Lorsqu'un document arrive dans votre espace, Banqup le lit et le relie au client ou fournisseur correspondant dans votre liste Partenaires commerciaux. Cet article explique quels éléments Banqup compare, dans quel ordre, et ce qui se passe lorsque aucune correspondance n'est trouvée.
Les éléments que Banqup compare
Banqup vérifie les éléments du document par rapport à vos partenaires commerciaux enregistrés, selon un ordre de priorité fixe :
L'identifiant du participant. L'identifiant commercial unique utilisé sur le réseau Peppol. C'est le signal le plus fort et il est toujours vérifié en premier.
Le numéro de TVA ou d'entreprise. Le numéro officiel national de l'entreprise, comme un numéro de TVA (par exemple, BE0123456789) ou un numéro BCE.
Le nom de l'entreprise. Utilisé uniquement en dernier recours, lorsqu'aucun identifiant officiel ne figure sur le document.
Remarque : Les coordonnées ne sont jamais utilisées pour identifier un partenaire commercial. Une adresse e-mail ou un numéro de téléphone figurant sur un document est traité comme une information complémentaire uniquement, deux partenaires partageant cette information ne sont donc jamais confondus l'un avec l'autre.
Lorsque vous recevez un document
Pour les documents entrants, comme les factures d'achat de vos fournisseurs, Banqup parcourt les trois niveaux dans l'ordre :
Il recherche un partenaire commercial avec le même identifiant du participant.
Si aucun identifiant du participant ne correspond, il se rabat sur le numéro de TVA ou le numéro d'entreprise.
Si le document ne comporte aucun identifiant officiel, il se rabat sur le nom de l'entreprise.
Cela donne à un document entrant plusieurs chances de retrouver son fournisseur, ce qui compte car vous ne contrôlez pas la façon dont vos fournisseurs complètent leurs factures.
Lorsque vous téléversez un document de vente
Les documents de vente téléversés sont associés de façon plus stricte. Cela concerne les factures de vente que vous téléversez dans Banqup plutôt que celles que vous créez dans Document Creator, car dans Document Creator, vous sélectionnez vous-même le client dans votre liste, sans qu'aucune correspondance ne soit nécessaire.
Pour un document de vente téléversé, Banqup exige une correspondance exacte sur l'identifiant du participant :
Si l'identifiant du participant figurant sur le document correspond à un client actif, le document est relié à ce client.
S'il ne correspond à aucun client actif, Banqup ne se rabat pas sur le numéro de TVA ou le nom de l'entreprise. Il crée à la place un nouveau profil client actif.
Cette règle plus stricte existe parce qu'un document de vente est adressé à une adresse électronique bien précise. Se rabattre sur un signal plus faible pourrait envoyer une facture à la mauvaise adresse réseau.
Ce qu'il faut savoir
Un identifiant l'emporte toujours sur un nom. Tant que le document comporte au moins un identifiant officiel, qu'il s'agisse d'un identifiant du participant ou d'un numéro de TVA ou d'entreprise, Banqup ne se rabat jamais sur une correspondance par nom d'entreprise. C'est ce qui évite que deux entreprises différentes portant des noms similaires ne soient fusionnées en une seule.
Les partenaires désactivés sont ignorés. Un partenaire commercial désactivé est considéré comme retiré, donc Banqup ne relie pas de nouveaux documents à celui-ci. Si un document arrive pour un partenaire que vous avez désactivé, un tout nouveau profil actif est créé plutôt que de réutiliser le profil désactivé. Pour que les documents continuent à atterrir sur le profil existant, ouvrez l'onglet Désactivé dans Partenaires commerciaux et sélectionnez Réactiver au préalable.
Une correspondance de numéro de TVA ne suffit pas toujours. Si un document entrant comporte un numéro de TVA, et que le partenaire enregistré titulaire de ce numéro de TVA a un identifiant du participant différent enregistré, Banqup ne relie pas automatiquement les deux. Deux fiches qui ne s'accordent pas sur l'adresse électronique sont plus susceptibles d'être deux entités différentes qu'une seule, et classer un document à la mauvaise adresse réseau est plus difficile à corriger par la suite que de le relier manuellement.
Pour obtenir les meilleurs résultats
Complétez les deux identifiants pour chaque partenaire. Un partenaire disposant à la fois d'un numéro de TVA ou d'entreprise (BCE) et d'un identifiant du participant peut être mis en correspondance à l'un ou l'autre niveau. Un partenaire sans aucun des deux ne peut être mis en correspondance que par son nom.
Ne vous inquiétez pas des variations de nom. Comme les identifiants sont prioritaires sur les noms, une différence d'orthographe, de ponctuation ou de nom commercial sur un document entrant n'empêche pas la correspondance.
Questions fréquentes
Pourquoi Banqup a-t-il créé un second profil pour un fournisseur que j'ai déjà ?
Les causes habituelles sont que le partenaire existant est désactivé, donc ignoré, ce qui entraîne la création d'un nouveau profil actif, ou que le partenaire existant n'a ni numéro de TVA ni identifiant du participant enregistré, donc rien à mettre en correspondance. Vérifiez d'abord l'onglet Désactivé, puis vérifiez que les identifiants sont bien complétés sur le profil que vous souhaitez conserver.
Banqup utilise-t-il l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone figurant sur une facture pour retrouver le partenaire ?
Non. Les coordonnées ne sont jamais utilisées pour identifier un partenaire commercial.
En quoi est-ce différent de l'avertissement Doublon détecté ?
Ce sont deux vérifications distinctes. La correspondance décrite dans cet article s'exécute sur les documents, sans aucune action de votre part. L'avertissement Doublon détecté apparaît lorsque vous ajoutez ou modifiez vous-même un partenaire commercial et que les informations saisies ressemblent à un partenaire que vous avez déjà. Consultez Éviter les fournisseurs en double lors de la validation des factures pour cette vérification.
Puis-je relier moi-même un document à un autre partenaire ?
Oui. La correspondance automatique est un point de départ, pas une contrainte définitive. Vous pouvez modifier le client ou le fournisseur relié au document.