Transactieradar vereenvoudigt het vaak complexe proces van het matchen van financiële transacties met de bijbehorende documenten. Door reconciliatie te automatiseren, helpt deze krachtige tool jou om met minimale inspanning een nauwkeurige financiële administratie bij te houden.
Wie zou Transactieradar moeten gebruiken en waarom
Transactieradar is ontworpen voor bedrijfseigenaren en accountants die regelmatig te maken hebben met het afstemmen van betalingen en facturen.
Je zal baat hebben bij het gebruik van Transactieradar als je:
De tijd die wordt besteed aan het handmatig matchen van transacties wil verminderen.
Bewijs nodig hebt voor betalingstransacties voor boekhoudkundige doeleinden.
Creditnota's verwerkt en deze moet matchen met originele facturen.
Het belangrijkste voordeel is efficiëntie. Wat vroeger uren handmatig werk kostte, kan nu in enkele minuten worden gedaan, met een grotere nauwkeurigheid.
Vereisten
Om Transactieradar te gebruiken, heb je deze nodig:
Gekoppelde bankrekening(en) waarmee u uw facturen betaalt.
Overzicht
Wanneer je Transactieradar voor het eerst opent, zie je een lijst met transacties met een overzicht van:
Aantal gematchte transacties.
Aantal niet-gematchte transacties.
Aantal voorgestelde matches die op je goedkeuring wachten.
Klik op Transacties matchen om voorgestelde en niet-gematchte transacties te zien. Klik op Toon matches om een gedetailleerde lijst van automatisch gematchte transacties te zien.
Tip: Bekijk de Transactieradar regelmatig om snel te zien welke items je aandacht nodig hebben.
Automatisch gematchte transacties
Transactieradar koppelt betalingen automatisch aan facturen aan de hand van vooraf gedefinieerde regels, waaronder:
Overeenkomende referenties.
Overeenstemming van bedragen.
Overeenkomst van datum.
Informatie over leverancier/klant.
Hoe het werkt: Wanneer een nieuwe transactie wordt gedetecteerd of een document wordt toegevoegd, past het systeem de matchingsregels toe en wordt de status dienovereenkomstig bijgewerkt.
Opmerking: Je bent zelf verantwoordelijk voor het controleren van de automatische matches in de Transactieradar.
Voorgestelde matches
Soms identificeert het systeem potentiële matches, maar heeft het jouw bevestiging nodig:
Klik onder Voorgestelde matches op Transacties matchen om de gevonden potentiële matches te bekijken.
Bekijk elke voorgestelde match, waarbij zowel de transactie- als de documentgegevens worden weergegeven.
Klik op Goedkeuren om de match te bevestigen of op Afwijzen om de match te weigeren.
Handmatig matchen
Voor transacties die menselijke tussenkomst vereisen:
Klik op Transacties matchen onder Niet gematchte transacties.
Dubbelklik op de transactie die je wilt matchen met één of meerdere documenten.
Er verschijnt een lijst met voorgestelde documenten waarmee je de transactie kunt matchen.
Selecteer het document of de documenten die je aan de transactie wilt koppelen.
Opmerkingen:
Je kan een enkele transactie matchen met meerdere documenten, of meerdere transacties met een enkel document indien van toepassing.
Als er geen document nodig is voor een transactie (bijv. je huurbetaling), kun je Geen document nodig selecteren.
FAQ
Hoe vaak worden transacties bijgewerkt in Transactieradar?
Transacties van Banqup Business Accounts worden in realtime bijgewerkt. Transacties van externe bankrekeningen worden bijgewerkt op basis van jouw synchronisatie-instellingen, meestal dagelijks.
Kan Transactieradar gedeeltelijke betalingen matchen?
Ja, het systeem kan gedeeltelijke betalingen matchen met facturen en het resterende saldo bijhouden.
Wat gebeurt er als ik een voorgestelde match afwijs?
De transactie en het document gaan terug naar de pool met niet-gematchte transacties en kunnen nieuwe voorgestelde matches genereren op basis van andere potentiële matches.
Kan ik een match ongedaan maken als ik een fout heb gemaakt?
Ja, ga naar de gematchte transactie, klik op “Opties” en selecteer “Unmatch” om de transactie van het document te scheiden.
Werkt Transactieradar met alle soorten documenten?
Het werkt met verkoopfacturen, aankoopfacturen en creditnota's. Andere documenttypes hebben mogelijk beperkte functionaliteit.