Wenn Sie in Banqup Rechnungen erstellen und versenden, durchlaufen diese verschiedene Status, mit deren Hilfe Sie den Weg von der Erstellung bis zur Zahlung verfolgen können. Das Verständnis dieser Statuse hilft Ihnen, genau zu wissen, wo jede Rechnung steht und welche Maßnahmen Sie eventuell ergreifen müssen.
Arten von Status in Banqup
Banqup verfolgt vier verschiedene Arten von Status für jede Verkaufsrechnung:
Allgemeiner Status: Der Hauptstatus, der anzeigt, was an der Rechnung im Moment am wichtigsten ist.
Dokumentstatus: Ob die Rechnungsdaten korrekt und validiert sind.
Zahlungsstatus: Ob die Rechnung bereits bezahlt wurde.
Lieferstatus: Ob die Rechnung erfolgreich an Ihren Kunden versandt wurde.
Der allgemeine Status wird standardmäßig angezeigt. Er kombiniert Informationen aus den anderen drei Status, um Ihnen den relevantesten Status für Ihre Maßnahmen anzuzeigen.
Allgemeiner Status
Dies sind die wichtigsten Status, die Sie für Ihre Rechnungen sehen werden:
Zur Überprüfung
Alle Rechnungen, die in Banqup hochgeladen werden, werden als "Zur Überprüfung" markiert. Das bedeutet, dass Sie die Daten der Rechnung validieren müssen.
Was zu tun ist: Prüfen Sie, ob alle Schlüsseldaten ausgefüllt und korrekt sind, bevor die Rechnung weitergeleitet werden kann.
Unbezahlt
Ihre Rechnung wurde erfolgreich versandt, aber noch nicht bezahlt. Dies ist der Standardstatus für die meisten Rechnungen, nachdem sie verschickt wurden.
Was zu tun ist: Überwachen Sie die Rechnung und setzen Sie sich mit Ihrem Kunden in Verbindung, wenn die Zahlung überfällig ist.
Teilweise bezahlt
Ihr Kunde hat eine Teilzahlung geleistet, schuldet aber noch etwas Geld für diese Rechnung.
Was zu tun ist: Verfolgen Sie die Zahlung des Restsaldos oder akzeptieren Sie die Teilzahlung, wenn dies vereinbart wurde.
Vollständig bezahlt
Gute Nachrichten! Ihre Rechnung wurde vollständig bezahlt.
Was zu tun ist: Keine Aktion erforderlich. Die Rechnung ist abgeschlossen.
Beanstandet
Sie haben die Rechnung als "wird nicht bezahlt" markiert und "Beanstandung" als Grund ausgewählt. Sie bleibt in diesem Status, bis Sie sie als gelöst markieren.
Was zu tun ist: Setzen Sie sich mit Ihrem Kunden in Verbindung, um sein Anliegen zu klären. Sobald das Problem gelöst ist, können Sie es als gelöst oder bezahlt markieren. Die Rechnung geht dann zurück in den Status "Unbezahlt" oder in den Status "Vollständig bezahlt".
Abgelehnt
Sie haben die Rechnung als "wird nicht bezahlt" markiert. Sie bleibt in diesem Status, bis Sie sie als gelöst markieren.
Was zu tun ist: Überprüfen Sie die Rechnung, nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor oder stellen Sie bei Bedarf eine neue Rechnung aus.
Dokumentstatus
Diese Status beziehen sich auf die Rechnungsdaten und die Validierung:
Entwurf: Rechnung erstellt, aber noch nicht versandt.
Zur Überprüfung: Rechnung wartet auf die Datenüberprüfung durch einen Benutzer.
Geprüft: Geprüft und bereit zur Verarbeitung.
Ungültig: Validierung fehlgeschlagen und muss korrigiert werden.
Versendet: Erfolgreich an den Kunden übermittelt.
Vollständig akzeptiert: Der Kunde hat die Rechnung vollständig akzeptiert.
Abgelehnt: Der Kunde hat die Rechnung abgelehnt.
Beanstandet: Der Kunde hat Fragen, die geklärt werden müssen.
Zahlungsstatus
Hier wird der Zahlungsfortschritt verfolgt:
Unbezahlt: Noch keine Zahlung erhalten.
Teilweise bezahlt: Einige Zahlungen erhalten, der Restbetrag ist noch offen.
Vollständig bezahlt: Vollständige Zahlung erhalten.
Wird nicht bezahlt: Die Rechnung wird nicht bezahlt (in der Regel nach Ablehnung).
Zustellungsstatus
Hier wird der Sendefortschritt angezeigt:
Wird gesendet: Wird gerade an den Kunden gesendet.
Gesendet: Erfolgreich zugestellt.
Empfangen: Das System des Kunden hat den Empfang bestätigt.
Zustellung fehlgeschlagen: Konnte nicht gesendet werden (technisches Problem).
Wie die Statuse zusammenarbeiten
Der allgemeine Status kombiniert Informationen aus allen anderen Statusen, um Ihnen das wichtigste zu zeigen. Ein Beispiel:
Wenn eine Rechnung "Bestätigt" (Dokument) und "Versendet" (Lieferung), aber "Unbezahlt" (Zahlung) ist, lautet der allgemeine Status "Unbezahlt"
Wenn eine Rechnung "Beanstandet" (Dokument) und "Unbezahlt" (Zahlung) ist, lautet der allgemeine Status "Beanstandet", da die Beilegung der Beanstandung Vorrang hat
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen "beanstandet" und "abgelehnt"?
"Beanstandet" bedeutet, dass Ihr Kunde Fragen hat und die Rechnung vor der Bezahlung besprechen möchte. "Abgelehnt" bedeutet, dass der Kunde eine endgültige Entscheidung getroffen hat, die Rechnung nicht zu bezahlen.
Kann eine Rechnung von "Abgelehnt" wieder auf "Unbezahlt" zurückgesetzt werden?
Ja, Sie können die Rechnung als erledigt markieren, und der Status wechselt zurück zu "Unbezahlt".
Warum bleibt meine Rechnung im Status "Zur Überprüfung" hängen?
Weil Sie die Daten der Rechnung noch validieren müssen. Prüfen Sie, ob alle Felder der Rechnung korrekt ausgefüllt sind.
Was soll ich tun, wenn die Zustellung fehlschlägt?
Prüfen Sie, ob die Kontaktinformationen Ihres Kunden korrekt sind, insbesondere die E-Mail-Adresse. Sie können die Rechnung erneut senden, nachdem Sie die Lieferinformationen aktualisiert haben
Kann ich einen Rechnungsstatus manuell ändern?
Sie können einige Statuse durch eigene Aktionen aktualisieren (z. B. eine Rechnung als bezahlt markieren). Andere werden automatisch vom System gesetzt (z. B. wenn ein Kunde eine Rechnung auf Ihr Banqup-Geschäftskonto bezahlt).