Le Radar des Transactions simplifie le processus souvent complexe de mise en correspondance des transactions financières avec leurs documents associés. En automatisant la réconciliation, cet outil puissant vous aide à tenir des registres financiers précis avec un effort minimal.
À qui s'adresse le Radar des Transactions et pourquoi l'utiliser
Le Radar des Transactions s'adresse aux dirigeants d'entreprise et aux comptables qui doivent régulièrement réconcilier des paiements et des factures. Vous bénéficierez du Radar des Transactions si vous :
Souhaitez réduire le temps consacré à la mise en correspondance manuelle des transactions.
Avez besoin de justificatifs pour vos transactions de paiement à des fins comptables.
Traitez des notes de crédit et devez les associer aux factures d'origine.
L'avantage principal est l'efficacité. Ce qui prenait auparavant des heures de travail manuel peut désormais être effectué en quelques minutes, avec une plus grande exactitude.
Prérequis
Pour utiliser le Radar des Transactions, vous devez :
Avoir activé les services de Paiements.
Avoir relié à votre espace le ou les comptes bancaires avec lesquels vous payez vos factures.
Vue d'ensemble
Lors de votre premier accès au Radar des Transactions, vous verrez quatre tuiles en haut de l'écran qui résument l'état de chaque transaction :
Éléments proposés: transactions que le système a appariées à un document, en attente de votre approbation.
Éléments non réconciliés: transactions sans document associé.
Tous les éléments: toutes les transactions de la vue.
Tous les éléments réconciliés: transactions déjà associées à un document.
Cliquez sur une tuile pour filtrer la liste ci-dessous selon ce groupe.
La liste affiche chaque transaction avec sa date de paiement, son compte de paiement, sa contrepartie, son montant, son statut de paiement (par exemple « Comptabilisé » ou « Autorisé »), le document associé s'il existe, le montant restant dû et le statut de réconciliation. Dans la colonne Document associé, une icône à côté de la référence du document indique le type de document. Par exemple, facture de vente, facture d'achat ou note de crédit. Survolez l'icône avec votre souris pour afficher le type complet.
Pour les paiements effectués dans une devise étrangère, l'aperçu affiche également les frais de conversion de devises et le montant de la facture dans sa devise d'origine. Les frais de conversion prélevés à la source sont suivis séparément des frais de paiement standard, ce qui vous permet de les distinguer en un coup d'œil lors de la réconciliation.
Conseil : Consultez régulièrement le Radar des Transactions pour repérer rapidement les éléments qui requièrent votre attention.
Filtrer les transactions
Utilisez le panneau Filtre pour affiner la vue de la réconciliation. Vous pouvez filtrer par :
Compte de paiement: filtrer par un IBAN ou numéro de compte spécifique, qu'il s'agisse de votre propre compte de paiement ou d'un compte de contrepartie. Cela vous permet de réconcilier un seul compte sans passer en revue les transactions sans rapport.
Montant: définissez un minimum, un maximum, ou les deux.
Type de correspondance : choisissez un ou plusieurs types de documents : Facture d'achat, Note de crédit sur achat, Facture de vente, Note de crédit sur vente, Ticket d'achat, Note ou Paiement. La nouvelle catégorie Ticket d'achat facilite l'isolement des tickets dans la vue de réconciliation.
Statut: filtrez selon le statut de réconciliation actuel.
Sélectionnez une ou plusieurs valeurs et cliquez sur Appliquer le filtre pour mettre à jour la liste.
Colonne Date de paiement
La vue de réconciliation comprend une colonne Date de paiement qui affiche la date d'exécution prévue des paiements planifiés ou réservés, et non simplement la date de création de la demande de paiement. Cela vous donne une vision plus claire de votre trésorerie future et facilite la réconciliation des paiements avant leur exécution.
Mise en correspondance automatique des transactions
Le Radar des Transactions associe automatiquement les paiements aux factures grâce à des règles prédéfinies, notamment :
La correspondance des références.
La correspondance des montants.
La proximité des dates.
Les informations sur le fournisseur ou le client.
Comment cela fonctionne : Lorsqu'une nouvelle transaction est détectée ou qu'un document est ajouté, le système applique ses règles de mise en correspondance et met à jour le statut en conséquence.
Remarque : Vous êtes responsable de la vérification des correspondances automatiques effectuées dans le Radar des Transactions.
Mise en correspondance intelligente pour les transactions par carte
Les paiements par carte, en particulier ceux effectués sur des sites web, n'incluent souvent pas de détails clairs sur la contrepartie, ce qui les rend difficiles à associer avec les règles standard. Le Radar des Transactions traite ces paiements grâce à une règle dédiée : lorsqu'un paiement et une facture partagent exactement le même montant et exactement la même date, le système propose automatiquement une correspondance.
