Votre Boîte de réception fournit des rapports d'erreurs détaillés pour vous aider à gérer les fichiers qui échouent à la validation. Si vous ne trouvez pas une facture qui aurait dû arriver sur votre compte, vous devriez consulter la Boîte de réception pour voir si le document s'y trouve avec un statut Erreur.
Les fichiers avec le statut Traité entrent dans votre compte sans aucun problème, tandis que d'autres génèrent des erreurs qui empêchent leur acceptation complète. Cette mise à jour vous permet d'identifier précisément la cause du problème, que le fichier ait été reçu via Peppol, par e-mail ou par téléchargement manuel, afin que vous puissiez prendre les mesures nécessaires pour le corriger.
Statut Rejeté
L'application Boîte de réception signale désormais les documents invalides avec un statut Rejeté, en plus des statuts existants Erreur et Traité. Utilisez Rejeté comme premier indicateur qu'un document n'est jamais entré dans votre compte et nécessite votre attention. Suivez ensuite les étapes ci-dessous pour examiner l'erreur et agir.
Conseil : Lorsqu'un document rencontre une erreur, l'onglet Activités comporte désormais un bouton Copier pour l'événement d'erreur. Il copie l'identifiant unique du fichier dans votre presse-papiers, pour le coller directement dans une demande de support afin que nous retrouvions le document plus vite.
Comment accéder aux détails de l'erreur
Allez dans votre Boîte de réception.
Localisez un document avec un statut Erreur.
Double-cliquez sur le document. Banqup l'ouvre pour traitement s'il peut encore être traité, ou affiche son Activité si le document est déjà en Erreur.
Vous pouvez également cliquer sur les trois points (⋮) dans la colonne Actions, puis sélectionner Afficher les détails.
Pour les téléchargements qui se soldent par une erreur ou qui sont rejetés (par exemple, en raison d'une syntaxe de fichier invalide ou d'un numéro de facture en double), la notification de téléchargement affiche désormais une icône de redirection à côté du nom du fichier. Cliquez sur l'icône pour accéder directement à la vue en lecture seule du document ou revenir à la Boîte de réception, afin d'examiner le problème sans avoir à rechercher le fichier.
Examiner un document invalide
Lorsque vous ouvrez un document invalide depuis votre Boîte de réception (en double-cliquant dessus), un journal de tous les événements liés à ce fichier apparaît. Recherchez l'entrée d'erreur pour voir exactement pourquoi elle s'est produite.
Les messages d'erreur courants que vous pouvez rencontrer incluent :
Numéro de document en double : une facture portant ce numéro existe déjà dans votre espace.
Certaines valeurs de votre fichier présentent des problèmes de format (longueur, caractères invalides, etc.) : une ou plusieurs valeurs du fichier structuré ne correspondent pas au format attendu. Le message indique désormais le champ à corriger.
Somme de contrôle invalide : le fichier est peut-être corrompu ou n'a pas été téléchargé correctement.
Format d'adresse e-mail invalide : une adresse e-mail figurant dans le document n'est pas correctement écrite.
Adresse électronique erronée : le document est adressé à un identifiant qui ne correspond pas à votre compte.
Type de pièce jointe non pris en charge : vous avez tenté d'inclure un format de fichier que Banqup ne peut pas traiter.
Aucun aperçu disponible. Type de fichier non pris en charge : le fichier n'est pas un PDF, l'aperçu dans l'application n'est donc pas disponible. Le document est tout de même enregistré et traité.
Ce type de fichier n'est pas pris en charge : le fichier du document principal est dans un format que Banqup ne reconnaît pas.
Le fichier n'appartient pas à votre espace : les métadonnées du document suggèrent qu'il est destiné à un autre espace Banqup.
Corriger une facture qui a échoué à la validation
Lorsqu'une facture que vous avez importée, ou qui est arrivée via votre connecteur E-mail, échoue à la validation, Banqup ne la laisse pas bloquée. Le fichier est retraité comme un PDF standard et reçoit le statut Retraité dans votre Boîte de réception et dans l'historique des Activités.
