Wenn die OCR eine Eingangsrechnung scannt und den Lieferanten nicht erkennt, schlägt Banqup vor, ihn als neuen Lieferanten anzulegen. Damit Ihre Liste der Geschäftspartner sauber bleibt, prüft das System automatisch, ob der Lieferant bereits existiert, bevor ein neuer Eintrag angelegt wird.
So funktioniert die automatische Duplikatprüfung
Wann immer Sie einen Geschäftspartner hinzufügen oder bearbeiten, gleicht Banqup die Kombination aus rechtlichem Namen, Handelsnamen und offiziellen Kennungen (z. B. USt-ID, HRB oder SIRET) mit Ihrer bestehenden Liste der Geschäftspartner ab. Die Prüfung läuft an jedem Eingabepunkt:
Wenn Sie einen Partner über die App Geschäftspartner hinzufügen.
Wenn Sie einen Partner direkt aus einem Dokument hinzufügen, entweder in den Dokumentdetails während der Rechnungsvalidierung oder im Dokumentersteller.
Wenn Sie die Daten eines bestehenden Partners bearbeiten.
Wird eine Übereinstimmung gefunden, zeigt Banqup vor dem Speichern den Hinweis Duplikat gefunden und schlägt den vorhandenen Geschäftspartner vor. Wählen Sie den vorgeschlagenen Partner, um ihn für das Dokument zu verwenden, statt einen zweiten Datensatz anzulegen, oder klicken Sie auf Zurück, um die eingegebenen Angaben zu ändern.
Gut zu wissen
Die Duplikatprüfung gilt auch für Kunden, nicht nur für Lieferanten.
Wenn mehrere Rechnungen desselben neuen Lieferanten in einer Stapelverarbeitung eingehen, erkennt Banqup den aus der ersten Rechnung angelegten Lieferanten und verknüpft die folgenden Rechnungen automatisch.
Wenn das System ein Duplikat meldet, die Partner aber tatsächlich unterschiedlich sind (zum Beispiel zwei verschiedene Unternehmen mit demselben rechtlichen Namen), passen Sie die Daten so an, dass die Unterschiede vor dem Speichern eindeutig erkennbar sind.