Wanneer je facturen ontvangt in Banqup, doorlopen deze verschillende statussen waarmee jede voortgang kan volgen, van ontvangst tot betaling. Als je deze statussen begrijpt, kan je jouw crediteurenadministratie efficiënt beheren en weet je precies welke actie voor elke factuur nodig is.
Soorten statussen in Banqup
Banqup houdt drie verschillende soorten statussen bij voor elke aankoopfactuur:
Algemene status: de belangrijkste status die aangeeft wat op dit moment het belangrijkste is aan de factuur.
Documentstatus: of de factuurgegevens correct en gevalideerd zijn.
Betalingsstatus: of de factuur is betaald.
De algemene status is wat je standaard te zien krijgt. Deze combineert informatie uit de andere twee statussen om de meest relevante status te tonen voor het ondernemen van actie.
Algemene statussen
Dit zijn de belangrijkste statussen die je voor jouw facturen te zien krijgt:
In afwachting van validatie
Alle facturen die naar Banqup worden geüpload, worden gemarkeerd als “In afwachting van validatie”. Dit betekent dat je de gegevens van de factuur moet valideren.
Wat te doen: Controleer of alle belangrijke gegevens zijn ingevuld en correct zijn voordat de factuur verder kan worden verwerkt.
Onbetaald
De factuur is gevalideerd, maar nog niet betaald. Dit is de normale status voor facturen die klaar zijn voor betaling.
Wat te doen: Betaal de factuur of plan de betaling in als deze nog niet verschuldigd is.Gedeeltelijk betaald
Je hebt een gedeeltelijke betaling gedaan, maar je moet nog steeds een deel van deze factuur betalen.
Wat te doen: Betaal het resterende saldo.
Volledig betaald
Uitstekend! Je hebt deze factuur volledig betaald.
Wat te doen: Geen actie nodig.
Betwist
Je hebt de factuur gemarkeerd als ‘geweigerd’ en ‘betwist’ als reden geselecteerd. De factuur blijft in deze status staan, tenzij je deze als opgelost markeert.
Wat te doen: Neem contact op met jouw leverancier om het geschil op te lossen. Vervolgens kan je de factuur markeren als opgelost of betaald, of doorgaan met de betaling. De factuur keert dan terug naar de betalingsstatus.
Geweigerd
Je hebt de factuur gemarkeerd als ‘geweigerd’. De factuur blijft in deze status staan, tenzij je deze markeert als opgelost.
Wat je moet doen: Neem contact op met jouw leverancier om de factuur te corrigeren of volledig te annuleren.
Documentstatussen
Deze statussen hebben betrekking op de factuurgegevens en validatie:
In afwachting van validatie: factuur in afwachting van gegevensvalidatie door een gebruiker.
Gevalideerd: gevalideerd en klaar voor verwerking.
Ongeldig: validatie mislukt en moet worden gecorrigeerd.
Volledig goedgekeurd: de factuur is beoordeeld en goedgekeurd door de juiste personen in jouw organisatie en is klaar voor betaling.
Geweigerd: jouw organisatie heeft deze factuur om zakelijke redenen afgewezen.
Betwist: de factuur is gemarkeerd voor overleg met de leverancier vanwege vragen of twijfels over de juistheid ervan.
Betaalstatussen
Deze volgen de voortgang van de betaling:
Onbetaald: er is nog geen betaling gedaan.
Gedeeltelijk betaald: er is een deel van de betaling gedaan, het saldo moet nog worden voldaan.
Volledig betaald: de leverancier heeft de volledige betaling ontvangen.
Hoe statussen samenwerken
De algemene status combineert informatie uit alle andere statussen om je te laten zien wat het belangrijkst is. Bijvoorbeeld:
Als een factuur “Volledig goedgekeurd” maar ‘Onbetaald’ is, is de algemene status “Onbetaald”.
Als een factuur ‘Betwist’ en ‘Volledig betaald’ is, is de algemene status ‘Betwist’, omdat het document aandacht vereist, ook al is de betaling voltooid.
De algemene status bepaalt welke acties je kan ondernemen met betrekking tot een factuur, waardoor je gemakkelijker weet wat jouw volgende stappen zijn.
FAQ
Wat is het verschil tussen ‘Geweigerd’ en ‘Betwist’?
“Betwist” betekent dat je vragen hebt die je met jouw leverancier moet bespreken voordat je een beslissing neemt. “Geweigerd” betekent dat je een definitieve beslissing hebt genomen om de factuur niet te betalen.
Kan een factuur van ‘Geweigerd’ teruggaan naar ‘Onbetaald’?
Ja, als jij en jouw leverancier de problemen oplossen en overeenstemming bereiken over de betaling, kan je de factuur markeren als “opgelost”. De status verandert dan weer in “Onbetaald”.
Waarom blijft mijn factuur hangen in ‘In afwachting van validatie’?
Omdat je de gegevens van de factuur nog moet valideren. Controleer of alle velden van de factuur correct zijn ingevuld.
Kan ik de status van een factuur handmatig wijzigen?
Je kan sommige statussen bijwerken met acties die je onderneemt (zoals een factuur markeren als betaald of weigeren). Andere worden automatisch door het systeem ingesteld (zoals wanneer je een factuur betaalt).