Die Inbox-App bietet eine detaillierte Fehlermeldung, die Ihnen hilft, Dateien zu bearbeiten, die bei der Validierung fehlgeschlagen sind. Wenn Sie eine Rechnung vermissen, die eigentlich in Ihrem Konto eingehen sollte, sollten Sie in der Inbox-App prüfen, ob das Dokument dort mit dem Status Error aufgeführt ist.
Dateien mit dem Status Processed werden ohne Probleme in Ihr Konto übernommen, während andere zu Fehlern führen, die eine vollständige Annahme verhindern. Dieses Update ermöglicht es Ihnen, genau zu identifizieren, was das Problem verursacht hat – unabhängig davon, ob die Datei über Peppol, per E-Mail oder durch manuellen Upload empfangen wurde –, damit Sie die notwendigen Schritte zur Fehlerbehebung einleiten können.
Status Rejected
Die Inbox-App markiert ungültige Dokumente jetzt mit dem Status Rejected, zusätzlich zu den bestehenden Status Error und Processed. Verwenden Sie Rejected als erstes Signal dafür, dass ein Dokument nicht in Ihr Konto gelangt ist und Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Folgen Sie anschließend den unten stehenden Schritten, um den Fehler zu prüfen und zu beheben.
Tipp: Wenn ein Dokument auf einen Fehler stößt, hat der Tab Aktivitäten jetzt eine Schaltfläche Kopieren für das Fehlerereignis. Sie kopiert die eindeutige Kennung der Datei in Ihre Zwischenablage, sodass Sie sie direkt in eine Supportanfrage einfügen können und wir das Dokument schneller finden.
So greifen Sie auf Fehlerdetails zu
Gehen Sie zu Ihrer Inbox.
Suchen Sie ein Dokument mit dem Status Error.
Machen Sie einen Doppelklick auf das Dokument. Banqup öffnet es zur Bearbeitung, wenn es noch bearbeitbar ist, oder zeigt das Activity Log an, wenn das Dokument bereits den Status Error oder Processed hat.
Alternativ können Sie auf die drei Punkte (⋮) in der Spalte Actions klicken und dann View details wählen.
Bei Uploads, die zu einem Fehler führen oder abgelehnt werden (zum Beispiel aufgrund einer ungültigen Dateisyntax oder einer doppelten Rechnungsnummer), zeigt die Upload-Benachrichtigung jetzt ein Weiterleitungssymbol neben dem Dateinamen an. Klicken Sie auf das Symbol, um direkt zur schreibgeschützten Ansicht des Dokuments oder zurück zur Inbox zu springen, sodass Sie das Problem weiter untersuchen können, ohne die Datei suchen zu müssen.
Überprüfung eines ungültigen Dokuments
Wenn Sie ein ungültiges Dokument aus Ihrer Inbox öffnen (durch Doppelklick), erscheint ein Protokoll aller Ereignisse, die mit dieser Datei zusammenhängen. Suchen Sie nach dem Fehlereintrag, um genau zu sehen, warum der Fehler aufgetreten ist.
Häufige Fehlermeldungen, die auftreten können:
Duplicate document number: Eine Rechnung mit dieser Nummer existiert bereits in Ihrem Space.
Some values in your file have formatting issues (length, invalid characters, etc.): Ein oder mehrere Werte in der strukturierten Datei entsprechen nicht dem erwarteten Format. Die Meldung weist Sie jetzt auf das zu korrigierende Feld hin.
Invalid checksum: Die Datei ist möglicherweise beschädigt oder wurde nicht korrekt hochgeladen.
Invalid email address format: Eine E-Mail-Adresse im Dokument ist nicht korrekt geschrieben.
Wrong electronic address: Das Dokument ist an eine Kennung adressiert, die nicht mit Ihrem Konto übereinstimmt.
Attachment type is not supported: Sie haben versucht, ein Dateiformat beizufügen, das Banqup nicht verarbeiten kann.
No preview available. Unsupported file type: Die Datei ist kein PDF, daher ist die Vorschau in der App nicht verfügbar. Das Dokument wird trotzdem gespeichert und verarbeitet.
This file type is not supported: Die Hauptdatei des Dokuments liegt in einem Format vor, das Banqup nicht erkennt.
The file does not belong to your space: Die Metadaten des Dokuments deuten darauf hin, dass es für einen anderen Banqup-Space bestimmt ist.
Eine Rechnung korrigieren, die die Validierung nicht bestanden hat
Wenn eine Rechnung, die Sie hochgeladen haben oder die über Ihren E-Mail-Connector eingegangen ist, die Validierung nicht besteht, bleibt sie nicht stecken. Banqup verarbeitet die Datei erneut als Standard-PDF und kennzeichnet sie in Ihrer Inbox und im Aktivitäten-Verlauf mit Neu verarbeitet.
Das Dokument wechselt dann zu Auf Bestätigung warten, wo Sie die Daten selbst korrigieren können:
Öffnen Sie das Dokument in Ihrer Inbox.
Korrigieren Sie die in der Fehlermeldung markierten Felder.
Speichern Sie Ihre Änderungen.
