Wenn Sie in Banqup Rechnungen von Lieferanten erhalten, durchlaufen diese verschiedene Statuse, mit deren Hilfe Sie den Weg vom Eingang bis zur Zahlung verfolgen können. Das Verständnis dieser Statuse hilft Ihnen, Ihre Kreditorenbuchhaltung effizient zu verwalten und genau zu wissen, welche Maßnahmen für jede Rechnung erforderlich sind.
Arten von Status in Banqup
Banqup verfolgt drei verschiedene Arten von Status für jede Eingangsrechnung:
Allgemeiner Status: Der Hauptstatus, der anzeigt, was an der Rechnung im Moment am wichtigsten ist.
Dokumentstatus: Ob die Rechnungsdaten korrekt und validiert sind.
Zahlungsstatus: Ob die Rechnung bezahlt worden ist.
Den allgemeinen Status werden Sie am häufigsten sehen. Er kombiniert die Informationen aus den beiden anderen Status, um Ihnen den relevantesten Status für die Ergreifung von Maßnahmen anzuzeigen.
Allgemeiner Status
Dies sind die wichtigsten Status, die Sie für Ihre Eingangsrechnungen sehen werden:
Zur Überprüfung
PDF- und gescannte Rechnungen, die auf Banqup hochgeladen werden, werden als „Wartet auf Validierung" markiert. E-Rechnungen im XML/UBL-Format werden automatisch vom System validiert (wenn die Datei korrekt formatiert ist). → Weitere Informationen finden Sie hier.
Was zu tun ist: Überprüfen Sie, ob alle wichtigen Daten ausgefüllt und korrekt sind.
Unbezahlt
Die Rechnung wurde zwar geprüft, aber noch nicht bezahlt. Dies ist der normale Status für Rechnungen, die zur Zahlung bereit sind.
Was ist zu tun? Bezahlen Sie die Rechnung oder planen Sie sie ein, wenn sie noch nicht fällig ist.
Teilweise bezahlt
Sie haben eine Teilzahlung geleistet, schulden aber noch etwas Geld für diese Rechnung.
Was Sie tun können: Bezahlen Sie den Restbetrag.
Vollständig bezahlt
Ausgezeichnet! Sie haben diese Rechnung vollständig bezahlt.
Was ist zu tun? Keine Aktion erforderlich.
Beanstandet
Sie haben die Rechnung über die Schaltfläche Beanstanden beanstandet und einen Grund gewählt. Eine Beanstandung ist vorübergehend: Sie und Ihr Lieferant müssen sich noch einigen. Sie bleibt Beanstandet, bis Sie auf Auflösen klicken.
Was zu tun ist: Klären Sie die Beanstandung mit Ihrem Lieferanten und klicken Sie dann auf Auflösen. Die Rechnung wechselt zurück auf Wartet auf Genehmigung. Genehmigen Sie sie erneut, damit sie in ihren Zahlungsstatus wechselt (meist Unbezahlt), wo Sie sie bezahlen können.
Abgelehnt
Sie haben die Rechnung über die Schaltfläche Ablehnen abgelehnt und einen Grund gewählt. Sie bleibt Abgelehnt, bis Sie auf Lösen klicken.
Was zu tun ist: Klären Sie mit Ihrem Lieferanten, ob die Rechnung korrigiert oder ganz storniert wird.
Wartet auf Genehmigung
Die Rechnung wartet auf eine interne Genehmigung, bevor sie in Ihrem Arbeitsablauf weitergehen kann.
Was zu tun ist: Prüfen Sie die Rechnung und genehmigen, verweigern oder beanstanden Sie sie.Wartet auf externe Genehmigung
Die Rechnung wurde zur Genehmigung an eine externe App weitergeleitet (siehe den Hinweis unten zur Einrichtung). Solange sie bei der externen App ist, können interne Benutzer sie nicht genehmigen, verweigern oder beanstanden.
Was zu tun ist: Warten Sie, bis die externe App ihre Entscheidung zurückmeldet. Bis dahin ist keine interne Aktion möglich.Wartet auf endgültige Genehmigung
Ein Benutzer mit der Rolle Einkaufsassistent hat die erste Genehmigung erteilt, und die Rechnung wartet darauf, dass ein Benutzer mit der Rolle Verantwortlicher Einkauf sie abschließt.
Was zu tun ist: Bitten Sie einen Verantwortlichen Einkauf, die Rechnung zu öffnen und zu genehmigen. Rechnungen mit Selbstfakturierung und Rechnungen von einem Vertrauenswürdigen Lieferanten überspringen diesen Schritt.
