Wanneer je facturen aanmaakt en verstuurt in Banqup, doorlopen ze verschillende statussen die je helpen om hun voortgang te volgen, van aanmaak tot betaling. Door deze statussen te begrijpen weet je precies waar elke factuur staat en welke acties je eventueel moet ondernemen.
De soorten statussen in Banqup
Banqup houdt vier verschillende soorten statussen bij voor elke verkoopfactuur:
Algemene status: de hoofdstatus die toont wat op dit moment het belangrijkste is voor de factuur.
Documentstatus: of de factuurgegevens correct en gevalideerd zijn.
Betaalstatus: of de factuur betaald is.
Leveringsstatus: of de factuur succesvol verstuurd is naar je klant.
De algemene status is wat je standaard ziet. Hij combineert informatie uit de andere drie om je de meest relevante status te tonen om actie op te ondernemen.
Algemene statussen
Dit zijn de hoofdstatussen die je voor je facturen ziet:
In afwachting van validatie
PDF- en gescande facturen die je in Banqup uploadt, krijgen de status "In afwachting van validatie". E-facturen in XML/UBL-formaat worden automatisch gevalideerd door het systeem (als het bestand correct geformatteerd is). → Meer info hier.
Wat te doen: controleer of alle belangrijke gegevens ingevuld en correct zijn voordat de factuur verder kan.
Onbetaald
Je factuur is succesvol verstuurd, maar nog niet betaald. Dit is de standaardstatus voor de meeste facturen na verzending.
Wat te doen: volg de factuur op en herinner je klant als de betaling te laat is.
Onderweg
Je klant heeft de betaling succesvol uitgevoerd (bijvoorbeeld via Bancontact of iDEAL), maar de bankafwikkeling is nog niet afgerond. De factuur staat niet meer op "Onbetaald", maar is ook nog niet volledig geboekt.
Wat te doen: geen onmiddellijke actie nodig. De status gaat automatisch over op Volledig betaald zodra de bank de afwikkeling bevestigt. Je kan deze status ook zien in Transaction Radar terwijl de bijhorende transactie wordt afgepunt.
Gedeeltelijk betaald
Je klant heeft een gedeeltelijke betaling gedaan, maar er staat nog een bedrag open op deze factuur.
Wat te doen: vraag het resterende bedrag op of accepteer de gedeeltelijke betaling als dat zo is afgesproken.
Volledig betaald
Goed nieuws! Je factuur is volledig betaald.
Wat te doen: geen actie nodig. De factuur is afgehandeld.
Betwist
Je klant heeft de factuur betwist omdat hij denkt dat er iets niet klopt. Een betwisting is een tijdelijke weigering: er is meer overleg nodig om tot een akkoord te komen, waarna de factuur goedgekeurd of geweigerd kan worden.
Wat te doen: neem contact op met je klant om zijn bezwaren op te lossen. Eens opgelost kan je de factuur als opgelost markeren en gaat ze terug naar Onbetaald.
Geweigerd
Je klant heeft de factuur geweigerd omdat hij ze onjuist vindt en ze zo niet betaald kan worden.
Wat te doen: werk samen met je klant om het probleem op te lossen. Eens jullie een akkoord hebben, kan je de factuur als opgelost markeren (ze gaat terug naar Onbetaald), of een creditnota en een nieuwe factuur opstellen.
Wordt niet betaald
Je hebt deze factuur als verlies geboekt omdat ze niet betaald zal worden. Dat doe je met de actie Markeren als wordt niet betaald.
Wat te doen: geen actie nodig als het verlies definitief is. Verandert de situatie, markeer de factuur dan als opgelost om ze terug naar Onbetaald te zetten.
Documentstatussen
Deze statussen gaan over de factuurgegevens en de validatie:
Concept: factuur aangemaakt maar nog niet verstuurd.
In afwachting van validatie: factuur wacht op validatie van de gegevens door een gebruiker.
Gevalideerd: gevalideerd en klaar om te verwerken.
Ongeldig: het document is niet door de controles geraakt en moet gecorrigeerd worden. Je ziet dit label mogelijk in de documentdetails als je een geweigerd document opent vanuit je Inbox.
Volledig goedgekeurd: de klant heeft de factuur volledig aanvaard.
Geweigerd: de klant heeft de factuur geweigerd.
Betwist: de klant heeft vragen die opgelost moeten worden.
Betaalstatussen
Deze volgen de voortgang van de betaling:
Onbetaald: nog geen betaling ontvangen.
Onderweg: een betalingstransactie is succesvol afgerond (meestal via Bancontact, iDEAL of een andere directe betaalmethode), maar de bankafwikkeling wordt nog verwerkt. Wordt automatisch geactiveerd zodra het verwachte saldo nul bereikt, zelfs als het openstaande saldo nog niet is bijgewerkt door het definitieve bankafschrift.
Gedeeltelijk betaald: gedeeltelijke betaling ontvangen, saldo nog open.
Volledig betaald: volledige betaling ontvangen.
Wordt niet betaald: factuur wordt niet betaald (meestal na een weigering).
Leveringsstatussen
Deze tonen de voortgang van de verzending en zeggen je precies hoe ver de factuur al is op weg naar je klant:
Wordt verzonden: de factuur is onderweg naar je klant.
Klaar om te verzenden: een tijdelijke status terwijl het systeem het document klaarmaakt om te verzenden. Hij verschijnt kort vóór Verzenden.
