De Inbox geeft je een compleet overzicht van alle inkomende documenten in je Banqup-space. Zie het als je documentencommandocentrum, waar je alles kan volgen wat wordt geïmporteerd, ongeacht hoe het je space binnenkomt.
Hoe het je helpt
De Inbox biedt een centrale locatie om
De verwerkingsstatus van documenten te bewaken.
Ervoor te zorgen dat alle importen succesvol verlopen.
Documenten van meerdere bronnen op één plaats te volgen.
Problemen van het importproces op te sporen.
Jouw documenten bekijken
Als je Inbox opent, zie je een uitgebreide lijst met documenten:
Bestandsnaam.
Map: waar het bestand is opgeslagen (Verkoop, Aankopen, enz.).
Categorie: de documentcategorie in één oogopslag (Factuur, Creditnota, Ontvangstbewijs, enz.).
Bestandstype: PDF, XML of andere formaten.
Bron: hoe het bestand is binnengekomen (Peppol, E-mail of Upload).
Datum ontvangen en Datum laatste wijziging.
Status: de verwerkingsstatus (Verwerkt, Fout, Geweigerd, enz.).
Alle kolommen zijn sorteerbaar. Klik op een kolomkop om de lijst te sorteren.
Je kan de details van een document bekijken (activiteit, oorzaak van een fout) of openen via de kolom Acties.
Je kan ook dubbelklikken op een rij om automatisch de meest relevante actie uit te voeren: het document opent ter verwerking als dat nog kan, of het Activity Log opent als het document al de status Error of Processed heeft.
Inbox vangt documenten op die afkomstig zijn van alle invoermethoden: documenten die handmatig zijn geüpload of zijn ontvangen via netwerkverbindingen (zoals e-mail, Peppol en andere Banqup-gebruikers).
Documenten filteren
Wanneer je een lange Inbox hebt, gebruik je het filter om de lijst te beperken tot wat je nodig hebt.
Klik op Filter bovenaan de Inbox-lijst.
Kies een of meer filtercriteria:
Bestandsnaam (minimum 3 tekens).
Map.
Categorie.
Status.
Datum ontvangen.
Bron (Peppol, E-mail, Upload).
Datum laatste wijziging.
Klik op Filter toepassen om de lijst bij te werken.
Filters kunnen worden gecombineerd (bijvoorbeeld bestanden ontvangen via Peppol met status Fout in de afgelopen week).
E-mails met meerdere bijlagen verwerken
Wanneer een e-mail met meerdere bijlagen in je Inbox terechtkomt, kan je beslissen hoe elk bestand moet worden behandeld voordat het in Banqup binnenkomt.
Hoe werkt het
Open je Inbox.
Zoek de e-mail die je wil verwerken.
Klik op de drie puntjes (⋮) in de kolom Acties en selecteer dan Document openen.
In het selectievenster, voor elk bestand:
Kies Opslaan als → geef aan of het bestand een Document is (een hoofddocument zoals een factuur) of een Bijlage (een ondersteunend bestand).
Als het bestand een bijlage is, koppel het aan het hoofddocument waartoe het behoort.
Klik op Opslaan om de bestanden te verwerken.
Je Inbox toont de verwerkingsstatus van elk bestand, zodat je kan zien welke succesvol zijn verwerkt.
Als je een bestand probeert te bekijken dat geen PDF is, toont het voorbeeldvenster nu een duidelijke melding: "Geen voorbeeld beschikbaar. Niet-ondersteund bestandstype." Alleen PDF-bestanden kunnen in de Inbox worden bekeken. Andere bestandstypen worden nog steeds normaal opgeslagen en verwerkt, alleen het voorbeeld in de app is niet beschikbaar.
Opmerking:
Alle PDF-bijlagen in een e-mail met meerdere bijlagen worden nu automatisch verwerkt. Je hoeft de bestanden niet meer afzonderlijk opnieuw te versturen.
Als een bestand niet kan worden verwerkt, wordt het nu gemarkeerd met de status Rejected in je Inbox. → Lees meer over het beheren van ongeldige documenten.
Nieuwe documenten toevoegen
Je kan documenten ook rechtstreeks uploaden via Inbox:
Klik op de knop Uploaden.
Kies bestanden of sleep ze.
Selecteer documenttype:
Verkoopfactuur
Inkoopfactuur
Opmerking: Het verwijderen van documenten uit Inbox is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt. De Inbox helpt ervoor te zorgen dat er geen documenten verloren gaan tijdens het importproces, waardoor het een essentieel hulpmiddel is om dubbele import van documenten te voorkomen.
FAQ
Hoe lang blijven documenten in Inbox?
Documenten blijven altijd zichtbaar.
Kan ik verwijderde documenten herstellen?
Nee, het verwijderen van documenten is permanent.
Zie ik documenten die door andere gebruikers zijn geïmporteerd?
Ja, Inbox toont alle documenten die jouw space binnenkomen, ongeacht de bron of gebruiker.