Lorsque l'OCR analyse une facture d'achat et ne reconnaît pas le fournisseur, Banqup propose de l'ajouter en tant que nouveau fournisseur. Pour garder votre liste de Partenaires Commerciaux propre, le système vérifie automatiquement si le fournisseur existe déjà avant qu'une nouvelle fiche soit créée.
Comment fonctionne la prévention automatique des doublons
Chaque fois que vous ajoutez ou modifiez un partenaire commercial, Banqup compare la combinaison du nom légal, du nom commercial et des identifiants officiels (tels que la TVA ou le BCE) à votre liste existante de Partenaires Commerciaux. Le contrôle s'effectue à chaque point d'entrée :
Lorsque vous ajoutez un partenaire depuis l'application Partenaires Commerciaux.
Lorsque vous en ajoutez un directement depuis un document, soit dans les détails du document pendant la validation de la facture, soit dans Création de Document.
Lorsque vous modifiez les détails d'un partenaire existant.
Si une correspondance est trouvée, Banqup affiche un message Doublon trouvé avant l'enregistrement et vous propose le partenaire commercial existant. Sélectionnez le partenaire proposé pour l'utiliser dans le document au lieu de créer une deuxième fiche, ou cliquez sur Retour pour corriger les données saisies.
Bon à savoir
Le contrôle des doublons s'applique également aux clients, pas seulement aux fournisseurs.
Si plusieurs factures du même nouveau fournisseur arrivent dans un même lot, Banqup reconnaît le fournisseur créé à partir de la première facture et associe automatiquement les factures suivantes.
Si le système signale un doublon mais que les partenaires sont réellement différents (par exemple, deux entreprises distinctes partageant le même nom légal), modifiez les détails pour rendre les différences explicites avant d'enregistrer.