Voor jou, als accountant, heeft elk klantdocument in Banqup een accountingstatus die aangeeft waar het zich bevindt in jouw verwerkingsworkflow. Deze statussen helpen bijhouden welke documenten aandacht nodig hebben, welke worden verwerkt en welke zijn voltooid.
Hoe accountingstatussen helpen
Accountingstatussen geven een duidelijk inzicht in de workflow van jouw klantdocumenten en helpen je je werk efficiënt te prioriteren. Je kan in één oogopslag zien wat onmiddellijke aandacht nodig heeft en wat al is afgehandeld:
Identificeer welke klantdocumenten moeten worden verwerkt.
Volg documenten die naar integraties zijn verzonden.
Markeer documenten als voltooid wanneer jouw werk klaar is.
Soorten accountingstatussen
Status | Wat het betekent | Wat je moet doen |
Actie van de klant nodig | Het document van de klant is nog niet klaar om te worden gedeeld. De klant moet het document mogelijk eerst valideren of goedkeuren. | Neem indien nodig contact op met jouw klant om hem te helpen de vereiste acties te voltooien voordat het document kan worden verwerkt. |
In de wachtrij | Het document wacht op verwerking door jouw boekhoudintegraties. Dit verschijnt wanneer documenten klaar zijn om te delen, opnieuw te verzenden na een fout of opnieuw te proberen na een mislukte levering. | Geen actie nodig. Het systeem verwerkt het document automatisch. |
Klaar om te verwerken | Het document is met succes in jouw boekhoudsysteem terechtgekomen en wacht op je beoordeling en verwerking. | Controleer het document en verwerk het in jouw boekhoudkundige workflow. Hier zul je het grootste deel van jouw actieve tijd doorbrengen. |
Verwerkt | Je hebt jouw werk met het document voltooid en het als voltooid gemarkeerd. | Geen verdere actie nodig. Het document is voltooid en kan dienen als een verslag van voltooid werk. |
Foutmelding | Er is iets misgegaan bij het delen van het document via jouw integraties. Dit kan te wijten zijn aan verbindingsproblemen, ontbrekende informatie of technische problemen. | Controleer jouw integratie-instellingen of neem contact op met de support als het probleem zich blijft voordoen. |
Hoe statussen automatisch veranderen
Van validatie door de klant tot delen: wanneer klanten documenten valideren of goedkeuren, veranderen ze automatisch naar de status “In wachtrij”, klaar om te worden gedeeld met jouw boekhoudsysteem.
Tijdens het delen: het systeem verplaatst documenten automatisch van “In wachtrij” naar “Klaar om te verwerken” wanneer ze worden geleverd aan jouw boekhoudintegraties.
Foutafhandeling: als er een probleem optreedt tijdens het delen, verandert de status in ‘Fout’.
De status handmatig wijzigen
Als accountant kan je de boekhoudstatussen indien nodig handmatig wijzigen:
Markeren als verwerkt: wijzigt de status in ‘Verwerkt’ wanneer je jouw werk met een document in jouw boekhoudsysteem hebt voltooid.
Verzenden naar integraties: verzendt het document naar jouw gekoppelde boekhoudsoftware of integraties en wijzigt de status in ‘In wachtrij’.
Opnieuw verzenden naar integraties: als er een fout is opgetreden of als je een document opnieuw moet verwerken, kan je het opnieuw verzenden via jouw integraties.
Best practices
Gebruik statusfilters om je te concentreren op documenten die moeten worden verwerkt (‘Klaar voor verwerking’).
Markeer documenten onmiddellijk als verwerkt om jouw workflow georganiseerd te houden.
Controleer regelmatig of er documenten met de status ‘Fout’ zijn die aandacht nodig hebben.
FAQ
Een document blijft hangen in de status ‘In wachtrij’. Wat kan ik doen?
Dit lost zich meestal automatisch op, maar als het probleem blijft bestaan, controleer dan jouw integratie-instellingen of neem contact op met de support.