kann ich einen Rechnungsstatus manuell ändern?
Einige Status können Sie durch eigene Aktionen aktualisieren (z. B. eine Rechnung als bezahlt markieren oder sie ablehnen). Andere werden automatisch vom System gesetzt (z. B. wenn Sie eine Rechnung bezahlen).