Mit der Banqup One App können Sie Eingangsrechnungen ganz einfach erfassen, hochladen und verwalten. So behalten Sie den Überblick über Ihre Ausgaben, halten alles organisiert und vermeiden verlorene oder vergessene Belege.
Belege erfassen und hochladen
Sie können Kaufbelege direkt von Ihrem Smartphone aus über die Banqup One App oder über die Web-App hinzufügen.
So greifen Sie darauf zu
Öffnen Sie die Banqup One App und melden Sie sich an.
Tippen Sie auf das Plus-Symbol unten rechts.
Wählen Scannen (oder Hochladen) und dann Eingangsrechnungen.
Mobile App
So funktioniert es
Lieferant auswählen: wählen Sie jemanden aus Ihrer bestehenden Lieferantenliste.
Kategorie auswählen: z. B. Restaurant, Treibstoff, Bürobedarf usw.
Falls die passende Kategorie fehlt, tippen Sie auf Neue Kategorie hinzufügen.
Geben Sie einen Grund an (z. B. „Kundenessen“ oder „Treibstoff Lieferfahrzeug“).
Tippen Sie auf Scannen, um ein Foto zu machen, oder Hochladen, um eine Datei zu wählen.
Verwenden Sie die Taschenlampe für bessere Beleuchtung.
Autocapture kann ein- oder ausgeschaltet werden.
Tippen Sie auf den Auslöser, wenn Autocapture aus ist.
Ist das Bild unscharf? Wiederholen Sie die Aufnahme.
Sind Sie zufrieden? Tippen Sie auf Scan verwenden.
Sie können weitere Seiten hinzufügen.
Tippen Sie auf das Vorschaubild unten rechts, um Ihren Scan zu öffnen.
Dort Können Sie Seiten hinzufügen, neu aufnehmen, zuschneiden, drehen, löschen oder heranzoomen.
Tippe auf Sie auf Hochladen, wenn Sie bereit sind.
Auf dem nächsten Bildschirm können Sie noch:
Die Datei umbenennen
Seiten zuschneiden oder drehen
Seiten hinzufügen oder entfernen
Tippen Sie auf Speichern. Der Beleg wird hochgeladen und ist in der App und der Webversion sichtbar.
Web-App
Sie können Kaufbelege direkt über die Banqup-Weboberfläche hochladen von:
Nutzen Sie die Schaltfläche "Hochladen" oder die Drag-and-Drop-Funktion, um Belege zu importieren. Nach dem Hochladen Ihrer Kaufbelege:
Wählen Sie eine Kategorie: zum Beispiel Restaurant, Auto, Bürobedarf, etc.
Klicken Sie auf Hochladen.
Sie können Dateien hinzufügen oder löschen, indem Sie auf das Papierkorb-Symbol klicken.
Nach dem Hochladen müssen Sie die Datei(en) wie unten beschrieben freigeben.
Belege prüfen und freigeben
Hochgeladene Belege erscheinen in der Webversion von Banqup zur Überprüfung und Freigabe.
Melden Sie sich in der Banqup Webapp an.
Gehen Sie zu Eingangsrechnungen.
Wählen Sie einen Beleg aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
Prüfen Sie die Angaben (Lieferant, Kategorie, Gesamtbetrag, MwSt. usw.).
Wenn alles stimmt, klicken Sie auf Freigeben.
Freigegebene Belege können anschließend mit deinem Steuerberater geteilt werden.
Die Dokumentsummen verstehen
Wenn Sie einen Beleg in der Web-App öffnen, zeigt der Summenbereich Ihnen genau, was fällig ist. Zwei Felder stellen sicher, dass der Betrag in Banqup dem Betrag entspricht, den Sie tatsächlich bezahlt haben:
Zu zahlender Rundungsbetrag: ein schreibgeschütztes Feld, das eine Rundungsanpassung (zum Beispiel 0,01 EUR) anzeigt, die den Beleg an die Standardberechnungslogik anpasst.
Zu zahlender Betrag: der endgültige zu zahlende Gesamtbetrag.
Hinweis: Sie müssen nichts mit dem zu zahlenden Rundungsbetrag unternehmen. Er wird automatisch berechnet, sodass Ihre Summen immer mit dem tatsächlich auf dem Beleg angegebenen Betrag übereinstimmen.
Wichtige Hinweise
Belege aus Banqup One werden automatisch mit der Webapp synchronisiert.
Neue Belege erscheinen zuerst mit dem Status Anzuerkennen.
Automatische Freigabe von Kaufbelegen: Sie können die automatische Freigabe aktivieren, sodass Belege, bei denen alle Pflichtfelder korrekt per OCR erkannt wurden, die Phase „Anzuerkennen“ überspringen und direkt auf „Freigegeben“ wechseln. Gehen Sie zur Inbox > klicken Sie oben links auf das Zahnrad > Freigaben und aktivieren Sie die Option Automatische Belegfreigabe. Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert. Sie gilt nur für Kaufbelege, nicht für Eingangsrechnungen. Belege mit fehlenden oder unklaren Angaben werden weiterhin zur manuellen Prüfung vorgehalten.
Filtern Ihrer Belege in der Web-App
Wenn Sie viele Belege haben, können Sie die Liste eingrenzen, um das zu finden, was Sie brauchen. Klicken Sie in der Listenansicht Belege auf Filter, um die Filteroptionen zu öffnen.
Zwei Filter sind besonders nützlich, um einen bestimmten Beleg zu finden:
Nettobetrag: Belege nach ihrem Wert vor Steuern filtern.
MwSt.-Gesamt: Belege nach dem angewandten MwSt.-Betrag filtern.
Sie können diese Filter mit den anderen verfügbaren Filtern kombinieren (wie Zahlungsdatum, Einkaufskategorie oder Status).
FAQ
Kann ich den Beleg nach dem Hochladen noch bearbeiten?
Ja, Sie können die Daten in der Webapp ändern, bevor Sie den Beleg freigeben.
Wo finde ich meine Belege nach dem Hochladen?
Alle Belege finden Sie im Bereich Eingangsrechnungen in Banqup One und der Webapp.
Was ist mit Tagesbelegen?
Tagesbelege und Kassenbons für Privatpersonen gelten nicht als strukturierte E-Rechnungen und unterliegen nicht dem Peppol-Mandat. Sie können diese weiterhin manuell in Banqup erfassen oder mit der mobilen App scannen, um sicherzustellen, dass sie in Ihren periodischen Buchhaltungsunterlagen enthalten sind.