Het goedkeuren van een factuur is een zakelijke beslissing die de factuur markeert als geautoriseerd voor betaling. De goedkeuringsworkflow helpt organisaties controle te houden over hun uitgaven door te zorgen voor de juiste autorisatie voordat betaling plaatsvindt.
Opmerking
Het is belangrijk om te begrijpen dat de actie "goedkeuren" niets te maken heeft met het feit of de factuur in je Banqup-space aankomt, of dat deze wordt verzonden naar je boekhouder en naar integraties.
Er is geen actie om te voorkomen dat e-facturen in je Banqup-space binnenkomen. Als je een factuur ontvangt waarmee je het niet eens bent, kan je deze nog steeds markeren als geweigerd en een creditnota aanvragen bij de leverancier.
Voor PDF-facturen is een validatie vereist (facturen met de status "Nog te valideren"), maar dit is louter een gegevensvalidatietaak na de OCR, geen zakelijke beslissing.
Wat gebeurt er als je een factuur goedkeurt?
De factuur wordt zichtbaar in de app Uitgaande Betalingen als klaar voor betaling.
Hoe kan je een factuur goedkeuren?
Om facturen goed te keuren in Banqup:
Als je space de rollen Aankoopassistent en Verantwoordelijke aankoop gebruikt, verloopt de goedkeuring in twee stappen in plaats van één. Zie Goedkeuring in twee stappen voor aankoopfacturen hieronder.
Navigeer naar Aankoopfacturen.
Selecteer één of meerdere facturen.
Klik op de knop Goedkeuren.
Meerdere facturen in één keer goedkeuren
Ga naar Aankoopfacturen.
Selecteer de facturen die je wil goedkeuren.
Klik op de knop Goedkeuren. Er opent een overzichtsvenster met de volledige lijst van geselecteerde facturen.
Als een factuur een validatiefout heeft, wordt ze in de lijst gemarkeerd. Je hebt twee opties:
Klik op het verwijder-icoon naast een gemarkeerde factuur om ze uit de selectie te halen, en behandel ze later apart.
Verwijder elke andere factuur uit de selectie als je van gedacht verandert.
Wanneer de lijst alleen nog de facturen bevat die je wil goedkeuren, klik op Goedkeuren om te bevestigen.
💡 Best practices
Bekijk de factuurgegevens zorgvuldig voor goedkeuring.
Houd goedgekeurde facturen in de gaten via Uitgaande Betalingen.
FAQs
Ik probeer meerdere facturen in één keer goed te keuren en ik zie "Remove all items with errors". Wat moet ik doen?
Dit bericht verschijnt als minstens één factuur in je selectie nog een probleem heeft dat goedkeuring verhindert. De meest voorkomende oorzaak is een factuur die nog de status Wacht op validatie heeft: die moet eerst gevalideerd worden voor ze kan worden goedgekeurd.
Om verder te gaan:
Zoek in het overzichtsvenster de facturen die met een fout zijn gemarkeerd.
Klik op het verwijder-icoon naast elke gemarkeerde factuur om ze uit de selectie te halen. Je kan ze dan apart afhandelen (bijvoorbeeld eerst een factuur met status Wacht op validatie valideren).
Zodra alleen nog goed te keuren facturen in de lijst staan, klik opnieuw op Goedkeuren.
Kan ik een factuur goedkeuren die nog wacht op validatie?
Nee. Facturen met de status Wacht op validatie moeten eerst gevalideerd worden. Validatie is een datacontrole die na de OCR gebeurt op PDF- of gescande facturen. Zodra ze gevalideerd is, kan de factuur net als elke andere worden goedgekeurd.
Wat gebeurt er met facturen die ik uit de bulkgoedkeuring heb gehaald?
Niets. Ze blijven precies zoals ze waren, in de status die ze voordien hadden. Een factuur uit het overzichtsvenster halen haalt ze alleen uit deze batch, het verandert de factuur zelf niet.
Kan ik een goedkeuring ongedaan maken?
Goedkeuring is geen actie die je vanuit de lijst Aankoopfacturen kan terugdraaien. Als je per ongeluk een factuur hebt goedgekeurd, hangt de volgende stap af van wat je wil doen: als je de betaling wil tegenhouden, annuleer ze vanuit Uitgaande Betalingen voor ze verwerkt wordt. Als je het niet eens bent met de factuur zelf, markeer ze dan als geweigerd en vraag een creditnota aan je leverancier.
Goedkeuring in twee stappen voor aankoopfacturen
Sommige organisaties willen dat een aankoopfactuur door een tweede persoon wordt bekeken voordat ze wordt goedgekeurd voor betaling. Banqup ondersteunt dit met twee gebruikersrollen die de goedkeuring in twee stappen opsplitsen.
Hoe de twee stappen werken
Een gebruiker met de rol Aankoopassistent opent de factuur en klikt op Goedkeuren. Dit registreert de eerste goedkeuring en de factuur krijgt de status In afwachting van definitieve goedkeuring.
De knop Goedkeuren is daarna verborgen voor die gebruiker. Een Aankoopassistent kan de goedkeuring niet alleen afronden.
Een gebruiker met de rol Verantwoordelijke aankoop opent dezelfde factuur en klikt op Goedkeuren. Dit rondt de goedkeuring af en de factuur is goedgekeurd voor betaling.
Je kan filteren op In afwachting van definitieve goedkeuring in Aankoopfacturen om alle facturen te zien die op een definitieve goedkeurder wachten.
Facturen die de tweede stap overslaan
Self-billing-facturen, omdat je ze zelf hebt opgesteld namens je leverancier.
Facturen van een zakenpartner die je hebt gemarkeerd als Vertrouwde leverancier.
Opmerking: Rollen worden per gebruiker toegekend in je space. Om te controleren of te wijzigen wie de rollen Aankoopassistent en Verantwoordelijke aankoop heeft, zie Gebruikersrollen bewerken.
Externe goedkeuring voor aankoopfacturen
Je kan Aankoopfacturen naar een externe app sturen voor goedkeuring voordat ze verder gaan in je workflow. Zo houd je strakker de controle over welke documenten mogen doorstromen.
Zet Externe goedkeuring aan of uit voor aankoopdocumenten in de instellingen van je Inbox-app. Je krijgt een bevestigingsbericht wanneer de instelling is opgeslagen.
Als ze aanstaat, toont een aankoopfactuur In afwachting van externe goedkeuring terwijl de externe app ze beoordeelt. Interne gebruikers kunnen ze in die periode niet goedkeuren, weigeren of betwisten.
Als ze uitstaat (de standaard), volgen facturen de normale interne flow en tonen ze In afwachting van goedkeuring voor interne beoordeling.
Opmerking: Externe goedkeuring staat standaard uit, dus je bestaande workflows worden pas beïnvloed wanneer je ze inschakelt.