Wenn Sie eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung in Banqup importieren, kann sie einen Validierungsschritt erfordern, bevor sie zur Zahlung und zur Weiterleitung an Ihren Buchhalter und Ihre Integrationen bereit ist. Dieser Schritt stellt sicher, dass die Rechnung dem europäischen Standard für elektronische Rechnungen entspricht. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Ihre importierten Rechnungen prüfen, vervollständigen und genehmigen.
Gut zu wissen: empfangene E-Rechnungen (Peppol/UBL), die korrekt formatiert sind, werden von Banqup automatisch genehmigt. Sie müssen damit nichts unternehmen. Dieser Artikel betrifft PDF- und gescannte Rechnungen, die durch OCR laufen und eine manuelle Validierung benötigen.
Warum manche Rechnungen validiert werden müssen
Banqup behandelt importierte Rechnungen unterschiedlich, je nach Format:
E-Rechnungen (Peppol/UBL): die Rechnung wird automatisch genehmigt, wenn ihre strukturierten Daten dem europäischen Standard (EN 16931) entsprechen. In diesem Fall geht die Rechnung direkt in den Status Unbezahlt (oder Vollständig bezahlt) über.
PDF- oder gescannte Rechnungen: die Daten werden per OCR (optische Zeichenerkennung) extrahiert. OCR kann Felder übersehen oder falsch erkennen. Die Rechnung wird mit Validierung ausstehend markiert und erfordert eine manuelle Prüfung, bevor sie weiterverarbeitet werden kann.
Der Validierungsschritt hat zwei Ziele:
Die Richtigkeit der Daten bestätigen, die per OCR extrahiert wurden.
Die erforderlichen Felder vervollständigen, damit die Rechnung in eine konforme E-Rechnung umgewandelt werden kann.
Nach der Genehmigung wird die Rechnung in eine konforme E-Rechnung umgewandelt und kann nicht mehr geändert werden.
Eine wartende Rechnung validieren
Um eine Rechnung vom Status Validierung ausstehend auf Unbezahlt zu bringen:
Gehen Sie zu Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen.
Öffnen Sie den Tab Zu prüfen, um die Rechnungen mit dem Status Validierung ausstehend anzuzeigen.
Doppelklicken Sie auf die zu validierende Rechnung, um die Validierungsansicht zu öffnen.
Prüfen Sie die von OCR vorausgefüllten Felder: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Nettobetrag, MwSt., Bruttobetrag, Währung usw.
Korrigieren Sie falsche Felder und füllen Sie fehlende Felder aus. Felder, die der E-Rechnungs-Standard erfordert, werden markiert.
Speichern oder Genehmigen: der Unterschied
Zwei Aktionen stehen zur Verfügung, und sie bewirken nicht dasselbe.
Speichern
Die Schaltfläche Speichern sichert Ihre Änderungen, lässt die Rechnung aber im Status Validierung ausstehend. Verwenden Sie sie, wenn:
Sie auf eine fehlende Information warten (zum Beispiel die referenzierte Bestellnummer).
Sie die Arbeit später fortsetzen möchten.
Sie möchten, dass ein Kollege die Daten vor dem letzten Schritt noch einmal prüft.
Solange die Rechnung gespeichert, aber nicht genehmigt ist, können Sie sie noch ändern.
Genehmigen
Die Schaltfläche Genehmigen schließt die Rechnung ab. In diesem Moment:
Alle eingegebenen Daten werden festgeschrieben.
Banqup wandelt die Rechnung in eine konforme E-Rechnung um.
Die Rechnung geht in den Status Unbezahlt (allgemeiner Status) und Vollständig genehmigt (Dokumentstatus) über.
Wenn Sie aktive Dokumenten-Export-Integrationen haben, wird die Rechnung automatisch dorthin gesendet.
Achtung: die Genehmigung ist unwiderruflich. Nach der Genehmigung kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden. Prüfen Sie alle Daten sorgfältig, bevor Sie auf Genehmigen klicken.
Was das für Ihren Buchhalter und Ihre Integrationen bedeutet
Wenn Sie eine Rechnung in Ihrem Business Space genehmigen, ist die Statusänderung sofort für Ihren Buchhalter in seinem Partner Space sichtbar: die Rechnung wechselt von Aktion des Kunden erforderlich zu Bereit zur Verarbeitung. Im Artikel Den Dokumentenfluss zwischen Ihrem Unternehmen, Ihrem Buchhalter und Ihren Integrationen verstehen erfahren Sie, wie sich jede Aktion auf Ihrer Seite auf das auswirkt, was Ihr Buchhalter sieht und was an Ihre Integrationen gesendet wird.
Häufig gestellte Fragen
Kann eine empfangene E-Rechnung jemals als "Validierung ausstehend" erscheinen?
Nein. Korrekt formatierte E-Rechnungen (Peppol/UBL) werden von Banqup automatisch genehmigt. Wenn Sie eine Rechnung im Status Validierung ausstehend sehen, wurde sie als PDF oder Scan importiert. Eine nicht konforme E-Rechnung erscheint nicht in Ihren Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen, sondern landet in Ihrer Inbox mit dem Status Fehler.
Was passiert, wenn ich auf Genehmigen klicke, obwohl noch erforderliche Felder fehlen?
Banqup blockiert die Genehmigung und kennzeichnet die fehlenden Felder. Sie müssen diese ausfüllen, bevor eine Genehmigung möglich ist.
Kann ich eine Rechnung nach der Genehmigung noch bearbeiten?
Nein. Sobald sie genehmigt ist, ist die Rechnung eine konforme E-Rechnung und kann nicht mehr bearbeitet werden. Wenn Sie nach der Genehmigung einen Fehler entdecken, müssen Sie die Korrektur mit Ihrem Lieferanten regeln (Gutschrift, neue Rechnung).
Was tun, wenn OCR die meisten Felder falsch gelesen hat?
Korrigieren Sie die Felder manuell, wie im Abschnitt Eine wartende Rechnung validieren beschrieben.
Werden Rechnungen vor oder nach der Genehmigung an meine Integrationen gesendet?
Nach der Genehmigung. Nur genehmigte Rechnungen lösen den Export an Ihre aktiven Integrationen aus. Das bedeutet, dass E-Rechnungen, die bei Eingang automatisch genehmigt werden, auch automatisch exportiert werden. Eine gespeicherte, aber nicht genehmigte Rechnung bleibt innerhalb von Banqup.