Wanneer je facturen ontvangt in Banqup, doorlopen deze verschillende statussen waarmee jede voortgang kan volgen, van ontvangst tot betaling. Als je deze statussen begrijpt, kan je jouw crediteurenadministratie efficiënt beheren en weet je precies welke actie voor elke factuur nodig is.
Soorten statussen in Banqup
Banqup houdt drie verschillende soorten statussen bij voor elke aankoopfactuur:
Algemene status: de belangrijkste status die aangeeft wat op dit moment het belangrijkste is aan de factuur.
Documentstatus: of de factuurgegevens correct en gevalideerd zijn.
Betalingsstatus: of de factuur is betaald.
De algemene status is wat je standaard te zien krijgt. Deze combineert informatie uit de andere twee statussen om de meest relevante status te tonen voor het ondernemen van actie.
Algemene statussen
Dit zijn de belangrijkste statussen die je voor jouw facturen te zien krijgt:
In afwachting van validatie
PDF- en gescande facturen die naar Banqup worden geüpload, worden gemarkeerd als "In afwachting van validatie". E-facturen in XML/UBL-formaat worden automatisch gevalideerd door het systeem (als het bestand correct is geformatteerd). → Meer info hier.
Wat te doen: Controleer of alle belangrijke gegevens zijn ingevuld en correct zijn.
Onbetaald
De factuur is gevalideerd, maar nog niet betaald. Dit is de normale status voor facturen die klaar zijn voor betaling.
Wat te doen: Betaal de factuur of plan de betaling in als deze nog niet verschuldigd is.Gedeeltelijk betaald
Je hebt een gedeeltelijke betaling gedaan, maar je moet nog steeds een deel van deze factuur betalen.
Wat te doen: Betaal het resterende saldo.
Volledig betaald
Uitstekend! Je hebt deze factuur volledig betaald.
Wat te doen: Geen actie nodig.
Betwist
Je hebt de factuur betwist via de knop Betwisten en een reden gekozen. Een betwisting is tijdelijk: jij en je leverancier moeten nog tot een akkoord komen. Ze blijft Betwist tot je op Oplossen klikt.
Wat te doen: regel de betwisting met je leverancier en klik daarna op Oplossen. De factuur gaat terug naar haar betaalstatus (meestal Onbetaald), waar je ze kan betalen.Geweigerd
Je hebt de factuur geweigerd via de knop Weigeren en een reden gekozen. Ze blijft Geweigerd tot je op Oplossen klikt.
Wat te doen: werk samen met je leverancier om de factuur te corrigeren of volledig te annuleren.
Documentstatussen
Deze statussen hebben betrekking op de factuurgegevens en validatie:
In afwachting van validatie: factuur in afwachting van gegevensvalidatie door een gebruiker.
Gevalideerd: gevalideerd en klaar voor verwerking.
Ongeldig: het document is niet door de controles geraakt en moet gecorrigeerd worden. Je ziet dit label mogelijk in de documentdetails als je een geweigerd document opent vanuit je Inbox.
Volledig goedgekeurd: de factuur is beoordeeld en goedgekeurd door de juiste personen in jouw organisatie en is klaar voor betaling.
Geweigerd: jouw organisatie heeft deze factuur om zakelijke redenen afgewezen.
Betwist: de factuur is gemarkeerd voor overleg met de leverancier vanwege vragen of twijfels over de juistheid ervan.
Betaalstatussen
Deze volgen de voortgang van de betaling:
Onbetaald: er is nog geen betaling gedaan.
Gedeeltelijk betaald: er is een deel van de betaling gedaan, het saldo moet nog worden voldaan.
Volledig betaald: de leverancier heeft de volledige betaling ontvangen.
Hoe statussen samenwerken
De algemene status combineert informatie uit alle andere statussen om je te laten zien wat het belangrijkst is. Bijvoorbeeld:
Als een factuur “Volledig goedgekeurd” maar ‘Onbetaald’ is, is de algemene status “Onbetaald”.
