Optische tekenherkenning (OCR) is een krachtige functie die automatisch belangrijke gegevens uit je geüploade PDF-facturen (of gescande facturen) haalt. De OCR zet ze om in e-facturen, waardoor ze doorzoekbaar worden. Deze technologie bespaart je tijd doordat gegevens niet meer handmatig hoeven te worden ingevoerd en maakt je factuurverwerking efficiënter.
Waarom OCR gebruiken?
Vind facturen sneller: Zoek naar facturen aan de hand van geëxtraheerde gegevens zoals factuurnummers of leveranciersnamen.
Bespaar tijd op gegevensinvoer: Vul velden zoals bedragen, datums en bankgegevens automatisch in.
Minder fouten: Minder fouten door handmatige invoer.
Betalingen vereenvoudigen: Dankzij de geëxtraheerde bankgegevens verloopt de verwerking van betalingen soepeler.
Hoe OCR werkt
Data extractie
Wanneer je een PDF-factuur importeert, haalt de OCR automatisch deze belangrijke elementen eruit:
Informatie over leverancier/klant
Documenttype (factuur, creditnota, uitgave)
Factuurnummer en data
Valuta en bedragen (exclusief/inclusief btw)
BTW-tarieven
Referentienummers
Bankgegevens (IBAN)
Verwerkingsstatussen
Na het uploaden worden documenten automatisch verwerkt via OCR
Elk document krijgt een kleurgecodeerde status op basis van de vervaldatum
Je kan de verwerkingsgebeurtenissen en -status bekijken in de documentdetails
Tips voor de beste resultaten
Zorg ervoor dat gescande documenten een minimale resolutie van 300 DPI hebben.
Gebruik duidelijke, leesbare kopieën van je documenten.
Controleer of alle belangrijke informatie zichtbaar is en niet is afgesneden.
Handmatige opties en probleemoplossing
OCR overslaan
Moet je een factuur snel verwerken?
Ga naar de detailpagina om gegevens handmatig in te voeren
Handig als je documenten onmiddellijk naar je accountant moet doorsturen
Waarom is OCR geannuleerd?
OCR kan worden geannuleerd als:
Het document geen factuur is
Het document onleesbaar is
Belangrijke informatie ontbreekt
Wanneer OCR is geannuleerd:
Het document krijgt de status Wacht op validatie
Sommige velden kunnen onvolledig zijn
Controleer het activiteitenlogboek van het document voor specifieke annuleringsredenen
FAQ
Hoe lang duurt het OCR-proces meestal?
Het OCR-proces neemt meestal een paar minuten in beslag. Tijdens piekuren of bij complexe documenten kan het proces echter langer duren.
Wat gebeurt er als de OCR een fout maakt?
Je kan alle informatie eenvoudig bewerken door op het veld te klikken en de juiste gegevens in te voeren. We raden je aan om de gegevens te controleren op nauwkeurigheid.
Kan OCR facturen in verschillende talen verwerken?
Ja, het systeem herkent nummers en standaard factuurvelden ongeacht de taal van de factuur.
Kan ik OCR gebruiken voor handgeschreven facturen?
Ons OCR-systeem is geoptimaliseerd voor getypte/gedrukte facturen. Hoewel het sommige handgeschreven elementen kan herkennen, raden we handmatige gegevensinvoer aan voor handgeschreven facturen om de nauwkeurigheid te garanderen.
Is het OCR-proces veilig?
Ja, alle OCR-verwerkingen worden veilig uitgevoerd met behulp van versleutelde verbindingen. Je factuurgegevens worden tijdens het hele proces beschermd en voldoen aan de regelgeving voor gegevensbescherming.
Werkt OCR met gescande kopieën van facturen?
Ja, OCR werkt met gescande facturen, maar de kwaliteit van de scan is belangrijk. Voor optimale resultaten:
Gebruik een minimale resolutie van 300 DPI
Zorg voor een goed contrast tussen tekst en achtergrond
Vermijd schaduwen en rimpels in de scan
Zorg ervoor dat het hele document wordt vastgelegd
Kan ik meerdere facturen tegelijk verwerken?
Ja, je kan meerdere facturen tegelijk uploaden en ons OCR-systeem zal ze parallel verwerken. Elke factuur wordt onafhankelijk verwerkt en je kan de voortgang volgen in je aankoop- of verkoopfacturen app.