De Document Creator is een krachtig hulpmiddel waarmee je snel en eenvoudig professionele facturen en creditnota's kan maken. Deze handleiding leidt je door het proces van het maken van compliant financiële documenten, van creatie tot levering van het uiteindelijke document aan jouw klant.

Voordat je facturen aanmaakt, kan je standaard betalingstermijnen configureren om automatisch vervaldatums te berekenen:

Bij het aanmaken van facturen wordt de vervaldatum automatisch berekend op basis van de documentdatum. Je kan de vervaldatum voor individuele documenten nog steeds handmatig aanpassen indien nodig.

Je kan ervoor kiezen om drie extra notities op te nemen op de documenten die je aanmaakt. Elke notitie kan onafhankelijk worden in- of uitgeschakeld via de instellingen van Document Creator:

Zo activeer of deactiveer je deze notities:

Eenmaal ingeschakeld verschijnen de notities in de sectie Extra van elk document dat je met Document Creator aanmaakt. Je kan de tekst van elke notitie indien nodig nog aanpassen voordat je een specifiek document afrondt.

Zodra je klaar bent met de vereisten, is het tijd om een factuur (of creditnota) te maken. Zo doe je dat:

Een creditnota maken werkt op dezelfde manier als een factuur maken. Er is wel één extra vereiste: een creditnota moet altijd verwijzen naar de originele factuur.

Je hebt twee opties om een creditnota aan te maken met een verwijzing naar de originele factuur:

Optie 1: Aanmaken vanuit het scherm Verkoopfacturen (aanbevolen)
Dit is de aanbevolen manier, omdat de link naar de originele factuur automatisch wordt gelegd op basis van de factuur waarvan je vertrekt.

Optie 2: Handmatig aanmaken en een factuur koppelen

Je kan ook self-billing facturen en creditnota's aanmaken met Document Creator. Je kan hier meer lezen over: Self-billing in Banqup.

Om documenten sneller aan te maken, kan je een bestaand document klonen en alleen de nodige velden bewerken. Je kan documenten klonen vanuit de Document Creator of vanuit Verkoopfacturen:

Wanneer je een document Kopieert of Creditnota maken gebruikt, opent Banqup meteen het nieuwe concept, in plaats van je terug te sturen naar de documentenlijst. Je kan het nieuwe document meteen verder bewerken.

Nadat je een factuur of creditnota hebt aangemaakt, rond je ze af om ze vanuit Banqup naar je klant te sturen. Je kan één document tegelijk afronden, of vanuit je lijst van verkoopfacturen meerdere tegelijk afronden zonder ze te verzenden.

Het venster Voltooien selecteert vooraf de optie die het best bij de klant past, op basis van de ingestelde afleverkanalen. Voor elke optie, en voor wat je doet als een levering mislukt, zie Je documenten afronden en verzenden.

Nu je weet hoe je facturen kan aanmaken en verzenden, wil je misschien ook leren hoe je sneller betaald kan worden?

Met Payments kan je betaallinks en QR-codes rechtstreeks aan je facturen toevoegen, zodat klanten direct vanuit hun inbox kunnen betalen. Dit vermindert betalingsachterstanden en verbetert je cashflow.

​→ Leer meer over Payment Services

Zodra een factuur is afgerond, of ze nu via Peppol of e-mail is verzonden of afgerond zonder verzending, wordt ze als juridisch definitief beschouwd en kan ze niet meer worden bewerkt of verwijderd. Als je achteraf een fout ontdekt (bijv. een onjuiste prijs of omschrijving):

Kan ik zien of mijn facturen correct via Peppol zijn verzonden?
Ja. Ga naar je verkoopfacturen, dubbelklik op een factuur om de details te openen en bekijk de activiteiten in het rechterpaneel. Je ziet alle activiteiten met betrekking tot dat document en of het naar Peppol is verzonden.

Mijn factuur toont een foutieve levering bij Activiteiten. Wat betekent dit?

Als een Peppol-levering mislukt, plant het systeem automatisch een nieuwe poging. Terwijl het systeem dit opnieuw probeert, zal het paneel Activiteiten het volgende tonen: "Levering mislukt; wordt automatisch opnieuw geprobeerd." Je hoeft zelf geen actie te ondernemen.

Kan ik facturen direct vanuit Banqup versturen?

Ja, nadat je een factuur hebt gemaakt, klik je op Voltooien en kies je Verzenden via Peppol of Verzenden via e-mail om ze rechtstreeks via Banqup naar je klant te sturen.

In welke taal worden facturen/creditnota's/offertes verzonden?

Documenten die met Document Creator worden gemaakt, gebruiken de taal die je voor je leverancier hebt gekozen bij het aanmaken ervan. Dit kan direct in de leveranciersgegevens worden gewijzigd.
​→ Lees meer over het aanmaken/bewerken van leveranciers.

Wat moet ik doen als ik een fout maak op een factuur nadat ik deze heb verzonden?

Als je al een factuur met een fout hebt verzonden, moet je een creditnota maken om de oorspronkelijke factuur te annuleren en vervolgens een nieuwe, gecorrigeerde factuur maken.

Kan ik bij het aanmaken van een factuur de prijs inclusief btw invoeren?
​Nee, de app ondersteunt momenteel alleen de prijs exclusief btw.

Kan ik een logo toevoegen aan mijn facturen?
Ja. → Meer info

Kan ik een creditnota aanmaken zonder naar een factuur te verwijzen?

Ja, het verwijzen naar een factuur is verplicht. Lees het gedeelte Een creditnota maken hierboven om te leren hoe je dit op twee manieren kan doen.

Waarom kan ik mijn document niet verzenden? Er gebeurt niets wanneer ik probeer het document te verzenden.

Dit kan in twee scenario's gebeuren:

A) Wanneer je een factuur via Peppol verstuurt zonder kopersreferentie of aankooporderreferentie (PO). Peppol vereist minstens een van de twee: voeg ze toe met Extra velden toevoegen in de factuurgegevens. Als je er geen hebt, typ dan gewoon "0" als aankooporderreferentie.

B) Wanneer het nummerveld in je instellingen voor documentnummering niet-numerieke tekens bevat (zoals een streepje of spatie). Om dit te controleren en op te lossen:

Als het probleem aanhoudt, probeer dan het document vanaf het begin opnieuw aan te maken en af te ronden.

Toont het venster Voltooien een bericht, zie dan Je documenten afronden en verzenden.