Wanneer je een aankoop- of verkoopfactuur in Banqup importeert, kan deze een validatiestap nodig hebben voordat ze klaar is om betaald en doorgestuurd te worden naar je boekhouder en je integraties. Deze stap zorgt ervoor dat de factuur voldoet aan de Europese norm voor elektronische facturatie. In dit artikel lees je hoe je je geïmporteerde facturen controleert, aanvult en goedkeurt.
Goed om te weten: correct geformatteerde e-facturen (Peppol/UBL) worden automatisch gevalideerd door Banqup, dus ze slaan de manuele validatiestap uit dit artikel over. Een factuur goedkeuren (de zakelijke beslissing dat ze correct is en betaald mag worden) is een aparte stap, en gebeurt enkel automatisch voor leveranciers die je als Vertrouwd hebt gemarkeerd. Dit artikel gaat over PDF- en gescande facturen, die via OCR verlopen en manuele validatie nodig hebben.
Waarom sommige facturen gevalideerd moeten worden
Banqup behandelt geïmporteerde facturen anders afhankelijk van hun formaat:
E-facturen (Peppol/UBL): de factuur wordt automatisch gevalideerd als haar gestructureerde gegevens voldoen aan de Europese norm (EN 16931), dus ze slaat de manuele validatiestap hieronder over. Is de leverancier als Vertrouwd gemarkeerd, dan wordt de factuur daarna automatisch goedgekeurd; haar algemene status volgt dan haar betaalstatus (meestal Onbetaald, of Volledig betaald als ze al betaald was). Anders wacht ze op jouw goedkeuring. Een niet-conforme e-factuur komt helemaal niet in je facturenlijst: ze gaat naar je Inbox.
PDF of gescande facturen: de gegevens worden uit het document gehaald via OCR (Optical Character Recognition). OCR kan velden missen of verkeerd inlezen. De factuur krijgt dan de status Nog te valideren en moet handmatig gecontroleerd worden voordat ze verder kan.
De validatiestap heeft twee doelen:
De juistheid bevestigen van de gegevens die door OCR zijn opgehaald.
De vereiste velden aanvullen zodat de factuur kan worden omgezet in een conforme e-factuur.
Eenmaal goedgekeurd, wordt de factuur omgezet in een conforme e-factuur en kan ze niet meer worden gewijzigd.
Een factuur valideren die op validatie wacht
Om een factuur van de status Nog te valideren naar Onbetaald te brengen:
Ga naar Aankoopfacturen of Verkoopfacturen.
Open het tabblad Te beoordelen om de facturen met de status In afwachting van validatie te zien.
Dubbelklik op de factuur die je wil valideren om de validatieweergave te openen.
Controleer de velden die door OCR zijn vooringevuld: leverancier, factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, bedrag excl. btw, btw, bedrag incl. btw, valuta, enzovoort.
Pas verkeerde velden aan en vul ontbrekende velden in. Velden die door de e-facturatienorm vereist zijn, worden duidelijk aangeduid.
Opslaan of Goedkeuren: het verschil
Twee acties zijn beschikbaar, en ze hebben niet hetzelfde effect.
Opslaan
Met de knop Opslaan worden je wijzigingen bewaard maar blijft de factuur in de status Nog te valideren. Gebruik deze knop als:
Je wacht op een ontbrekend gegeven (bijvoorbeeld het bijhorende bestelbon-nummer).
Je het werk later wil afronden.
Je wil dat een collega er nog naar kijkt vóór de laatste stap.
Zolang de factuur opgeslagen is maar nog niet goedgekeurd, kan je ze nog wijzigen.
Goedkeuren
Met de knop Goedkeuren finaliseer je de factuur. Op dat moment:
Alle ingevulde gegevens worden vastgelegd.
Banqup zet de factuur om in een conforme e-factuur.
De factuur gaat naar de status Onbetaald (algemene status) en Volledig goedgekeurd (documentstatus).
Als je documentexport-integraties hebt geactiveerd, wordt de factuur automatisch verstuurd.
Let op: goedkeuren is onomkeerbaar. Na goedkeuring kan de factuur niet meer aangepast worden. Controleer alle gegevens grondig voor je op Goedkeuren klikt.
Wat dit betekent voor je boekhouder en je integraties
Wanneer je een factuur goedkeurt in je Business Space, ziet je boekhouder de statuswijziging meteen in zijn Partner Space: de factuur gaat van Actie klant nodig naar Klaar om te verwerken. Lees het artikel De documentstroom tussen onderneming, accountant en integraties begrijpen om te zien hoe elke actie aan jouw kant invloed heeft op wat je boekhouder ziet en wat naar je integraties wordt gestuurd.
Veelgestelde vragen
Kan een ontvangen e-factuur ooit verschijnen als "Nog te valideren"?
Bijna nooit. Correct geformatteerde e-facturen (Peppol/UBL) worden automatisch gevalideerd, dus een factuur die je in In afwachting van validatie ziet, is meestal als PDF of scan geïmporteerd. Er is één uitzondering: een self-billing-document zonder self-billing-mandaat opent in alleen-lezen met de status In afwachting van validatie. Zie Self-billing in Banqup. Een niet-conforme e-factuur verschijnt helemaal niet in je lijst Aankoopfacturen of Verkoopfacturen; ze belandt in je Inbox.
Wat gebeurt er als ik op Goedkeuren klik terwijl er nog vereiste velden ontbreken?
Banqup blokkeert de goedkeuring en duidt de ontbrekende velden aan. Je moet ze invullen voordat goedkeuring mogelijk is.
Kan ik een factuur na goedkeuring nog wijzigen?
Nee. Eenmaal goedgekeurd is de factuur een conforme e-factuur geworden en kan ze niet meer worden aangepast. Als je na de goedkeuring een fout opmerkt, moet je de correctie samen met je leverancier regelen (creditnota, nieuwe factuur).
Wat als OCR de meeste velden verkeerd heeft gelezen?
Pas de velden handmatig aan zoals beschreven in de sectie Een factuur valideren die op validatie wacht.
Worden facturen vóór of na de goedkeuring naar mijn integraties gestuurd?
Erna. Alleen goedgekeurde facturen worden naar je actieve integraties geëxporteerd. E-facturen van leveranciers die je als Vertrouwd hebt gemarkeerd, worden automatisch goedgekeurd en dus ook automatisch geëxporteerd. Andere e-facturen worden geëxporteerd zodra je ze goedkeurt. Een opgeslagen maar niet-goedgekeurde factuur blijft intern in Banqup.