Beim Speichern erzeugt Banqup aus Ihren Korrekturen eine neue elektronische Datei. Ihr Originaldokument bleibt im Dateiverlauf erhalten, es geht nichts verloren.
Möglicherweise sehen Sie diese Meldung auf dem Dokument: „Ihre ungültige Datei wurde neu verarbeitet. Bitte korrigieren Sie die festgestellten Probleme und validieren Sie sie erneut.“
Hinweis: Über das Peppol-Netzwerk empfangene Rechnungen sind davon ausgenommen. Für sie gelten die strengen Validierungsregeln des Netzwerks: Eine Peppol-Rechnung, die die Validierung nicht besteht, muss weiterhin von Ihrem Lieferanten korrigiert und neu ausgestellt werden.
Peppol-Validierungsfehler
Es können auch Peppol-Validierungsfehler angezeigt werden. Diese treten auf, weil das Dokument nicht dem für die elektronische Rechnungsstellung erforderlichen Standard EN 16931 entspricht.
Wenn der Fehler einen bestimmten Code enthält (wie BR-DEC-19 oder UBL-DT-01), bedeutet dies, dass das Dokument gegen eine spezifische Regel des Peppol-Modells verstößt.
Wenn Sie nicht wissen, wie Sie einen bestimmten Fehlercode beheben können, kopieren Sie diesen und senden Sie ihn an unsere KI-Assistentin Eva (über den Messenger unten rechts auf dieser Seite), um nach einer Lösung zu fragen.
Wichtige Hinweise
Schreibgeschützte Ansicht: Über Peppol empfangene Rechnungen werden in einer schreibgeschützten Ansicht geöffnet, die die Fehler hervorhebt. Ihre Daten können nicht aus der Inbox bearbeitet werden. Rechnungen, die Sie selbst hochgeladen haben oder die per E-Mail eingegangen sind, werden neu verarbeitet und sind unter Auf Bestätigung warten bearbeitbar.
Handlungsbedarf: Die meisten Validierungsfehler müssen von der Person behoben werden, die das Dokument ausgestellt hat. Wenn Sie ein PDF importieren, können Sie die Validierungsfehler selbst beheben. Das importierte Dokument behält den Status „Wartet auf Validierung“, bis Sie es validieren, d. h. alle erforderlichen Informationen hinzufügen, um den Peppol-Standard EN 16931 zu erfüllen.
Bei Rechnungen, die Sie erhalten haben (und nicht selbst importiert haben), können Sie die Schaltfläche Download verwenden, um die Datei lokal zu prüfen, bevor Sie Ihren Lieferanten für eine korrigierte Version kontaktieren. Sie können dies nicht selbst korrigieren.
Die Option Erneut versuchen erscheint nicht bei Systemfehlern, bei denen ein einfacher erneuter Versuch das zugrunde liegende Dateiproblem nicht beheben würde, zum Beispiel bei einer fehlerhaften XML-Struktur. Bei Rechnungen, die Sie hochgeladen oder per E-Mail erhalten haben, verarbeitet Banqup die Datei erneut als PDF, sodass Sie sie unter Auf Bestätigung warten korrigieren können. Bitten Sie bei Peppol-Rechnungen Ihren Lieferanten um eine korrigierte Version.
FAQ
Kann ich eine E-Rechnung korrigieren, die ich von einem Lieferanten erhalten habe?
Das hängt davon ab, wie die Rechnung zu Ihnen gelangt ist. Über Peppol empfangene E-Rechnungen sind in Ihrer Inbox schreibgeschützt. Wird eine davon abgelehnt, kontaktieren Sie den Lieferanten und bitten Sie um eine korrigierte Fassung. Rechnungen, die über Ihren E-Mail-Connector eingegangen sind oder die Sie selbst hochgeladen haben, werden als PDF neu verarbeitet und nach Auf Bestätigung warten verschoben, wo Sie die Daten selbst korrigieren und validieren können.
Was ist der Unterschied zwischen den Status Verarbeitet, Fehler, Neu verarbeitet und Abgelehnt?
Verarbeitet: Das Dokument wurde erfolgreich in Ihr Konto aufgenommen.
Fehler: Es gibt ein Problem mit der Datei, zum Beispiel wird das Format nicht unterstützt.
Abgelehnt: Das Dokument wurde nie in Ihr Konto aufgenommen, da es nicht dem EN 16931-Standard entspricht.
Neu verarbeitet: Die Datei hat die Validierung nicht bestanden, und Banqup hat sie in ein PDF umgewandelt, damit Sie sie korrigieren können. Sie finden sie unter Auf Bestätigung warten.
Kann ich ein PDF korrigieren, das ich selbst importiert habe?
Ja. PDFs, die Sie selbst hochladen, behalten den Status Warten auf Validierung, bis Sie diese vervollständigen. Sie können die erforderlichen Informationen hinzufügen, um den Peppol EN 16931-Standard zu erfüllen, und das Dokument Ihrerseits validieren. Dies gilt nur für Dokumente, die Sie selbst importiert haben, nicht für E-Rechnungen, die Sie von einem Lieferanten erhalten haben.