💡 Informationen zum Aktivieren der externen Genehmigung oder zur zweistufigen Genehmigung mit den Rollen Einkaufsassistent und Verantwortlicher Einkauf finden Sie unter Genehmigen von Eingangsrechnungen. Informationen zum Stornieren einer Rechnung, die in Zu prüfen feststeckt, finden Sie unter Eingangsrechnungen als bezahlt (oder abgelehnt/gelöst) markieren.
Dokumentstatus
Diese Status beziehen sich auf die Rechnungsdaten und den Validierungsprozess:
Zur Validierung anstehend: Rechnung wartet auf die Datenüberprüfung durch einen Benutzer.
Geprüft: Validiert und bereit zur Verarbeitung.
Ungültig: der Beleg hat die Prüfungen nicht bestanden und muss korrigiert werden. Diese Bezeichnung sehen Sie möglicherweise in den Belegdetails, wenn Sie einen abgelehnten Beleg aus Ihrer Inbox öffnen.
Neu verarbeitet: Die Datei hat die Validierung nicht bestanden, daher hat Banqup sie in ein PDF umgewandelt und nach Auf Bestätigung warten verschoben, damit Sie die Daten selbst korrigieren können. Über Peppol empfangene Rechnungen sind ausgenommen. Siehe Verwaltung ungültiger Dokumente in Ihrer Inbox.
Vollständig genehmigt: Die Rechnung wurde von den zuständigen Personen in Ihrem Unternehmen geprüft und genehmigt und ist zur Zahlung bereit.
Abgelehnt: Ihr Unternehmen hat diese Rechnung aus geschäftlichen Gründen abgelehnt.
Beanstandet: Die Rechnung wurde aufgrund von Fragen oder Bedenken bezüglich ihrer Richtigkeit zur Diskussion mit dem Lieferanten vorgemerkt.
Zahlungsstatus
Hier wird der Zahlungsfortschritt verfolgt:
Unbezahlt: Es wurde noch keine Zahlung geleistet.
In Transit: Für diese Rechnung wurde eine Zahlung veranlasst, die aber noch von der Bank verarbeitet wird. Die Rechnung ist nicht mehr einfach Unbezahlt, aber auch noch nicht Vollständig bezahlt. Dieser Status gilt jetzt auch für Eingangsrechnungen und Lastschriften, sodass Sie auf einen Blick sehen, welche Zahlungen bereits unterwegs sind, und dieselbe Rechnung nicht zweimal bezahlen.
Teilweise bezahlt: Ein Teil der Zahlung ist erfolgt, der Restbetrag ist noch offen.
Vollständig bezahlt: Vollständige Zahlung beim Lieferanten eingegangen.
Wie die Status zusammenarbeiten
Der allgemeine Status kombiniert Informationen aus allen anderen Status, um Ihnen zu zeigen, was am wichtigsten ist. Ein Beispiel:
Wenn eine Rechnung "Vollständig genehmigt", aber "Unbezahlt" ist, lautet der allgemeine Status "Unbezahlt".
Wenn eine Rechnung "strittig" und "vollständig bezahlt" ist, lautet der allgemeine Status "strittig", da das Problem mit dem Dokument noch bearbeitet werden muss, obwohl die Zahlung abgeschlossen ist.
Der allgemeine Status bestimmt, welche Maßnahmen Sie bei einer Rechnung ergreifen können, und erleichtert Ihnen so die Planung Ihrer nächsten Schritte.
Wie eine Rechnung bezahlt wird
Sie können eine Eingangsrechnung auf drei Arten begleichen. Unabhängig vom Weg erscheint die Zahlung im Abschnitt Zahlungen der Rechnung, und der Wert unter Fälliger Betrag sinkt.
Sie bezahlen sie über Banqup
Klicken Sie auf Bezahlen und autorisieren Sie die Zahlung.
Während die Zahlung verarbeitet wird, lautet ihr Status Unterwegs. So sehen Sie, dass die Zahlung unterwegs ist, und bezahlen dieselbe Rechnung nicht zweimal.
Sobald die Zahlung ausgeführt ist, wechselt der Status auf Vollständig bezahlt.
Sie haben sie außerhalb von Banqup bezahlt
Verwenden Sie Markieren als > Als „Bezahlt“ markieren und geben Sie die Zahlungsdetails ein. Der Status wechselt auf Vollständig bezahlt oder Teilweise bezahlt, je nach eingegebenem Betrag. Siehe Eingangsrechnungen als bezahlt (oder abgelehnt/gelöst) markieren.
