L'application Boîte de réception vous donne une vue d'ensemble complète de tous les documents qui entrent dans votre espace Banqup. Considérez-la comme votre centre de contrôle de documents, où vous pouvez suivre tout ce qui est importé, quelle que soit la façon dont les documents entrent dans votre espace.
Comment elle vous aide
La Boîte de réception fournit un emplacement central pour :
Surveiller l'état de traitement des documents.
S'assurer que toutes les importations sont réussies.
Suivre les documents provenant de plusieurs sources en un seul endroit.
Détecter tout problème dans le processus d'importation.
Voir vos documents
Lorsque vous ouvrez la Boîte de réception, vous verrez une liste complète des documents affichant :
Nom du fichier.
Dossier : l'emplacement du fichier (Ventes, Achats, etc.).
Catégorie : la catégorie du document en un coup d'œil (Facture, Note de crédit, Reçu, etc.).
Type de fichier : PDF, XML ou autres formats.
Source : la manière dont le fichier est arrivé (Peppol, E-mail ou Téléchargement).
Date de réception et Date de dernière modification.
Statut : l'état de traitement (Traité, Erreur, Rejeté, etc.).
Toutes les colonnes sont triables. Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier la liste.
Vous pouvez voir les détails d'un document (activité et cause des erreurs) ou l'ouvrir vie la colonne Actions.
Vous pouvez également double-cliquer sur une ligne pour déclencher automatiquement l'action la plus pertinente : le document s'ouvre pour traitement s'il peut encore être traité, ou son Activity Log s'ouvre s'il est déjà dans l'état Erreur ou Traité.
La Boîte de réception capture les documents provenant de toutes les méthodes d'importation : documents téléchargés manuellement ou reçus via des connecteurs réseau (comme l'e-mail, Peppol et d'autres utilisateurs Banqup).
Filtrer les documents
Lorsque votre Boîte de réception est longue, utilisez l'outil de filtre pour réduire la liste à ce dont vous avez besoin.
Cliquez sur Filtrer en haut de la liste de la Boîte de réception.
Choisissez un ou plusieurs critères de filtre :
Nom du fichier (minimum 3 caractères).
Dossier.
Catégorie.
Statut.
Date de réception.
Source (Peppol, E-mail, Téléchargement).
Date de dernière modification.
Cliquez sur Appliquer le filtre pour mettre à jour la liste.
Les filtres peuvent être combinés (par exemple, les fichiers reçus via Peppol avec le statut Erreur au cours de la dernière semaine).
Traiter les e-mails avec plusieurs pièces jointes
Lorsqu'un e-mail contenant plusieurs fichiers joints arrive dans votre Boîte de réception, vous pouvez décider comment chaque fichier doit être traité avant qu'il n'entre dans Banqup.
Comment procéder
Ouvrez votre Boîte de réception.
Retrouvez l'e-mail que vous souhaitez traiter.
Cliquez sur les trois points (⋮) dans la colonne Actions, puis sélectionnez Ouvrir le document.
Dans la fenêtre de sélection, pour chaque fichier :
Choisissez Enregistrer comme → indiquez si le fichier est un Document (un document principal comme une facture) ou une Pièce jointe (un fichier de support).
Si le fichier est une pièce jointe, liez-le au document principal auquel il appartient.
Cliquez sur Enregistrer pour traiter les fichiers.
Votre Boîte de réception affiche le statut de traitement de chaque fichier, vous pouvez donc voir lesquels ont été traités avec succès.
Si vous essayez de prévisualiser un fichier qui n'est pas un PDF, le volet de prévisualisation affiche désormais un message clair : « Aucun aperçu disponible. Type de fichier non pris en charge. » Seuls les fichiers PDF peuvent être prévisualisés dans la Boîte de réception. Les autres types de fichiers sont toujours enregistrés et traités normalement, seule la prévisualisation dans l'application n'est pas disponible.
Remarque :
Toutes les pièces jointes PDF d'un e-mail multi-pièces jointes sont désormais traitées automatiquement. Vous n'avez plus besoin de renvoyer chaque fichier individuellement.
Si un fichier échoue au traitement, il est maintenant signalé avec le statut Rejeté dans votre Boîte de réception. → En savoir plus sur la gestion des documents invalides.
Importer de nouveaux documents
Vous pouvez également télécharger des documents directement via la Boîte de réception :
Cliquez sur le bouton Importer.
Choisissez des fichiers ou faites un glisser-déposer.
Sélectionnez le type de document :
Facture de vente
Facture d'achat
Remarque : la suppression de documents de la Boîte de réception est définitive et ne peut pas être annulée. La Boîte de réception aide à garantir qu'aucun document ne se perd dans le processus d'importation, ce qui en fait un outil essentiel pour éviter les importations de documents en double.
Questions fréquemment posées
Combien de temps les documents restent-ils dans la Boîte de réception ?
Les documents restent toujours visibles.
Puis-je récupérer des documents supprimés ?
Non, la suppression des documents est définitive.
Verrai-je les documents importés par d'autres utilisateurs ?
Oui, la Boîte de réception affiche tous les documents qui entrent dans votre espace Banqup, quelle que soit la source ou l'utilisateur.