Cela réduit considérablement le travail manuel nécessaire pour relier les dépenses par carte aux factures correspondantes. Comme pour toute correspondance proposée, vous gardez le contrôle. Vous pouvez vérifier puis approuver ou rejeter avant la confirmation.
Correspondances proposées
Parfois, le système identifie des correspondances potentielles mais a besoin de votre confirmation :
Cliquez sur la tuile Éléments proposés pour voir les correspondances potentielles trouvées.
Vérifiez chaque correspondance proposée, qui affiche les détails de la transaction et du document.
Cliquez sur Approuver pour confirmer la correspondance ou sur Rejeter pour la décliner.
Mise en correspondance manuelle
Pour les transactions qui nécessitent une intervention humaine :
Cliquez sur la tuile Éléments non réconciliés.
Double-cliquez sur la transaction que vous souhaitez associer à un ou plusieurs documents.
Une liste de documents suggérés à réconcilier avec votre transaction s'affiche.
Sélectionnez le ou les documents à associer à la transaction.
Remarque
Si aucun document n'est nécessaire pour une transaction (par exemple votre paiement de loyer), vous pouvez sélectionner Pas de document requis.
Réconcilier les documents « Marqués comme payés » avec les transactions bancaires
Lorsque vous marquez manuellement un document comme payé (par exemple parce que le client a payé en espèces ou que le paiement a été réglé en dehors de Banqup), le document sortait auparavant du flux de réconciliation. Il reste désormais disponible pour être associé à une transaction bancaire réelle.
Cela est utile lorsque :
Un document a d'abord été marqué comme payé manuellement, et le mouvement bancaire correspondant est arrivé plus tard.
Un ticket d'achat a été marqué comme payé le jour de l'achat, et la transaction par carte correspondante est importée par la suite.
Vous avez besoin d'une piste d'audit complète reliant un document au mouvement bancaire réel qui l'a réglé.
Pour associer un document marqué comme payé à une transaction :
Ouvrez le document ou la transaction dans le Radar des Transactions.
La section Correspondance proposée inclut désormais l'entrée « Marqué comme payé » à côté des autres correspondances suggérées.
Cochez l'entrée Marquer comme payé ainsi que les transactions bancaires réelles qui correspondent au document.
Cliquez sur Enregistrer.
Le solde du document est mis à jour pour refléter les transactions liées, et la piste d'audit conserve à la fois la marque manuelle et le mouvement bancaire.
Conseil : Lorsque vous sélectionnez une agrégation de paiements informative (une vue groupée de paiements liés plutôt qu'une transaction unique), le Radar des Transactions affiche désormais les paiements proposés à côté de l'agrégation. Cela facilite l'association de chaque paiement sous-jacent au bon document.
Consulter et modifier plusieurs correspondances
Si un paiement ou un document a été associé en plusieurs étapes (par exemple un paiement et une note de crédit), vous pouvez voir toutes les correspondances liées ensemble.
Cliquez sur la flèche à côté du document ou du paiement pour développer et voir les détails.
Pour ouvrir la vue détaillée complète, cliquez sur les trois points dans la ligne principale de la transaction et sélectionnez Voir les détails.
Vous pouvez ensuite vérifier chaque correspondance partielle, ajuster les montants ou dissocier les éléments si nécessaire.
Cela vous permet de garder une vision claire de la façon dont les paiements et les documents sont liés, même lorsque plusieurs correspondances sont impliquées.
FAQ
À quelle fréquence les transactions sont-elles mises à jour dans le Radar des Transactions ?
Les transactions des Banqup Business Accounts sont mises à jour en temps réel. Les transactions des comptes bancaires externes sont mises à jour selon vos paramètres de synchronisation, généralement chaque jour.
Le Radar des Transactions peut-il réconcilier des paiements partiels ?
Oui, le système peut associer des paiements partiels à des factures et suivre le solde restant.
Que se passe-t-il si je rejette une correspondance proposée ?
La transaction et le document retournent dans le pool des éléments non réconciliés et peuvent générer de nouvelles correspondances proposées sur la base d'autres correspondances potentielles.
Puis-je annuler une correspondance si j'ai commis une erreur ?
Oui, allez sur la transaction réconciliée, cliquez sur Options, puis sélectionnez Dissocier pour séparer la transaction du document.
Le Radar des Transactions fonctionne-t-il avec tous les types de documents ?
Il fonctionne avec les factures de vente, les factures d'achat et les notes de crédit. Les autres types de documents peuvent avoir des fonctionnalités limitées.