Wenn Sie eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung in Banqup importieren, kann sie einen Validierungsschritt erfordern, bevor sie zur Zahlung und zur Weiterleitung an Ihren Buchhalter und Ihre Integrationen bereit ist. Dieser Schritt stellt sicher, dass die Rechnung dem europäischen Standard für elektronische Rechnungen entspricht. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Ihre importierten Rechnungen prüfen, vervollständigen und genehmigen.
Gut zu wissen: Korrekt formatierte E-Rechnungen (Peppol/UBL) werden von Banqup automatisch validiert und überspringen daher den in diesem Artikel beschriebenen manuellen Validierungsschritt. Das Genehmigen einer Rechnung (die geschäftliche Entscheidung, dass sie korrekt ist und bezahlt werden kann) ist ein separater Schritt und erfolgt nur für Lieferanten automatisch, die Sie als Vertrauenswürdig markiert haben. Dieser Artikel behandelt PDF- und gescannte Rechnungen, die per OCR verarbeitet werden und eine manuelle Validierung benötigen.
Warum manche Rechnungen validiert werden müssen
Banqup behandelt importierte Rechnungen unterschiedlich, je nach Format:
E-Rechnungen (Peppol/UBL): Die Rechnung wird automatisch validiert, wenn ihre strukturierten Daten der europäischen Norm (EN 16931) entsprechen, und überspringt daher den manuellen Validierungsschritt unten. Ist der Lieferant als Vertrauenswürdig markiert, wird die Rechnung anschließend automatisch genehmigt; ihr allgemeiner Status folgt dann ihrem Zahlungsstatus (meist Unbezahlt oder Vollständig bezahlt, falls sie bereits bezahlt war). Andernfalls wartet sie auf Ihre Genehmigung. Eine nicht konforme E-Rechnung gelangt gar nicht in Ihre Rechnungsliste: Sie geht in Ihre Inbox.
PDF- oder gescannte Rechnungen: die Daten werden per OCR (optische Zeichenerkennung) extrahiert. OCR kann Felder übersehen oder falsch erkennen. Die Rechnung wird mit Validierung ausstehend markiert und erfordert eine manuelle Prüfung, bevor sie weiterverarbeitet werden kann.
Der Validierungsschritt hat zwei Ziele:
Die Richtigkeit der Daten bestätigen, die per OCR extrahiert wurden.
Die erforderlichen Felder vervollständigen, damit die Rechnung in eine konforme E-Rechnung umgewandelt werden kann.
Nach der Genehmigung wird die Rechnung in eine konforme E-Rechnung umgewandelt und kann nicht mehr geändert werden.
Eine wartende Rechnung validieren
Um eine Rechnung vom Status Validierung ausstehend auf Unbezahlt zu bringen:
Gehen Sie zu Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen.
Öffnen Sie den Tab Zur Überprüfung, um die als Wartet auf Validierung markierten Rechnungen zu sehen.
Doppelklicken Sie auf die zu validierende Rechnung, um die Validierungsansicht zu öffnen.
Prüfen Sie die von OCR vorausgefüllten Felder: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Nettobetrag, MwSt., Bruttobetrag, Währung usw.
Korrigieren Sie falsche Felder und füllen Sie fehlende Felder aus. Felder, die der E-Rechnungs-Standard erfordert, werden markiert.
Speichern oder Genehmigen: der Unterschied
Zwei Aktionen stehen zur Verfügung, und sie bewirken nicht dasselbe.
Speichern
Die Schaltfläche Speichern sichert Ihre Änderungen, lässt die Rechnung aber im Status Validierung ausstehend. Verwenden Sie sie, wenn:
Sie auf eine fehlende Information warten (zum Beispiel die referenzierte Bestellnummer).
Sie die Arbeit später fortsetzen möchten.
Sie möchten, dass ein Kollege die Daten vor dem letzten Schritt noch einmal prüft.
Solange die Rechnung gespeichert, aber nicht genehmigt ist, können Sie sie noch ändern.
Genehmigen
Die Schaltfläche Genehmigen schließt die Rechnung ab. In diesem Moment:
Alle eingegebenen Daten werden festgeschrieben.
Banqup wandelt die Rechnung in eine konforme E-Rechnung um.
Die Rechnung geht in den Status Unbezahlt (allgemeiner Status) und Vollständig genehmigt (Dokumentstatus) über.
Wenn Sie aktive Dokumenten-Export-Integrationen haben, wird die Rechnung automatisch dorthin gesendet.
Achtung: die Genehmigung ist unwiderruflich. Nach der Genehmigung kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden. Prüfen Sie alle Daten sorgfältig, bevor Sie auf Genehmigen klicken.
Was das für Ihren Buchhalter und Ihre Integrationen bedeutet
Wenn Sie eine Rechnung in Ihrem Business Space genehmigen, ist die Statusänderung sofort für Ihren Buchhalter in seinem Partner Space sichtbar: die Rechnung wechselt von Aktion des Kunden erforderlich zu Bereit zur Verarbeitung. Im Artikel Den Dokumentenfluss zwischen Ihrem Unternehmen, Ihrem Buchhalter und Ihren Integrationen verstehen erfahren Sie, wie sich jede Aktion auf Ihrer Seite auf das auswirkt, was Ihr Buchhalter sieht und was an Ihre Integrationen gesendet wird.
Häufig gestellte Fragen
Kann eine empfangene E-Rechnung jemals als "Validierung ausstehend" erscheinen?
Fast nie. Korrekt formatierte E-Rechnungen (Peppol/UBL) werden automatisch validiert, daher wurde eine Rechnung, die Sie unter Wartet auf Validierung sehen, in der Regel als PDF oder Scan importiert. Es gibt eine Ausnahme: Ein selbst ausgestelltes Dokument (Self-Billing), dem das Self-Billing-Mandat fehlt, öffnet sich schreibgeschützt mit dem Status Wartet auf Validierung. Siehe Self-Billing in Banqup. Eine nicht konforme E-Rechnung erscheint gar nicht in Ihrer Liste Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen; sie landet in Ihrer Inbox.
Was passiert, wenn ich auf Genehmigen klicke, obwohl noch erforderliche Felder fehlen?
Banqup blockiert die Genehmigung und kennzeichnet die fehlenden Felder. Sie müssen diese ausfüllen, bevor eine Genehmigung möglich ist.
Kann ich eine Rechnung nach der Genehmigung noch bearbeiten?
Nein. Sobald sie genehmigt ist, ist die Rechnung eine konforme E-Rechnung und kann nicht mehr bearbeitet werden. Wenn Sie nach der Genehmigung einen Fehler entdecken, müssen Sie die Korrektur mit Ihrem Lieferanten regeln (Gutschrift, neue Rechnung).
Was tun, wenn OCR die meisten Felder falsch gelesen hat?
Korrigieren Sie die Felder manuell, wie im Abschnitt Eine wartende Rechnung validieren beschrieben.
Werden Rechnungen vor oder nach der Genehmigung an meine Integrationen gesendet?
Danach. Nur genehmigte Rechnungen werden in Ihre aktiven Integrationen exportiert. E-Rechnungen von Lieferanten, die Sie als Vertrauenswürdig markiert haben, werden automatisch genehmigt und daher auch automatisch exportiert. Andere E-Rechnungen werden exportiert, sobald Sie sie genehmigen. Eine gespeicherte, aber nicht genehmigte Rechnung bleibt intern in Banqup.