Bevor Sie Mandanten für die elektronische Rechnungsstellung auf Peppol über Banqup registrieren können, benötigen Sie eine schriftliche Genehmigung von Ihnen. Diese Erlaubnis wird in Form eines unterzeichneten Mandats erteilt. Das belgische Recht schreibt diesen Schritt vor, um sowohl Sie als auch Ihre Mandanten zu schützen.
Warum Sie Mandate brauchen
Schützt Sie rechtlich: Ein unterschriebenes Mandat beweist, dass Ihr Mandant Ihnen die Erlaubnis erteilt hat, ihn für die elektronischen Rechnungsstellungsdienste zu registrieren.
Zeigt, dass der Mandant zustimmt: Das Mandat stellt sicher, dass Ihr Kunde versteht, was E-Invoicing bedeutet, und dass er damit einverstanden ist.
Befolgt das Gesetz: Die belgischen Vorschriften verlangen eine ordnungsgemäße Genehmigung, bevor Unternehmen für die elektronische Rechnungsstellung registriert werden.
Macht die Dinge klar: Das Mandat erklärt genau, was Sie für Ihren Mandanten machen dürfen.
Was beinhaltet ein Mandat
Ein typisches E-Invoicing-Mandat enthält folgende Angaben:
Name des Kundenunternehmens und Mehrwertsteuernummer.
Name des Buchhalters oder der Buchhaltungsfirma.
Was Sie tun dürfen: Registrieren Sie den Kunden für die elektronische Rechnungsstellung auf Peppol über Banqup.
Startdatum: Beginn der Genehmigung.
Unterschrift des Kunden: Unterzeichnet von einem gesetzlichen Vertreter des Unternehmens.
Enddatum (optional): Datum, an dem die Genehmigung abläuft.
Wichtiger Hinweis: Vergewissern Sie sich, dass in der Vollmacht ausdrücklich angegeben ist, dass Ihr Kunde Ihnen erlaubt, sie auf Peppol zu veröffentlichen.
So erhalten Sie ein Mandat
Schritt 1: Ein Mandatsdokument vorbereiten
Arbeiten Sie mit Ihrem Rechtsbeistand zusammen, um ein Mandat zu erstellen, das die Kundenautorisierung für die E-Rechnungsregistrierung, den Serviceumfang, die Dauer und die Einhaltung belgischer Vorschriften umfasst.
Schritt 2: Sprechen Sie mit Ihren Mandanten
Erklären Sie Ihren Mandaten, was E-Invoicing bedeutet und warum Sie sich registrieren müssen. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zu erläutern und auf ihre Bedenken einzugehen. Natürlich steht es Ihrem Kunden frei, einen anderen Zugangspunkt zu wählen, aber Sie können Ihm erklären, dass Sie aus praktischen Gründen standardmäßig mit Banqup arbeiten.
Schritt 3: Unterschriften einholen
Holen Sie die Unterschriften Ihrer Mandanten ein (dies muss außerhalb von Banqup geschehen).
Ihr Mandant muss das Dokument unterschreiben und datieren.
Sie unterschreiben als Buchhalter.
Bewahren Sie das unterzeichnete Originaldokument auf.
Geben Sie Ihrem Kunden eine Kopie. Er kann eine digitale Kopie in seinen anderen Dokumenten speichern.
Schritt 4: Bestätigen Sie in Banqup
Beim Hinzufügen von Mandanten in Banqup werden Sie gefragt, ob Sie ein unterzeichnetes Mandat haben. Bejahen Sie diese Frage nur, wenn Sie tatsächlich ein ordnungsgemäß unterzeichnetes Dokument haben.
Wichtige Hinweise
Bestätigen Sie nur, wenn Sie ein Mandat haben: Kreuzen Sie das Kästchen nur an, wenn Sie ein echtes, unterzeichnetes Mandat haben. Diese Bestätigung ist rechtlich von Bedeutung.
Bewahren Sie Ihre Unterlagen gut auf: Bewahren Sie unterschriebene Mandate wie jedes andere wichtige Kundendokument sicher auf.
FAQ
Brauche ich für jeden Kunden ein Mandat?
Ja, Sie benötigen von jedem Kunden, den Sie für die elektronische Rechnungsstellung registrieren möchten, ein unterzeichnetes Mandat.
Was ist, wenn mein Kunde nicht unterschreiben will?
Er kann sich selbst in seinem Banqup Business Space registrieren, indem er die folgenden Schritte ausführt: Verbinden mit Peppol.