Wanneer je facturen aanmaakt en verstuurt in Banqup, doorlopen ze verschillende statussen die je helpen om hun voortgang te volgen, van aanmaak tot betaling. Door deze statussen te begrijpen weet je precies waar elke factuur staat en welke acties je eventueel moet ondernemen.
De soorten statussen in Banqup
Banqup houdt vier verschillende soorten statussen bij voor elke verkoopfactuur:
Algemene status: de hoofdstatus die toont wat op dit moment het belangrijkste is voor de factuur.
Documentstatus: of de factuurgegevens correct en gevalideerd zijn.
Betaalstatus: of de factuur betaald is.
Leveringsstatus: of de factuur succesvol verstuurd is naar je klant.
De algemene status is wat je standaard ziet. Hij combineert informatie uit de andere drie om je de meest relevante status te tonen om actie op te ondernemen.
Algemene statussen
Dit zijn de hoofdstatussen die je voor je facturen ziet:
In afwachting van validatie
PDF- en gescande facturen die je in Banqup uploadt, krijgen de status "In afwachting van validatie". E-facturen in XML/UBL-formaat worden automatisch gevalideerd door het systeem (als het bestand correct geformatteerd is). → Meer info hier.
Wat te doen: controleer of alle belangrijke gegevens ingevuld en correct zijn voordat de factuur verder kan.
Onbetaald
Je factuur is succesvol verstuurd, maar nog niet betaald. Dit is de standaardstatus voor de meeste facturen na verzending.
Wat te doen: volg de factuur op en herinner je klant als de betaling te laat is.
Gedeeltelijk betaald
Je klant heeft een gedeeltelijke betaling gedaan, maar er staat nog een bedrag open op deze factuur.
Wat te doen: vraag het resterende bedrag op of accepteer de gedeeltelijke betaling als dat zo is afgesproken.
Volledig betaald
Goed nieuws! Je factuur is volledig betaald.
Wat te doen: geen actie nodig. De factuur is afgehandeld.
Betwist
Je hebt de factuur gemarkeerd als "wordt niet betaald" en "betwisting" als reden gekozen. Hij blijft in deze status tot je hem als opgelost markeert.
Wat te doen: neem contact op met je klant om zijn bezwaren op te lossen. Eens opgelost kan je de factuur als opgelost of betaald markeren. De factuur gaat dan terug naar de status "Onbetaald" of "Volledig betaald".
Geweigerd
Je hebt de factuur gemarkeerd als "wordt niet betaald". Hij blijft in deze status tot je hem als opgelost markeert.
Wat te doen: bekijk de factuur, breng de nodige correcties aan of stel een nieuwe factuur op als dat nodig is.
Documentstatussen
Deze statussen gaan over de factuurgegevens en de validatie:
Concept: factuur aangemaakt maar nog niet verstuurd.
In afwachting van validatie: factuur wacht op validatie van de gegevens door een gebruiker.
Gevalideerd: gevalideerd en klaar om te verwerken.
Ongeldig: validatie mislukt en moet gecorrigeerd worden.
Volledig goedgekeurd: de klant heeft de factuur volledig aanvaard.
Geweigerd: de klant heeft de factuur geweigerd.
Betwist: de klant heeft vragen die opgelost moeten worden.
Betaalstatussen
Deze volgen de voortgang van de betaling:
Onbetaald: nog geen betaling ontvangen.
Gedeeltelijk betaald: gedeeltelijke betaling ontvangen, saldo nog open.
Volledig betaald: volledige betaling ontvangen.
Wordt niet betaald: factuur wordt niet betaald (meestal na een weigering).
Leveringsstatussen
Deze tonen de voortgang van de verzending en zeggen je precies hoe ver de factuur al is op weg naar je klant:
Wordt verzonden: de factuur is onderweg naar je klant.
Ontvangen (door ontvangstplatform): de factuur is aangekomen op het platform dat hem aan je klant levert (bijvoorbeeld Peppol), maar je klant heeft hem nog niet geopend. Voor jou is het werk klaar. Wat daarna gebeurt, hangt af van de klant.
Ontvangen (door klant): je klant heeft de factuur in zijn eigen systeem opgehaald. Dit is de laatste leveringsstap.
Levering mislukt: de factuur kon niet geleverd worden, meestal door een technisch probleem of foute klantgegevens. Zie de FAQ hieronder voor wat je moet controleren.
Hoe statussen samenwerken
De algemene status combineert informatie uit alle andere statussen om je het belangrijkste te tonen. Bijvoorbeeld:
Als een factuur "Gevalideerd" is (document) en "Ontvangen door klant" (levering), maar "Onbetaald" (betaling), dan wordt de algemene status "Onbetaald".
Als een factuur "Betwist" is (document) en "Onbetaald" (betaling), dan wordt de algemene status "Betwist", omdat de betwisting oplossen voorrang heeft.
FAQ
Wat is het verschil tussen "Geweigerd" en "Betwist"?
"Betwist" betekent dat je klant vragen heeft en de factuur wil bespreken voor hij betaalt. "Geweigerd" betekent dat hij de definitieve beslissing heeft genomen om niet te betalen.
Kan een factuur van "Geweigerd" terug naar "Onbetaald" gaan?
Ja, je kan de factuur als opgelost markeren en de status keert dan terug naar "Onbetaald".
Waarom blijft mijn factuur hangen op "In afwachting van validatie"?
Omdat je de gegevens van de factuur nog moet valideren. Controleer of alle velden van de factuur correct ingevuld zijn. → Lees hier meer.
Wat is het verschil tussen "Ontvangen (door ontvangstplatform)" en "Ontvangen (door klant)"?
"Ontvangen (door ontvangstplatform)" betekent dat de factuur is aangekomen op het netwerk dat hem levert (bijvoorbeeld Peppol), maar je klant heeft hem nog niet geopend of geïmporteerd. "Ontvangen (door klant)" betekent dat het boekhoudsysteem of de inbox van je klant heeft bevestigd dat hij de factuur effectief heeft. Beide zijn normale stappen. De meeste facturen gaan automatisch van de ene naar de andere terwijl de klant zijn binnenkomende documenten verwerkt.
Wat doe ik als de levering mislukt?
Controleer of de contactgegevens van je klant kloppen, vooral zijn e-mailadres voor verzending via e-mail en zijn ondernemings-/btw-nummer (of GLN indien van toepassing) voor verzending via Peppol. Controleer ook of je klant actief is op Peppol door zijn bedrijfsnaam of btw-/GLN-nummer op te zoeken in de Peppol Directory. Als alles in orde is, kan je de factuur versturen.
Kan ik de status van een factuur handmatig aanpassen?
Sommige statussen kan je bijwerken via je eigen acties (bijvoorbeeld een factuur als betaald markeren). Andere worden automatisch ingesteld door het systeem (bijvoorbeeld wanneer een klant een factuur betaalt op je Banqup Business Account).
Waarom verschijnt een betaalde factuur nog in het tabblad "Te beoordelen"?
Het tabblad "Te beoordelen" filtert facturen op basis van hun documentstatus, niet hun betaalstatus. Een factuur staat in "Te beoordelen" als ze nog op validatie wacht of nog niet goedgekeurd is. Zodra je de factuur valideert en goedkeurt, verlaat ze het tabblad "Te beoordelen", ongeacht of ze betaald is of niet.