Die Inbox gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über alle eingehenden Dokumente in Ihrem Banqup-Space. Betrachten Sie sie als Ihre Kommandozentrale für Dokumente, in der Sie alles verfolgen können, was importiert wird, unabhängig davon, wie es in Ihren Space gelangt.
Wie es Ihnen hilft
Der Inbox ist ein zentraler Ort, um:
Den Status der Dokumentenverarbeitung zu überwachen.
Sicherstellen, dass alle Importe erfolgreich sind.
Dokumente aus verschiedenen Quellen an einem Ort zu verfolgen.
Probleme des Importprozesses zu erkennen.
Anzeige Ihrer Dokumente
Wenn Sie den Inbox öffnen, sehen Sie eine umfassende Liste der Dokumente:
Dateinamen
Empfangsdatum
Datum der letzten Änderung
Bearbeitungsstatus
Option zum Löschen
Über die Spalte „Aktionen“ können Sie die Details eines Dokuments anzeigen (Ursache eines Fehlers) oder es öffnen.
Sie können auch eine Zeile per Doppelklick auswählen, um automatisch die passendste Aktion auszulösen: Das Dokument wird zur Bearbeitung geöffnet, wenn es noch bearbeitbar ist, oder sein Activity Log wird angezeigt, wenn es bereits den Status Error oder Processed hat.
Im Inbox werden Dokumente aus allen Importmethoden erfasst: manuell hochgeladene oder über Netzwerkverbindungen (wie E-Mail, Peppol und andere Banqup-Benutzer) empfangene Dokumente.
E-Mails mit mehreren Anhängen verarbeiten
Wenn eine E-Mail mit mehreren Dateianhängen in Ihrer Inbox eingeht, können Sie entscheiden, wie jede Datei behandelt werden soll, bevor sie in Banqup eingeht.
So gehen Sie vor
Öffnen Sie Ihre Inbox.
Suchen Sie die E-Mail, die Sie verarbeiten möchten.
Klicken Sie auf die drei Punkte (⋮) in der Spalte Aktionen und wählen Sie dann Dokument öffnen.
Im Auswahlfenster, für jede Datei:
Wählen Sie Speichern als → geben Sie an, ob die Datei ein Dokument (ein Hauptdokument wie eine Rechnung) oder ein Anhang (eine unterstützende Datei) ist.
Wenn die Datei ein Anhang ist, verknüpfen Sie sie mit dem Hauptdokument, zu dem sie gehört.
Klicken Sie auf Speichern, um die Dateien zu verarbeiten.
Ihre Inbox zeigt den Verarbeitungsstatus jeder Datei an, sodass Sie sehen können, welche erfolgreich verarbeitet wurden.
Could not display content
Hinzufügen neuer Dokumente
Sie können Dokumente auch direkt über den Inbox hochladen:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen.
Wählen Sie Dateien aus oder ziehen Sie sie per Drag & Drop.
Wählen Sie den Dokumententyp:
Ausgangsrechnung
Eingangsrechnung
Hinweis: Das Löschen von Dokumenten aus dem Inbox ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden. Der Inbox stellt sicher, dass kein Dokument während des Importprozesses verloren geht, und ist somit ein wichtiges Instrument zur Vermeidung von Doppelimporten von Dokumenten.
FAQ
Wie lange bleiben die Dokumente im Inbox?
Die Dokumente bleiben immer sichtbar.
Kann ich gelöschte Dokumente wiederherstellen?
Nein, das Löschen von Dokumenten ist dauerhaft.
Sehe ich Dokumente, die von anderen Benutzern importiert wurden?
Ja, im Inbox werden alle Dokumente angezeigt, die in Ihren Space gelangen, unabhängig von der Quelle oder dem Benutzer.