Le document passe ensuite en En attente de validation, où vous pouvez corriger les données vous-même :
Ouvrez le document depuis votre Boîte de réception.
Corrigez les champs signalés dans le message d'erreur.
Enregistrez vos modifications.
Lorsque vous enregistrez, Banqup génère un nouveau fichier électronique à partir de vos corrections. Votre document d'origine reste dans l'historique du fichier, rien n'est perdu.
Ce message peut s'afficher sur le document : « Votre fichier invalide a été retraité. Veuillez corriger les problèmes identifiés et le valider à nouveau. »
Remarque : Les factures reçues via le réseau Peppol sont exclues de ce mécanisme. Elles suivent les règles de validation strictes du réseau : une facture Peppol qui échoue à la validation doit toujours être corrigée et réémise par votre fournisseur.
Erreurs de validation Peppol
Vous pouvez également voir des erreurs de validation Peppol. Celles-ci se produisent parce que le document ne respecte pas la norme EN 16931 requise pour la facturation électronique.
Si l'erreur contient un code spécifique (comme BR-DEC-19 ou UBL-DT-01), cela signifie que le document viole une règle spécifique du modèle Peppol.
Si vous ne comprenez pas comment résoudre un code d'erreur spécifique, copiez-le et envoyez-le à notre assistante IA Eva (via la messagerie en bas à droite de cette page) et demandez-lui une solution.
Notes importantes
Vue en lecture seule : les factures reçues via Peppol s'ouvrent dans une vue en lecture seule qui met les erreurs en évidence. Leurs données ne peuvent pas être modifiées depuis la Boîte de réception. Les factures que vous avez importées vous-même, ou qui sont arrivées par e-mail, sont retraitées et deviennent modifiables dans En attente de validation.
La plupart des erreurs de validation doivent être corrigées par la personne qui a émis le document. Si vous importez un PDF, vous pouvez corriger les erreurs de validation vous-même. Le document importé conservera le statut "En attente de validation" jusqu'à ce que vous le validiez, ce qui signifie ajouter toutes les informations requises pour respecter la norme Peppol EN 16931.
Pour les factures que vous avez reçues (et non importées vous-même), vous pouvez utiliser le bouton Télécharger pour inspecter le fichier localement avant de contacter votre fournisseur pour une version corrigée. Vous ne pouvez pas le corriger vous-même.
L'option Réessayer n'apparaît pas pour les erreurs système qu'une simple nouvelle tentative ne peut pas résoudre, par exemple une structure XML mal formée. Pour les factures que vous avez importées ou reçues par e-mail, Banqup retraite le fichier en PDF afin que vous puissiez le corriger dans En attente de validation. Pour les factures Peppol, demandez une version corrigée à votre fournisseur.
FAQ
Puis-je modifier une facture électronique reçue d'un fournisseur ?
Cela dépend de la façon dont la facture vous est parvenue. Les factures électroniques reçues via Peppol sont en lecture seule dans votre Boîte de réception. Si l'une d'elles est rejetée, contactez le fournisseur et demandez-lui une version corrigée. Les factures arrivées via votre connecteur E-mail, ou que vous avez importées vous-même, sont retraitées en PDF et placées en En attente de validation, où vous pouvez corriger les données et les valider vous-même.
Quelle est la différence entre les statuts Erreur, Rejeté, Retraité et Traité ?
Traité : le document a été intégré avec succès dans votre compte.
Erreur : le fichier présente une anomalie, par exemple un format non pris en charge.
Rejeté : le document n'a jamais été intégré à votre compte car il n'est pas conforme à la norme EN 16931.
Retraité : le fichier a échoué à la validation et Banqup l'a converti en PDF pour que vous puissiez le corriger. Retrouvez-le dans En attente de validation.
Puis-je corriger un PDF que j'ai importé moi-même ?
Oui. Les PDF que vous téléchargez vous-même conservent le statut En attente de validation jusqu'à ce que vous les complétiez. Vous pouvez ajouter les informations requises pour répondre à la norme Peppol EN 16931 et valider le document de votre côté. Cela ne s'applique qu'aux documents que vous avez importés, et non aux factures électroniques reçues d'un fournisseur.