Banqup findet die Zahlung auf Ihrem Bankkonto
Wenn Sie den Transaktionsradar nutzen, begleicht die Zuordnung der Banktransaktion die Rechnung. Sie müssen sie nicht zusätzlich als bezahlt markieren. Siehe Transaktions-Radar: Vereinfachung des Finanzabgleichs.
Wenn Sie eine Rechnung als bezahlt markiert und von einem mit Banqup verknüpften Bankkonto bezahlt haben, können Sie ihr die Banktransaktion später noch im Transaktionsradar zuordnen. Die Banktransaktion ersetzt dann Ihren manuellen Eintrag.
In welchem Tab erscheint meine Rechnung?
Die App Eingangsrechnungen sortiert jede Rechnung in einen von drei Tabs: Zur Überprüfung, Unbezahlt und Bezahlt. Der Tab wird automatisch anhand von Beleg- und Zahlungsstatus der Rechnung gewählt.
Zu prüfen: Sie wird noch validiert (Wartet auf Validierung oder Validierung), validiert aber noch nicht genehmigt, wartet auf einen endgültigen Genehmiger (Wartet auf endgültige Genehmigung), oder sie ist Beanstandet oder Abgelehnt und noch nicht gelöst.
Unbezahlt: Sie wurde genehmigt und wartet noch auf Zahlung (Unbezahlt, Teilweise bezahlt oder Zahlung geplant).
Bezahlt: Sie wurde vollständig bezahlt (Vollständig bezahlt).
Zahlung geplant bedeutet, dass eine Zahlung für die Rechnung geplant, aber noch nicht ausgeführt wurde. Wird validiert ist eine kurze Phase, während das System seine automatischen Prüfungen abschließt.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen "beanstandet" und "abgelehnt"?
"Beanstandet" bedeutet, dass Sie Fragen haben, die Sie mit Ihrem Lieferanten besprechen müssen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. "Abgelehnt" bedeutet, dass Sie eine endgültige Entscheidung getroffen haben, die Rechnung nicht zu bezahlen.
Kann eine Rechnung von "verweigert" wieder auf "unbezahlt" gesetzt werden?
Ja. Sobald Sie sich mit Ihrem Lieferanten auf die Zahlung geeinigt haben, klicken Sie bei der Rechnung auf Auflösen. Sie wechselt zurück auf Wartet auf Genehmigung. Genehmigen Sie sie erneut, dann wechselt ihr Status auf Unbezahlt.
Warum bleibt meine Rechnung im Status "Zur Überprüfung" hängen?
Weil Sie die Daten der Rechnung noch validieren müssen. Prüfen Sie, ob alle Felder der Rechnung korrekt ausgefüllt sind. → Lesen Sie hier mehr.
Meine Rechnung ist bezahlt, aber ihr Status lautet "Wartet auf Genehmigung" oder "Wartet auf endgültige Genehmigung". Stimmt etwas nicht?
Nein. Sie können eine Rechnung bezahlen oder als bezahlt markieren, während sie noch auf eine Genehmigung wartet. Solange ein Genehmigungsschritt offen ist, zeigt der allgemeine Status diesen Schritt statt des Zahlungsstatus an. Sobald die Rechnung genehmigt ist, zeigt der allgemeine Status Vollständig bezahlt.
Wird eine Rechnung durch Ablehnen rechtlich storniert?
Nein. Eine Eingangsrechnung abzulehnen oder zu beanstanden (über die Schaltfläche Ablehnen oder Beanstanden) ist eine geschäftliche Aktion: Sie hält Ihre Entscheidung fest und informiert Ihren Arbeitsablauf und Ihren Buchhalter. Sie storniert die Rechnung nicht rechtlich. Um einer Lieferantenrechnung formal zu widersprechen, müssen Sie ihn weiterhin über Ihre üblichen Kanäle kontaktieren, zum Beispiel indem Sie eine Gutschrift anfordern.
Was bedeutet „Zurückgewiesen" und ist das dasselbe wie Ablehnen?
Nein. Das Zurückweisen ist keine Aktion, die Sie ausführen. Es geschieht automatisch, wenn eine eingehende Rechnung eine technische Prüfung nicht besteht, zum Beispiel ein nicht unterstütztes Format oder ein Konformitätsfehler. Eine zurückgewiesene Rechnung erreicht Ihre Liste Eingangsrechnungen nie: Sie landet in Ihrer Inbox, damit Sie sich darum kümmern können. Siehe Ungültige Dokumente in Ihrer Inbox verwalten.