Als een factuur ‘Betwist’ en ‘Volledig betaald’ is, is de algemene status ‘Betwist’, omdat het document aandacht vereist, ook al is de betaling voltooid.
De algemene status bepaalt welke acties je kan ondernemen met betrekking tot een factuur, waardoor je gemakkelijker weet wat jouw volgende stappen zijn.
In welk tabblad verschijnt mijn factuur?
De app Aankoopfacturen sorteert elke factuur in één van drie tabbladen: Te beoordelen, Onbetaald en Betaald. Het tabblad wordt automatisch gekozen op basis van de document- en betaalstatus van de factuur.
Te beoordelen: ze wordt nog gevalideerd (In afwachting van validatie of Wordt gevalideerd), gevalideerd maar nog niet goedgekeurd, of ze is Betwist of Geweigerd en nog niet opgelost.
Onbetaald: ze is goedgekeurd en wacht nog op betaling (Onbetaald, Gedeeltelijk betaald of Betaling gepland).
Betaald: ze is volledig betaald (Volledig betaald).
Betaling gepland betekent dat er een betaling voor de factuur is ingepland maar nog niet is uitgevoerd. Wordt gevalideerd is een korte fase terwijl het systeem zijn automatische controles afrondt.
FAQ
Wat is het verschil tussen ‘Geweigerd’ en ‘Betwist’?
“Betwist” betekent dat je vragen hebt die je met jouw leverancier moet bespreken voordat je een beslissing neemt. “Geweigerd” betekent dat je een definitieve beslissing hebt genomen om de factuur niet te betalen.
Kan een factuur van ‘Geweigerd’ teruggaan naar ‘Onbetaald’?
Ja. Eens jij en je leverancier het probleem hebben opgelost en akkoord zijn over de betaling, klik je op Oplossen bij de factuur. De status gaat terug naar Onbetaald.
Waarom blijft mijn factuur hangen in ‘In afwachting van validatie’?
Omdat je de gegevens van de factuur nog moet valideren. Controleer of alle velden van de factuur correct zijn ingevuld.
Kan ik de status van een factuur handmatig wijzigen?
Je kan sommige statussen bijwerken met acties die je onderneemt (zoals een factuur markeren als betaald of weigeren). Andere worden automatisch door het systeem ingesteld (zoals wanneer je een factuur betaalt).
Waarom verschijnt een betaalde factuur nog steeds in het tabblad "In behandeling"?
Het tabblad "In behandeling" filtert facturen op basis van hun documentstatus, niet hun betalingsstatus. Een factuur verschijnt in "In behandeling" als deze wacht op validatie of nog niet is goedgekeurd. Zodra je de factuur valideert en goedkeurt, verdwijnt deze uit het tabblad "In behandeling", ongeacht of deze betaald is.
Annuleert het weigeren van een factuur ze juridisch?
Nee. Een aankoopfactuur weigeren of betwisten (met de knop Weigeren of Betwisten) is een zakelijke actie: ze legt je beslissing vast en informeert je workflow en je boekhouder. Ze annuleert de factuur niet juridisch. Om formeel bezwaar te maken tegen de factuur van een leverancier moet je hem nog altijd via je gebruikelijke kanalen contacteren, bijvoorbeeld door een creditnota te vragen.
Wat betekent "Geweigerd door systeem" en is dat hetzelfde als weigeren?
Nee. Afwijzen is geen actie die je zelf doet. Het gebeurt automatisch wanneer een binnenkomende factuur een technische controle niet doorstaat, bijvoorbeeld een niet-ondersteund formaat of een conformiteitsfout. Een afgewezen factuur komt nooit in je lijst Aankoopfacturen: ze belandt in je Inbox zodat je ze kan behandelen. Zie Ongeldige documenten in je Inbox beheren.