Is je verkoopfactuur, creditnota, offerte of self-billing document klaar? Dan rond je het af. Banqup toont je hoe en naar wie het document vertrekt voordat er iets verzonden wordt, zodat je een fout adres eerst kan corrigeren. In dit artikel lees je de drie manieren om een document af te ronden en wat je doet als een levering mislukt.
Een document afronden
Open het document in Document Creator.
Klik rechtsboven op Voltooien.
Banqup slaat het document op en controleert het. Ontbreekt er iets, zoals een bedrag of de gegevens van de klant? Dan opent het venster niet: de velden die je moet aanpassen, zijn gemarkeerd in het document.
Kies in het venster dat opent hoe je het document wil leveren: Verzenden via Peppol, Verzenden via e-mail of Enkel afronden. De optie die het best past bij deze klant is al geselecteerd.
Controleer de leveringsgegevens en klik op Afronden en verzenden. Koos je Enkel afronden, dan heet de knop Voltooien.
Het document krijgt zijn definitieve nummer, betalingsreferentie en digitale handtekening. Een melding onderaan het scherm volgt het afronden en verzenden, en ondertussen kan je gewoon verder werken.
Verzenden via Peppol
Verzenden via Peppol verstuurt het document als e-factuur via het Peppol-netwerk. Dat is de aanbevolen keuze voor bedrijven en overheden die op Peppol geregistreerd zijn.
Het veld Elektronisch adres toont het Peppol-adres van de klant, bijvoorbeeld 0208:0123456789. De adressen die voor deze klant gevonden zijn, staan naast Beschikbaar:. Het adres met een documenticoon komt uit het document zelf.
Klik op een ander adres om dat te gebruiken, of typ een nieuwe in het veld.
Banqup controleert het adres in de Peppol-directory. Is de klant niet geregistreerd, of kan die dit type document niet ontvangen? Dan meldt het venster dat voordat er iets verzonden wordt, bijvoorbeeld: "Deze deelnemer is niet geregistreerd op het Peppol-netwerk."
Kies je een adres dat verschilt van dat in het document? Dan vraagt Banqup je te bevestigen dat het document bijgewerkt wordt met het nieuwe elektronisch adres.
Is je space nog niet verbonden met Peppol? Dan toont de Peppol-optie Peppol activeren. Alleen een beheerder van je space kan Peppol activeren.
Verzenden via e-mail
Verzenden via e-mail verstuurt het document als pdf per e-mail.
Aan toont het e-mailadres van de klant. Pas het aan of typ een ander adres. De wijziging geldt alleen voor dit document: de leveringskanalen van de klant blijven ongewijzigd.
Voeg een of meer adressen toe bij CC-ontvanger om een kopie te sturen.
Banqup controleert de vorm van elk adres voor het verzenden.
Afronden zonder te verzenden
Enkel afronden geeft het document zijn definitieve nummer, betalingsreferentie en digitale handtekening, maar verstuurt niets. Gebruik het als je het document zelf bezorgt, bijvoorbeeld per post, of als er geen levering nodig is.
Je kan het document later verzenden vanuit de details.
Als een levering mislukt
Kon een document niet geleverd worden, dan legt een banner bovenaan het document uit waarom. Zo probeer je het opnieuw:
Open het document en klik op Voltooien.
Het venster opent met de mislukte optie al geselecteerd. Corrigeer het elektronisch adres of het e-mailadres, of kies een andere optie.
Klik op Afronden en verzenden.
Banqup schakelt niet uit zichzelf over naar een andere optie als een levering mislukt: kies ze in het venster Voltooien.
Heb je het document op een andere manier bezorgd? Kies dan Enkel afronden en klik op Voltooien. De foutbanner verdwijnt en het document krijgt de status Onbetaald.
Wat elke Peppol-leveringsmelding betekent, lees je in Peppol-leveringsfouten op je documenten oplossen.
FAQ
Waarom kan ik mijn document niet afronden?
Het document heeft een klant nodig. Is er geen gekoppeld, dan toont het venster "Dit document heeft geen gekoppelde zakenpartner. Voeg er één toe voordat je afrondt." Voeg de klant toe in het document en klik opnieuw op Voltooien.
Waarom staat Peppol of e-mail op Inactief?
Dat leveringskanaal is niet ingeschakeld voor je space. Activeer het in Netwerkconnectoren, of vraag een beheerder van je space om dat te doen.
Kan ik een document nog wijzigen nadat het afgerond is?
Een factuur of creditnota niet: een afgerond document heeft zijn definitieve nummer en handtekening. Wil je een factuur corrigeren, maak er dan een creditnota voor. Een verstuurde offerte kun je nog wijzigen: open in Verkoopoffertes het actiemenu, klik op Bewerken en rond de offerte daarna opnieuw af.
Is Enkel afronden beschikbaar voor offertes?
Ja. Voor een offerte kies je Verzenden via e-mail of Enkel afronden. Offertes worden niet via Peppol verzonden.