Votre Boîte de réception fournit des rapports d'erreurs détaillés pour vous aider à gérer les fichiers qui échouent à la validation. Si vous ne trouvez pas une facture qui aurait dû arriver sur votre compte, vous devriez consulter la Boîte de réception pour voir si le document s'y trouve avec un statut Erreur.
Les fichiers avec le statut Traité entrent dans votre compte sans aucun problème, tandis que d'autres génèrent des erreurs qui empêchent leur acceptation complète. Cette mise à jour vous permet d'identifier précisément la cause du problème, que le fichier ait été reçu via Peppol, par e-mail ou par téléchargement manuel, afin que vous puissiez prendre les mesures nécessaires pour le corriger.
Statut Rejeté
L'application Boîte de réception signale désormais les documents invalides avec un statut Rejeté, en plus des statuts existants Erreur et Traité. Utilisez Rejeté comme premier indicateur qu'un document n'est jamais entré dans votre compte et nécessite votre attention. Suivez ensuite les étapes ci-dessous pour examiner l'erreur et agir.
Comment accéder aux détails de l'erreur
Allez dans votre Boîte de réception.
Localisez un document avec un statut Erreur.
Double-cliquez sur le document. Banqup l'ouvre pour traitement s'il peut encore être traité, ou affiche son Activité si le document est déjà en Erreur.
Vous pouvez également cliquer sur les trois points (⋮) dans la colonne Actions, puis sélectionner Afficher les détails.
Pour les téléchargements qui se soldent par une erreur ou qui sont rejetés (par exemple, en raison d'une syntaxe de fichier invalide ou d'un numéro de facture en double), la notification de téléchargement affiche désormais une icône de redirection à côté du nom du fichier. Cliquez sur l'icône pour accéder directement à la vue en lecture seule du document ou revenir à la Boîte de réception, afin d'examiner le problème sans avoir à rechercher le fichier.
Examiner un document invalide
Lorsque vous ouvrez un document invalide depuis votre Boîte de réception (en double-cliquant dessus), un journal de tous les événements liés à ce fichier apparaît. Recherchez l'entrée d'erreur pour voir exactement pourquoi elle s'est produite.
Les messages d'erreur courants que vous pouvez rencontrer incluent :
Numéro de document en double : une facture portant ce numéro existe déjà dans votre espace.
Certaines valeurs de votre fichier présentent des problèmes de format (longueur, caractères invalides, etc.) : une ou plusieurs valeurs du fichier structuré ne correspondent pas au format attendu. Le message indique désormais le champ à corriger.
Somme de contrôle invalide : le fichier est peut-être corrompu ou n'a pas été téléchargé correctement.
Format d'adresse e-mail invalide : une adresse e-mail figurant dans le document n'est pas correctement écrite.
Adresse électronique erronée : le document est adressé à un identifiant qui ne correspond pas à votre compte.
Type de pièce jointe non pris en charge : vous avez tenté d'inclure un format de fichier que Banqup ne peut pas traiter.
Aucun aperçu disponible. Type de fichier non pris en charge : le fichier n'est pas un PDF, l'aperçu dans l'application n'est donc pas disponible. Le document est tout de même enregistré et traité.
Ce type de fichier n'est pas pris en charge : le fichier du document principal est dans un format que Banqup ne reconnaît pas.
Le fichier n'appartient pas à votre espace : les métadonnées du document suggèrent qu'il est destiné à un autre espace Banqup.
Erreurs de validation Peppol
Vous pouvez également voir des erreurs de validation Peppol. Celles-ci se produisent parce que le document ne respecte pas la norme EN 16931 requise pour la facturation électronique.
Si l'erreur contient un code spécifique (comme BR-DEC-19 ou UBL-DT-01), cela signifie que le document viole une règle spécifique du modèle Peppol.
Si vous ne comprenez pas comment résoudre un code d'erreur spécifique, copiez-le et envoyez-le à notre assistante IA Eva (via la messagerie en bas à droite de cette page) et demandez-lui une solution.
Notes importantes
Vous pouvez ouvrir ces documents dans une vue séparée pour voir les erreurs mises en évidence, mais veuillez noter qu'il s'agit d'une vue en lecture seule et que les données ne peuvent pas être modifiées directement depuis la Boîte de réception.
La plupart des erreurs de validation doivent être corrigées par la personne qui a émis le document. Si vous importez un PDF, vous pouvez corriger les erreurs de validation vous-même. Le document importé conservera le statut "En attente de validation" jusqu'à ce que vous le validiez, ce qui signifie ajouter toutes les informations requises pour respecter la norme Peppol EN 16931.
Pour les factures que vous avez reçues (et non importées vous-même), vous pouvez utiliser le bouton Télécharger pour inspecter le fichier localement avant de contacter votre fournisseur pour une version corrigée. Vous ne pouvez pas le corriger vous-même.
L'option Réessayer n'apparaît plus pour les erreurs système qu'une simple nouvelle tentative ne peut pas résoudre (par exemple, une structure XML mal formée). Dans ces cas, corrigez le fichier source et téléchargez-le à nouveau.
FAQ
Puis-je modifier une facture électronique reçue d'un fournisseur ?
Non. Vous ne pouvez pas modifier les factures électroniques que vous recevez d'un fournisseur. La vue Boîte de réception est en lecture seule pour les factures électroniques reçues. Si le document est rejeté, vous devez contacter le fournisseur et lui demander d'émettre une version corrigée.
Quelle est la différence entre les statuts Erreur, Rejeté et Traité ?
Traité : le document a été intégré avec succès dans votre compte.
Erreur : le fichier présente une anomalie, par exemple un format non pris en charge.
Rejeté : le document n'a jamais été intégré à votre compte car il n'est pas conforme à la norme EN 16931.
Puis-je corriger un PDF que j'ai importé moi-même ?
Oui. Les PDF que vous téléchargez vous-même conservent le statut En attente de validation jusqu'à ce que vous les complétiez. Vous pouvez ajouter les informations requises pour répondre à la norme Peppol EN 16931 et valider le document de votre côté. Cela ne s'applique qu'aux documents que vous avez importés, et non aux factures électroniques reçues d'un fournisseur.