De Transactieradar vereenvoudigt het vaak complexe proces om financiële transacties te koppelen aan de bijbehorende documenten. Door de reconciliatie te automatiseren, helpt deze tool je nauwkeurige financiële gegevens bij te houden met minimale inspanning.
Voor wie is de Transactieradar bedoeld en waarom
De Transactieradar is bedoeld voor ondernemers en boekhouders die regelmatig betalingen en facturen moeten reconciliëren. Je hebt baat bij de Transactieradar als je:
Minder tijd wil besteden aan het handmatig koppelen van transacties.
Bewijsstukken nodig hebt voor betalingstransacties voor boekhoudkundige doeleinden.
Creditnota's verwerkt en deze aan de oorspronkelijke facturen wil koppelen.
Het belangrijkste voordeel is efficiëntie. Wat vroeger uren handwerk vroeg, kan nu in enkele minuten en met meer nauwkeurigheid worden gedaan.
Vereisten
Om de Transactieradar te gebruiken, heb je nodig:
Actieve Betalingen-diensten.
De bankrekening(en) waarmee je facturen betaalt, gekoppeld aan je space.
Overzicht
Wanneer je de Transactieradar voor het eerst opent, zie je bovenaan vier tegels die de status van elke transactie samenvatten:
Voorgestelde items: transacties die het systeem aan een document heeft gekoppeld, in afwachting van je goedkeuring.
Items die niet overeenkomen: transacties waaraan nog geen document is gekoppeld.
Alle items: alle transacties in de weergave.
Alle overeenkomende items: transacties die al aan een document zijn gekoppeld.
Klik op een tegel om de lijst eronder op die groep te filteren.
De lijst toont van elke transactie de betaaldatum, de betaalrekening, de tegenpartij, het bedrag, de betaalstatus (bv. Geboekt of Geautoriseerd), het gekoppelde document indien aanwezig, het openstaand bedrag en de koppelstatus. In de kolom Gekoppeld document geeft een icoon naast de documentreferentie het documenttype aan — bijvoorbeeld verkoopfactuur, aankoopfactuur of creditnota. Beweeg met je muis over het icoon om het volledige type te zien.
Tip: Bekijk de Transactieradar regelmatig zodat je snel ziet welke items je aandacht vragen.
Transacties filteren
Gebruik het paneel Filter om je weergave te verfijnen. Je kan filteren op:
Betaalrekening: filter op een specifieke IBAN of rekeningnummer, of dit nu je eigen betaalrekening is of die van een tegenpartij. Zo kan je één rekening reconciliëren zonder dat je niet-gerelateerde transacties hoeft te bekijken.
Bedrag: stel een minimum, een maximum of beide in.
Overeenkomend document: kies één of meer documenttypes: Aankoopfactuur, Creditnota aankoop, Verkoopfactuur, Creditnota verkoop, Notitie of Betaling.
Status: filter op de huidige koppelstatus.
Selecteer één of meer waarden en klik op Filter toepassen om de lijst bij te werken.
Kolom Betaaldatum
De reconciliatieweergave bevat een kolom Betaaldatum met de geplande uitvoeringsdatum voor geplande of gereserveerde betalingen, en niet alleen de datum waarop de betalingsaanvraag is gemaakt. Zo krijg je een duidelijker beeld van je toekomstige cashflow en kan je betalingen al reconciliëren voordat ze worden uitgevoerd.
Automatisch transacties koppelen
De Transactieradar koppelt betalingen automatisch aan facturen op basis van vooraf bepaalde regels, waaronder:
Overeenkomende referenties.
Overeenkomende bedragen.
Datums die dicht bij elkaar liggen.
Informatie over leverancier of klant.
Hoe het werkt: Wanneer een nieuwe transactie wordt gedetecteerd of een document wordt toegevoegd, past het systeem zijn koppelregels toe en werkt de status bij.
Opmerking: Je bent zelf verantwoordelijk voor het controleren van de automatische koppelingen die de Transactieradar maakt.
Slimme koppeling voor kaarttransacties
Kaartbetalingen, vooral die van webshops, bevatten vaak geen duidelijke gegevens over de tegenpartij, waardoor ze met de standaardregels moeilijk te koppelen zijn. De Transactieradar verwerkt deze betalingen met een speciale regel: wanneer een betaling en een factuur exact hetzelfde bedrag en exact dezelfde datum hebben, stelt het systeem automatisch een koppeling voor.
Dit beperkt het handwerk om kaartuitgaven aan de juiste facturen te koppelen aanzienlijk. Zoals bij elke voorgestelde koppeling houd je de controle — je kan elke voorgestelde koppeling nakijken en goedkeuren of afwijzen voor ze wordt bevestigd.
Voorgestelde koppelingen
Soms vindt het systeem mogelijke koppelingen waarvoor je bevestiging nodig is:
Klik op de tegel Voorgestelde items om de mogelijke koppelingen te zien.
Bekijk elke voorgestelde koppeling, met de details van de transactie en het document.
Klik op Goedkeuren om de koppeling te bevestigen of op Afwijzen om ze te weigeren.
Handmatige koppeling
Voor transacties die menselijke tussenkomst vereisen:
Klik op de tegel Items die niet overeenkomen.
Dubbelklik op de transactie die je aan één of meerdere documenten wil koppelen.
Er verschijnt een lijst met voorgestelde documenten waarmee je de transactie kan reconciliëren.
Selecteer het document of de documenten die je aan de transactie wil koppelen.
Opmerking
Als er geen document nodig is voor een transactie (bv. je huurbetaling), kan je Geen document vereist selecteren.
Meerdere koppelingen bekijken en bewerken
Als een betaling of document in meerdere stappen is gekoppeld (bijvoorbeeld een betaling en een creditnota), kan je alle gerelateerde koppelingen samen bekijken.
Klik op de pijl naast het document of de betaling om uit te klappen en de details te zien.
Om de volledige detailweergave te openen, klik je op de drie puntjes in de hoofdrij van de transactie en selecteer je Details bekijken.
Hier kan je elke deelkoppeling nakijken, bedragen aanpassen of items ontkoppelen indien nodig.
Zo behoud je een duidelijk overzicht van hoe betalingen en documenten gekoppeld zijn, zelfs wanneer er meerdere koppelingen bij komen kijken.
FAQ
Hoe vaak worden transacties bijgewerkt in de Transactieradar?
Transacties van Banqup Business Accounts worden in real-time bijgewerkt. Transacties van externe bankrekeningen worden bijgewerkt volgens je synchronisatie-instellingen, doorgaans dagelijks.
Kan de Transactieradar deelbetalingen koppelen?
Ja, het systeem kan deelbetalingen aan facturen koppelen en het resterende saldo bijhouden.
Wat gebeurt er als ik een voorgestelde koppeling afwijs?
De transactie en het document keren terug naar de groep met items die niet overeenkomen en kunnen nieuwe voorgestelde koppelingen genereren op basis van andere mogelijke koppelingen.
Kan ik een koppeling ongedaan maken als ik een fout heb gemaakt?
Ja, ga naar de gekoppelde transactie, klik op Opties en selecteer Ontkoppelen om de transactie en het document van elkaar te scheiden.
Werkt de Transactieradar met alle documenttypes?
Het werkt met verkoopfacturen, aankoopfacturen en creditnota's. Andere documenttypes hebben mogelijk beperkte functionaliteit.