Wenn ein Dokument in Banqup eingeht, ändert sich sein Status je nach den Aktionen, die das Unternehmen und sein Buchhalter durchführen. Die Status sind auf beiden Seiten nicht identisch, und was den Export an Ihre Buchhaltungssoftware auslöst, ist nicht immer offensichtlich. Dieser Artikel erklärt, was jeder Akteur in jedem Schritt sieht und tut, und wann Dokumente an Ihre Integrationen weitergeleitet werden.
Die drei beteiligten Oberflächen
Ein Banqup-Dokument kann sich über drei Oberflächen bewegen:
Business Space: die Umgebung, in der das Unternehmen seine eigenen Dokumente verarbeitet (importieren, validieren, genehmigen, bezahlen).
Partner Space: die Umgebung, in der der Buchhalter die Dokumente seiner Kunden über die App Kundendokumente prüft.
Aktive Integrationen: externe Systeme (Buchhaltungssoftware, Speicher usw.), die mit Ihrem Space verbunden sind, um verarbeitete Dokumente automatisch zu empfangen.
Business Space und Partner Space sehen dasselbe Dokument, aber mit unterschiedlichen Status, die widerspiegeln, was auf jeder Seite zu tun ist.
Statuszuordnung zwischen Business Space und Partner Space
So erscheint dasselbe Dokument auf jeder Seite in jedem Schritt.
Status im Business Space | Buchhalterischer Status im Partner Space | Wer handelt |
Validierung ausstehend | Aktion des Kunden erforderlich | Das Unternehmen (prüfen, vervollständigen und genehmigen) |
Genehmigt (Status Unbezahlt / Vollständig bezahlt) | Bereit zur Verarbeitung | Der Buchhalter (Buchhaltung) |
Der Status Verarbeitet auf der Partner Space-Seite wird vom Buchhalter manuell gesetzt, sobald er seine buchhalterische Arbeit am Dokument abgeschlossen hat. Er wird nicht automatisch gesetzt.
Der Auslöser: die Genehmigung
Das zentrale Ereignis, das ein Dokument auf der Partner Space-Seite von Aktion des Kunden erforderlich zu Bereit zur Verarbeitung bringt und das Dokument an Ihre Integrationen überträgt, ist die Genehmigung auf der Business Space-Seite.
Solange eine Rechnung gespeichert, aber nicht genehmigt ist, bleibt sie für das Unternehmen Validierung ausstehend und für den Buchhalter Aktion des Kunden erforderlich. Keine Integration empfängt das Dokument.
In dem Moment, in dem die Nutzerin oder der Nutzer im Business Space auf Genehmigen klickt:
Die Rechnung wird in eine konforme E-Rechnung umgewandelt.
Der Status im Business Space wechselt zu Unbezahlt (oder direkt zu Vollständig bezahlt, wenn eine passende Zahlung bereits abgeglichen ist).
Der buchhalterische Status im Partner Space wechselt zu Bereit zur Verarbeitung.
Alle aktiven Integrationen auf der Business Space- und der Partner Space-Seite empfangen das Dokument automatisch.
Sonderfall: empfangene E-Rechnungen
Empfangene E-Rechnungen (Peppol/UBL), die korrekt formatiert sind, werden bei Eingang von Banqup automatisch genehmigt. Sie durchlaufen nie die Phase Validierung ausstehend. Der Export an die Integrationen erfolgt sofort.
Bei diesen Rechnungen sieht der Buchhalter direkt den Status Bereit zur Verarbeitung, ohne dass das Unternehmen eingreifen muss.
Wann und wo Integrationen Dokumente empfangen
Damit ein Dokument tatsächlich in einem Buchhaltungspaket ankommt (oder in einem anderen verbundenen Dienst wie einem Speicher), müssen drei Bedingungen erfüllt sein:
Das Dokument ist genehmigt auf der Business Space-Seite (manuell bei PDFs und Scans, automatisch bei E-Rechnungen).
