Wenn Sie Rechnungen in Papierform oder als PDF-Dateien in Banqup hochladen, werden diese mit dem Vermerk „Validierung ausstehend“ versehen. In diesem Artikel wird erklärt, was dies bedeutet und was Sie tun müssen.
Was bedeutet der Status „Validierung ausstehend“?
Auf Banqup hochgeladene Rechnungen erfordern je nach Format eine Validierung:
E-Rechnungen (XML/UBL-Format): Automatisch vom System validiert.
PDF (oder gescannte Dateien): Als „Validierung ausstehend“ markiert und erfordern eine manuelle Überprüfung anhand der OCR-Ergebnisse, um zu überprüfen, ob alle wichtigen Daten korrekt sind, bevor die Rechnung fortgesetzt werden kann.
Warum Rechnungen validiert werden müssen
E-Rechnungen im XML/UBL-Format (wie Peppol-E-Rechnungen) werden automatisch vom System validiert, wenn die Datei korrekt formatiert ist.
PDF- oder gescannte Rechnungen durchlaufen OCR (Optical Character Recognition), die Details übersehen oder falsch lesen kann. Diese erfordern daher eine manuelle Validierung, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind, bevor Sie Eingangsrechnungen bezahlen oder Ausgangsrechnungen senden können.
So validieren Sie eine Rechnung
Führen Sie diese Schritte aus:
Gehen Sie zu Eingangsrechnungen or Ausgangsrechnungen.
Öffnen Sie eine Rechnung mit dem Vermerk „Validierung ausstehend“.
Überprüfen Sie die auf dem Bildschirm angezeigten Daten.
Korrigieren oder ergänzen Sie bei Bedarf fehlende Angaben.
Klicken Sie auf Speichern, wenn alles in Ordnung ist.
Klicken Sie auf Genehmigen, wenn die Rechnung tatsächlich in Ihr Konto aufgenommen, an Ihren Buchhalter und Ihre Integrationen weitergeleitet werden kann (vorausgesetzt, Sie sind mit einem Partnerbereich Ihres Buchhalters verbunden und/oder haben aktive Integrationen).
Nach der Validierung wird der Rechnungsstatus aktualisiert (z. B. bezahlt, unbezahlt oder teilweise bezahlt).
Eine Rechnungsreferenz zu importierten Gutschriften hinzufügen
Wenn Sie eine importierte PDF-Gutschrift (Eingang oder Ausgang) validieren, sollten Sie sie mit der ursprünglichen Rechnung verknüpfen, indem Sie die Rechnungsreferenz manuell hinzufügen:
Öffnen Sie die Gutschrift (mit dem Status: Wartet auf Validierung).
Geben Sie im Feld Rechnungsreferenz die Rechnungsnummer ein, auf die sich die Gutschrift bezieht.
Es gibt zwei Möglichkeiten:
Die Rechnung befindet sich in Ihrem Banqup-Bereich → ein Vorschlag wird angezeigt. Klicken Sie darauf.
Die Rechnung befindet sich nicht in Ihrem Banqup-Bereich → Drücken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste, um den Wert zu bestätigen. Die Referenz wird erst nach dem Drücken der Eingabetaste gespeichert.
Wichtige Hinweise
Alle Rechnungen müssen vom Benutzer validiert werden, auch elektronische Rechnungen.
Sie sind dafür verantwortlich, dass die Daten korrekt sind. Überprüfen Sie diese immer, bevor Sie auf Validieren klicken.
FAQ
Wie lange verbleibt eine Rechnung im Status „Zur Prüfung anstehend“?
Bis jemand sie überprüft und validiert.
Kann ich eine Rechnung mit dem Status „Validierung ausstehend“ löschen?
Ja. Klicken Sie auf die drei Punkte und dann auf Löschen.
Ich habe eine Gutschrift erhalten, kann sie aber nicht einlösen, da die Rechnungsreferenz fehlt. Was kann ich tun?
Bitte tragen Sie die Nummer der entsprechenden Rechnung in das Feld „Rechnungsreferenz“ ein. Falls Sie Probleme beim Hinzufügen der Referenz haben, drücken Sie nach der Eingabe unbedingt die Eingabetaste.
Meine Rechnung bleibt auf „Wartet auf Validierung“ stehen, obwohl alle Informationen ausgefüllt sind. Was kann ich tun?
Sobald die Daten ordnungsgemäß ausgefüllt sind, müssen Sie die Rechnung genehmigen (die Schaltfläche Genehmigen befindet sich neben der Schaltfläche Speichern auf der Seite mit den Rechnungsdetails oder ist verfügbar, wenn Sie Ihre Rechnung aus Ihrer Liste der Eingangs-/Ausgangsrechnungen auswählen).