Als Buchhalter hat jeder Kundenbeleg in Banqup einen Buchhaltungsstatus, der anzeigt, wo er in Ihrem Bearbeitungsprozess steht. Anhand dieser Status können Sie verfolgen, welche Belege noch bearbeitet werden müssen, welche in Bearbeitung sind und welche bereits abgeschlossen wurden.
Wie Buchhaltungsstatus helfen
Buchhaltungsstatus geben Ihnen einen klaren Überblick über den Arbeitsablauf Ihrer Kundendokumente und helfen Ihnen, Ihre Arbeit effizient zu priorisieren. Sie können auf einen Blick sehen, was sofort bearbeitet werden muss und was bereits erledigt ist:
Erkennen Sie, welche Kundendokumente bearbeitet werden müssen.
Verfolgen Sie an Integrationen gesendete Dokumente.
Markieren Sie Dokumente als abgeschlossen, wenn Ihre Arbeit beendet ist.
Accounting status types
Status | Was es bedeutet | Was zu tu ist |
Mandanten Aktion erforderlich | Das Dokument des Mandanten ist noch nicht bereit für die Freigabe. Möglicherweise muss der Mandant das Dokument erst validieren oder genehmigen. | Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren Mandanten, um ihm dabei zu helfen, alle erforderlichen Aktionen durchzuführen, bevor das Dokument verarbeitet werden kann. |
In der Warteschlange | Das Dokument wartet darauf, von Ihren Buchhaltungsintegrationen verarbeitet zu werden. Dies wird angezeigt, wenn Dokumente zur gemeinsamen Nutzung bereit sind, nach einem Fehler erneut gesendet werden oder nach einer fehlgeschlagenen Übertragung erneut versucht werden. | Keine Aktion erforderlich. Das System verarbeitet den Beleg automatisch.
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Bereit zur Bearbeitung | Der Beleg hat Ihr Buchhaltungssystem erfolgreich erreicht und wartet darauf, dass Sie ihn prüfen und bearbeiten. | Überprüfen Sie den Beleg und bearbeiten Sie ihn in Ihrem Buchhaltungs-Workflow. Hier werden Sie den größten Teil Ihrer aktiven Zeit verbringen.
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Bearbeitet | Sie haben Ihre Arbeit mit dem Dokument abgeschlossen und es als erledigt markiert. | No further action needed. The document is complete and can serve as a record of completed work. |
Fehler | Beim Versuch, das Dokument über Ihre Integrationen freizugeben, ist etwas schief gelaufen. Dies kann auf Verbindungsprobleme, fehlende Informationen oder technische Probleme zurückzuführen sein. | Überprüfen Sie Ihre Integrationseinstellungen oder kontaktieren Sie den Support, wenn das Problem weiterhin besteht. |
Wie sich der Status automatisch ändert
Von der Kundenvalidierung bis zur Freigabe: Wenn Mandanten Dokumente validieren oder genehmigen, wechseln sie automatisch in den Status "In der Warteschlange" und sind bereit für die gemeinsame Nutzung mit Ihrem Buchhaltungssystem.
Während des Freigabeprozesses: Das System verschiebt die Dokumente automatisch von "In der Warteschlange" zu "Bereit zur Verarbeitung", wenn sie an Ihre Buchhaltungsintegrationen übermittelt werden.
Fehlerbehandlung: Wenn bei der Freigabe ein Problem auftritt, ändert sich der Status in "Fehler".
Manuelles Ändern des Status
Als Buchhalter können Sie den Buchhaltungsstatus bei Bedarf manuell ändern:
Als bearbeitet markieren: Ändert den Status in "Bearbeitet", wenn Sie Ihre Arbeit mit einem Dokument in Ihrem Buchhaltungssystem abgeschlossen haben.
An Integrationen senden: Sendet das Dokument an Ihre angeschlossene Buchhaltungssoftware oder an Integrationen und ändert den Status in "In Warteschlange".
Erneut an Integrationen senden: Wenn ein Fehler aufgetreten ist oder Sie ein Dokument erneut bearbeiten müssen, können Sie es über Ihre Integrationen erneut senden.
Bewährte Praktiken
Verwenden Sie Statusfilter, um sich auf Dokumente zu konzentrieren, die bearbeitet werden müssen ("Bereit zur Bearbeitung").
Markieren Sie Dokumente als sofort verarbeitet, um Ihren Arbeitsablauf zu organisieren.
Prüfen Sie regelmäßig, ob Dokumente mit dem Status "Fehler" bearbeitet werden müssen.
FAQ
Was kann ich tun, wenn ein Dokument in der "Warteschlange" hängen bleibt?
Das Problem löst sich in der Regel von selbst, aber wenn es weiterhin besteht, überprüfen Sie Ihre Integrationseinstellungen oder wenden Sie sich an den Support.