Die entsprechende Integration ist aktiv. Das überprüfen Sie auf der Business Space-Seite unter Workspace-Verwaltung > Banqup Store, und auf der Partner Space-Seite im Profil des Kunden (Tab Integrationen).
Die Integration ist korrekt konfiguriert (API-Schlüssel, Zielordner usw.) gemäß den Anweisungen des Artikels, der dieser Integration gewidmet ist.
Eine aktive Integration auf der Partner Space-Seite liefert das Dokument an die Software des Buchhalters (zum Beispiel ein Export an Exact Online, Yuki oder Octopus). Eine aktive Integration auf der Business Space-Seite liefert das Dokument an die internen Werkzeuge des Unternehmens (zum Beispiel Dropbox oder Google Drive). Die beiden Ströme sind unabhängig und können auf demselben Dokument koexistieren.
Bewährte Vorgehensweisen
Auf Unternehmensseite: genehmigen Sie Ihre importierten Rechnungen, sobald Sie die Daten geprüft haben. Je früher Sie genehmigen, desto schneller kann Ihr Buchhalter arbeiten.
Auf Buchhalterseite: verwenden Sie den Tab Zu prüfen in Kundendokumente, um Dokumente zu identifizieren, die für die Buchhaltung bereit sind. Der Tab Aktion des Kunden erforderlich listet Dokumente auf, bei denen das Unternehmen handeln muss, nicht der Buchhalter.
Wenn ein Dokument in Ihrer Buchhaltungssoftware fehlt: prüfen Sie zuerst, ob die Rechnung genehmigt wurde. Prüfen Sie dann, ob die Integration aktiv und korrekt konfiguriert ist. Wenn alles in Ordnung zu sein scheint, können Sie einen erneuten Versand über Erneut an Integrationen senden im Aktionsmenü (drei Punkte ⋮) eines genehmigten Dokuments auslösen.
Häufig gestellte Fragen
Warum sieht mein Buchhalter "Aktion des Kunden erforderlich", obwohl ich meine Rechnung gespeichert habe?
Speichern reicht nicht. Solange Sie nicht auf Genehmigen geklickt haben, bleibt die Rechnung auf Ihrer Seite Validierung ausstehend und auf der Seite des Buchhalters Aktion des Kunden erforderlich. Die Genehmigung gibt das Dokument frei.
Mein Dokument ist genehmigt, aber es ist nicht in meiner Buchhaltungssoftware angekommen. Warum?
Drei mögliche Gründe:
Die Integration ist in Ihrem Space nicht aktiv. Prüfen Sie im Banqup Store oder fragen Sie Ihren Buchhalter.
Die Integration ist aktiv, aber falsch konfiguriert. Schauen Sie in den Artikel, der Ihrer Integration gewidmet ist, um die Einstellungen zu prüfen.
Das Dokument wurde vor der Aktivierung der Integration genehmigt. Verwenden Sie in diesem Fall Erneut an Integrationen senden im Aktionsmenü des Dokuments.
Folgt eine Selbstabrechnungsrechnung demselben Ablauf?
Ja. Eine Selbstabrechnungsrechnung durchläuft dieselben Schritte (Validierung, falls keine E-Rechnung, Genehmigung, Export an Integrationen). Die Besonderheit besteht darin, dass Sie der Aussteller im Namen Ihres Lieferanten sind, aber der Mechanismus der Bewegung zwischen Unternehmen, Buchhalter und Integrationen ist identisch.
Kann der Buchhalter den Export an die Integrationen auslösen?
Der Buchhalter kann die Aktion An Integrationen senden oder Erneut an Integrationen senden aus seiner Ansicht Kundendokumente verwenden.
Wenn ich eine Integration deaktiviere, werden bereits gesendete Dokumente aus der Buchhaltungssoftware entfernt?
Nein. Die Deaktivierung stoppt nur zukünftige Sendungen. Bereits übertragene Dokumente bleiben in der Zielsoftware erhalten.