Wenn ein Dokument in Ihrem Bereich eingeht, liest Banqup es ein und verknüpft es mit dem passenden Kunden oder Lieferanten in Ihrer Liste der Geschäftspartner. Dieser Artikel erklärt, welche Angaben Banqup vergleicht, in welcher Reihenfolge und was passiert, wenn keine Übereinstimmung gefunden wird
Welche Angaben Banqup vergleicht
Banqup prüft die Angaben auf dem Dokument anhand Ihrer gespeicherten Geschäftspartner in einer festen Prioritätsreihenfolge:
Teilnehmer-ID. Die eindeutige Geschäftskennung, die im Peppol-Netzwerk verwendet wird. Dies ist das stärkste Signal und wird immer zuerst geprüft.
USt-IdNr. oder Unternehmensnummer. Die offizielle nationale Unternehmensnummer, wie eine USt-IdNr. (zum Beispiel BE0123456789) oder eine ZDU-Nr.
Firmenname. Wird nur als letztes Mittel verwendet, wenn auf dem Dokument überhaupt keine offizielle Kennung zu finden ist.
Hinweis: Kontaktdaten werden niemals zur Identifizierung eines Geschäftspartners verwendet. Eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer auf einem Dokument wird nur als unterstützende Information behandelt, sodass zwei Partner, die diese Angaben teilen, niemals miteinander verwechselt werden.
Wenn Sie ein Dokument erhalten
Bei eingehenden Dokumenten, wie Eingangsrechnungen von Ihren Lieferanten, durchläuft Banqup die drei Ebenen der Reihe nach:
Es sucht nach einem Geschäftspartner mit derselben Teilnehmer-ID.
Stimmt keine Teilnehmer-ID überein, greift es auf die USt-IdNr. oder Unternehmensnummer zurück.
Enthält das Dokument überhaupt keine offizielle Kennung, greift es auf den Firmennamen zurück.
Dadurch erhält ein eingehendes Dokument mehrere Chancen, seinen Lieferanten zu finden, was wichtig ist, da Sie nicht kontrollieren können, wie Ihre Lieferanten ihre Rechnungen ausfüllen.
Wenn Sie ein Verkaufsdokument hochladen
Hochgeladene Verkaufsdokumente werden strenger zugeordnet. Dies betrifft Ausgangsrechnungen, die Sie zu Banqup hochladen, statt sie im Document Creator zu erstellen, denn im Document Creator wählen Sie den Kunden selbst aus Ihrer Liste aus, sodass keine Zuordnung nötig ist.
Bei einem hochgeladenen Verkaufsdokument verlangt Banqup eine exakte Übereinstimmung bei der Teilnehmer-ID:
Stimmt die Teilnehmer-ID auf dem Dokument mit einem aktiven Kunden überein, wird das Dokument mit diesem Kunden verknüpft.
Stimmt sie mit keinem aktiven Kunden überein, greift Banqup nicht auf die USt-IdNr. oder den Firmennamen zurück. Stattdessen wird ein neues aktives Kundenprofil angelegt.
Diese strengere Regel besteht, weil ein Verkaufsdokument an eine bestimmte elektronische Adresse gerichtet ist. Der Rückgriff auf ein schwächeres Signal könnte eine Rechnung an die falsche Netzwerkadresse senden.
Was Sie wissen sollten
Eine Kennung geht immer einem Namen vor. Solange das Dokument mindestens eine offizielle Kennung enthält, sei es eine Teilnehmer-ID oder eine USt-IdNr. bzw. Unternehmensnummer, greift Banqup niemals auf eine Übereinstimmung anhand des Firmennamens zurück. Dies verhindert, dass zwei verschiedene Unternehmen mit ähnlichen Namen zu einem zusammengeführt werden.
Deaktivierte Partner werden übersprungen. Ein deaktivierter Geschäftspartner gilt als ausgeschieden, sodass Banqup keine neuen Dokumente mit ihm verknüpft. Trifft ein Dokument für einen von Ihnen deaktivierten Partner ein, wird ein völlig neues aktives Profil angelegt, statt das deaktivierte Profil wiederzuverwenden. Damit Dokumente weiterhin dem bestehenden Profil zugeordnet werden, öffnen Sie zuerst den Tab Deaktiviert unter Geschäftspartner und wählen Sie Reaktivieren.
Eine übereinstimmende USt-IdNr. reicht nicht immer aus. Enthält ein eingehendes Dokument eine USt-IdNr., und der gespeicherte Partner mit dieser USt-IdNr. hat eine andere Teilnehmer-ID registriert, verknüpft Banqup die beiden nicht automatisch. Zwei Datensätze, die bei der elektronischen Adresse nicht übereinstimmen, sind eher zwei verschiedene Unternehmen als eines, und ein Dokument an die falsche Netzwerkadresse abzulegen, lässt sich später schwerer korrigieren als es manuell zu verknüpfen.
So erzielen Sie die besten Ergebnisse
Tragen Sie bei jedem Partner beide Kennungen ein. Ein Partner mit sowohl einer USt-IdNr. oder Unternehmensnummer (ZDU-Nr.) als auch einer Teilnehmer-ID kann auf beiden Ebenen zugeordnet werden. Ein Partner ohne beides kann nur anhand seines Namens zugeordnet werden.
Machen Sie sich keine Sorgen wegen Namensabweichungen. Da Kennungen Vorrang vor Namen haben, verhindert ein Unterschied in Schreibweise, Zeichensetzung oder Handelsname auf einem eingehenden Dokument die Zuordnung nicht.
Häufig gestellte Fragen
Warum hat Banqup ein zweites Profil für einen Lieferanten erstellt, den ich bereits habe?
Die üblichen Ursachen sind, dass der bestehende Partner deaktiviert ist und daher übersprungen wird, wodurch ein neues aktives Profil entsteht, oder dass beim bestehenden Partner weder eine USt-IdNr. noch eine Teilnehmer-ID gespeichert ist, sodass es nichts zum Abgleichen gab. Prüfen Sie zuerst den Tab Deaktiviert und anschließend, ob die Kennungen bei dem Profil hinterlegt sind, das Sie behalten möchten.
Verwendet Banqup die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer auf einer Rechnung, um den Partner zu finden?
Nein. Kontaktdaten werden niemals zur Identifizierung eines Geschäftspartners verwendet.
Wie unterscheidet sich das von der Warnung Duplikat gefunden?
Das sind zwei getrennte Prüfungen. Der in diesem Artikel beschriebene Abgleich läuft bei Dokumenten automatisch ab, ohne Ihr Zutun. Die Warnung Duplikat gefunden erscheint, wenn Sie selbst einen Geschäftspartner hinzufügen oder bearbeiten und die eingegebenen Angaben einem bereits vorhandenen Partner ähneln. Siehe Doppelte Lieferanten beim Validieren von Rechnungen vermeiden für diese Prüfung.
Kann ich ein Dokument selbst einem anderen Partner zuordnen?
Ja. Die automatische Zuordnung ist ein Ausgangspunkt, keine feste Bindung. Sie können den verknüpften Kunden oder Lieferanten am Dokument ändern.