Wanneer je papieren facturen of PDF's uploadt naar Banqup, zie je dat ze gemarkeerd zijn als "Nog te valideren". In dit artikel wordt uitgelegd wat dit betekent en wat je moet doen.
Wat is de status "Nog te valideren"?
Facturen die naar Banqup worden geüpload, vereisen validatie afhankelijk van hun formaat:
E-facturen (XML/UBL-formaat): Automatische validatie door het systeem.
PDF (of gescande bestanden): Gemarkeerd als "Nog te valideren" en vereisen handmatige controle van de OCR-resultaten om te controleren of alle belangrijke gegevens correct zijn.
Waarom facturen validatie vereisen
E-facturen in XML/UBL-formaat (zoals Peppol-e-facturen) worden automatisch gevalideerd door het systeem als het bestand correct is geformatteerd.
PDF- of gescande facturen doorlopen OCR (Optical Character Recognition), waardoor die details kunnen missen of verkeerd kunnen lezen zijn. Deze vereisen daarom handmatige validatie om ervoor te zorgen dat de informatie correct is voordat je aankoopfacturen kan betalen of verkoopfacturen kan verzenden.
Hoe keur je een factuur goed?
Volg deze stappen:
Ga naar Aankoopfacturen of Verkoopfacturen.
Open een factuur die gemarkeerd is als "Nog te valideren".
Controleer de gegevens op het scherm.
Corrigeer of vul ontbrekende informatie aan indien nodig.
Klik op Opslaan als alles er goed uitziet.
Klik op Goedkeuren wanneer de factuur echt in je account mag komen, doorgestuurd mag worden naar je accountant en naar je koppelingen (op voorwaarde dat je verbonden bent met een partneromgeving van je accountant en/of actieve koppelingen hebt).
Zodra de factuur is gevalideerd, wordt de factuurstatus bijgewerkt (bijv. betaald, onbetaald of gedeeltelijk betaald).
Een factuurreferentie toevoegen aan geïmporteerde creditnota's
Als je een geïmporteerde PDF-creditnota (aankoop of verkoop) valideert, moet je deze koppelen aan de oorspronkelijke factuur door de factuurreferentie handmatig toe te voegen:
Open de creditnota (met de status: Nog te valideren).
Typ in het veld Factuurreferentie het factuurnummer waarop de creditnota betrekking heeft.
Er zijn hier twee mogelijkheden:
De factuur wordt gevonden in je Banqup-account → er verschijnt een suggestie. Klik hierop.
De factuur wordt niet gevonden in je Banqup-account → druk op ENTER of TAB op je toetsenbord om de waarde te bevestigen. De referentie wordt pas bewaard nadat je hebt gedrukt.
Belangrijke opmerkingen
Jij bent verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens. Dubbelcheck altijd voordat je goedkeurt.
FAQ
Hoe lang blijft een factuur in de status "Nog te valideren"?
Tot iemand de factuur controleert en valideert.
Kan ik een factuur "Nog te valideren" verwijderen?
Ja. Klik op de drie puntjes en vervolgens op Verwijderen.
Ik heb een creditnota ontvangen, maar ik kan deze niet valideren omdat het factuurreferentie ontbreekt. Wat kan ik doen?
Voeg het nummer van de betreffende factuur toe in het veld Factuurreferentie. Als het toevoegen van het nummer niet lukt, druk dan op de 'Enter'-toets op je toetsenbord.
Mijn factuur blijft op "In afwachting van validatie" staan, ook al zijn alle gegevens ingevuld. Wat kan ik doen?
Zodra de gegevens correct zijn ingevuld, moet je de factuur goedkeuren (de knop Goedkeuren vind je naast de knop Opslaan op de detailpagina van de factuur, of is beschikbaar wanneer je de factuur selecteert in je lijst met aankoop-/verkoopfacturen).