Ontvangen (door ontvangstplatform): de factuur is aangekomen op het platform dat hem aan je klant levert (bijvoorbeeld Peppol), maar je klant heeft hem nog niet geopend. Voor jou is het werk klaar. Wat daarna gebeurt, hangt af van de klant.
Ontvangen (door klant): je klant heeft de factuur in zijn eigen systeem opgehaald. Dit is de laatste leveringsstap.
Levering mislukt: de factuur kon niet geleverd worden, meestal door een technisch probleem of foute klantgegevens. Zie de FAQ hieronder voor wat je moet controleren.
💡 Twee factuuracties beïnvloeden deze statussen: Uitgeven rondt een factuur af zonder ze te verzenden (ze wordt Gevalideerd), en Annuleren sluit een factuur af die vastzit in In behandeling. Zie Aan de slag met Verkoopfacturen voor hoe je ze gebruikt.
Hoe statussen samenwerken
De algemene status combineert informatie uit alle andere statussen om je het belangrijkste te tonen. Bijvoorbeeld:
Als een factuur "Gevalideerd" is (document) en "Ontvangen door klant" (levering), maar "Onbetaald" (betaling), dan wordt de algemene status "Onbetaald".
Als een factuur "Gevalideerd" is (document) en "Ontvangen door klant" (levering), en de klant net een Bancontact-betaling heeft uitgevoerd die nog wordt afgewikkeld, is de betaalstatus Onderweg en toont de algemene status Onderweg tot de bank de boeking bevestigt.
Als een factuur "Betwist" is (document) en "Onbetaald" (betaling), dan wordt de algemene status "Betwist", omdat de betwisting oplossen voorrang heeft.
In welk tabblad verschijnt mijn factuur?
De app Verkoopfacturen sorteert elke factuur in één van drie tabbladen: Te beoordelen, Onbetaald en Betaald. Het tabblad wordt automatisch gekozen op basis van de leverings-, document- en betaalstatus van de factuur.
Te beoordelen: ze wordt nog verstuurd (Verzenden, Klaar om te verzenden of Levering mislukt), nog gevalideerd (In afwachting van validatie of Wordt gevalideerd), of ze is Betwist of Geweigerd en nog niet opgelost.
Onbetaald: ze is verstuurd en gevalideerd, en wacht nog op betaling (Onbetaald, Gedeeltelijk betaald of Betaling gepland).
Betaald: ze is geleverd, gevalideerd en volledig betaald (Volledig betaald).
Betaling gepland betekent dat er een betaling voor de factuur is ingepland maar nog niet is uitgevoerd. Wordt gevalideerd is een korte fase terwijl het systeem zijn automatische controles afrondt.
FAQ
Wat is het verschil tussen "Geweigerd" en "Betwist"?
"Betwist" betekent dat je klant vragen heeft en de factuur wil bespreken voor hij betaalt. "Geweigerd" betekent dat hij de definitieve beslissing heeft genomen om niet te betalen.
Kan een factuur van "Geweigerd" terug naar "Onbetaald" gaan?
Ja, je kan de factuur als opgelost markeren en de status keert dan terug naar "Onbetaald".
Waarom blijft mijn factuur hangen op "In afwachting van validatie"?
Omdat je de gegevens van de factuur nog moet valideren. Controleer of alle velden van de factuur correct ingevuld zijn. → Lees hier meer.
Wat is het verschil tussen "Ontvangen (door ontvangstplatform)" en "Ontvangen (door klant)"?
"Ontvangen (door platform van ontvanger)" betekent dat de factuur het netwerk heeft bereikt dat ze levert (bijvoorbeeld Peppol), maar je klant heeft ze nog niet geopend of geïmporteerd. "Ontvangen (door klant)" betekent dat het boekhoudsysteem of de inbox van je klant heeft bevestigd dat hij de factuur echt heeft. Beide zijn normale fases. Op Peppol is de tweede bevestiging ("Ontvangen door klant") optioneel in het netwerk, dus ze verschijnt misschien nooit, ook al heeft je klant de factuur. Een factuur die op "Ontvangen (door platform van ontvanger)" blijft staan, is niet geblokkeerd en is geen leveringsprobleem.
Wat doe ik als de levering mislukt?
Controleer of de contactgegevens van je klant kloppen, vooral zijn e-mailadres voor verzending via e-mail en zijn ondernemings-/btw-nummer (of GLN indien van toepassing) voor verzending via Peppol. Controleer ook of je klant actief is op Peppol door zijn bedrijfsnaam of btw-/GLN-nummer op te zoeken in de Peppol Directory. Als alles in orde is, kan je de factuur versturen.
Kan ik de status van een factuur handmatig aanpassen?
Sommige statussen kan je bijwerken via je eigen acties (bijvoorbeeld een factuur als betaald markeren). Andere worden automatisch ingesteld door het systeem (bijvoorbeeld wanneer een klant een factuur betaalt op je Banqup Business Account).
Waarom verschijnt een betaalde factuur nog in het tabblad "Te beoordelen"?
Het tabblad Te beoordelen gaat niet over of de factuur betaald is. Een verkoopfactuur blijft in Te beoordelen zolang ze nog verstuurd of gecontroleerd wordt: tijdens het verzenden (Verzenden, Klaar om te verzenden of Levering mislukt), tijdens de validatie (In afwachting van validatie of Wordt gevalideerd), of zolang ze Betwist of Geweigerd en nog niet opgelost is. Eens gevalideerd en succesvol verstuurd, gaat ze naar Onbetaald (of Betaald zodra de betaling binnenkomt). Een verkoopfactuur goedkeuren is optioneel en bepaalt niet in welk tabblad ze staat.