L'application Boîte de réception vous donne une vue d'ensemble complète de tous les documents qui entrent dans votre espace Banqup. Considérez-la comme votre centre de contrôle de documents, où vous pouvez suivre tout ce qui est importé, quelle que soit la façon dont les documents entrent dans votre espace.
Comment elle vous aide
La Boîte de réception fournit un emplacement central pour :
Surveiller l'état de traitement des documents.
S'assurer que toutes les importations sont réussies.
Suivre les documents provenant de plusieurs sources en un seul endroit.
Détecter tout problème dans le processus d'importation.
Voir vos documents
Lorsque vous ouvrez la Boîte de réception, vous verrez une liste complète des documents affichant :
Noms des fichiers
Dates de réception
Dates de dernière modification
État de traitement
Option de suppression
Vous pouvez voir les détails d'un document (activité et cause des erreurs) ou l'ouvrir vie la colonne Actions.
La Boîte de réception capture les documents provenant de toutes les méthodes d'importation : documents téléchargés manuellement ou reçus via des connecteurs réseau (comme l'e-mail, Peppol et d'autres utilisateurs Banqup).
Traiter les e-mails avec plusieurs pièces jointes
Lorsqu'un e-mail contenant plusieurs fichiers joints arrive dans votre Boîte de réception, vous pouvez décider comment chaque fichier doit être traité avant qu'il n'entre dans Banqup.
Comment procéder
Ouvrez votre Boîte de réception.
Retrouvez l'e-mail que vous souhaitez traiter.
Cliquez sur les trois points (⋮) dans la colonne Actions, puis sélectionnez Ouvrir le document.
Dans la fenêtre de sélection, pour chaque fichier :
Choisissez Enregistrer comme → indiquez si le fichier est un Document (un document principal comme une facture) ou une Pièce jointe (un fichier de support).
Si le fichier est une pièce jointe, liez-le au document principal auquel il appartient.
Cliquez sur Enregistrer pour traiter les fichiers.
Votre Boîte de réception affiche le statut de traitement de chaque fichier, vous pouvez donc voir lesquels ont été traités avec succès.
Remarque : quelques limitations s'appliquent actuellement au traitement des e-mails avec plusieurs pièces jointes :
• Les documents dont le traitement échoue n'apparaissent pas dans votre Boîte de réception. Si un fichier manque, vérifiez l'e-mail d'origine.
• Les documents traités avec succès apparaissent dans les Factures de Vente ou les Factures d'Achat, pas dans votre Boîte de réception.
• Si un e-mail contient plus d'un document PDF, un seul sera traité. Les e-mails contenant plusieurs fichiers XML (ou des formats mixtes) sont traités avec succès.
Importer de nouveaux documents
Vous pouvez également télécharger des documents directement via la Boîte de réception :
Cliquez sur le bouton Importer.
Choisissez des fichiers ou faites un glisser-déposer.
Sélectionnez le type de document :
Facture de vente
Facture d'achat
Remarque : la suppression de documents de la Boîte de réception est définitive et ne peut pas être annulée. La Boîte de réception aide à garantir qu'aucun document ne se perd dans le processus d'importation, ce qui en fait un outil essentiel pour éviter les importations de documents en double.
Questions fréquemment posées
Combien de temps les documents restent-ils dans la Boîte de réception ?
Les documents restent toujours visibles.
Puis-je récupérer des documents supprimés ?
Non, la suppression des documents est définitive.
Verrai-je les documents importés par d'autres utilisateurs ?
Oui, la Boîte de réception affiche tous les documents qui entrent dans votre espace Banqup, quelle que soit la source ou l'utilisateur.