Avant de pouvoir enregistrer des clients pour la facturation électronique sur Peppol via Banqup, vous devez obtenir leur autorisation écrite. Cette autorisation se présente sous forme d'un mandat signé. La loi belge exige cette étape pour protéger à la vos clients, ainsi que vous-même.
Pourquoi vous devez avoir des mandats
Cela vous protège légalement : un mandat signé prouve que votre client vous a donné l'autorisation de l'enregistrer sur Peppol.
Cela montre que le client accepte : le mandat s'assure que votre client comprend ce que signifie la facturation électronique et y consent.
Respect de la loi : la loi belge exige une autorisation appropriée avant d'enregistrer des entreprises pour la facturation électronique.
Cela clarifie les choses : le mandat explique exactement ce que vous êtes autorisé à faire pour votre client.
Que contient un mandat
Un mandat typique pour l'enregistrement à la facturation électronique inclut :
Nom de l'entreprise cliente et numéro de TVA.
Nom du comptable ou du cabinet comptable.
Ce que vous êtes autorisé à faire : enregistrer le client pour la facturation électronique sur Peppol via Banqup.
Date de début : quand la permission commence.
Signature du client : signée par un représentant légal de l'entreprise.
Date de fin (optionnelle) : quand la permission expire.
Note importante : Assurez-vous que le mandat stipule explicitement que votre client vous autorise à le publier sur Peppol.
Comment obtenir un mandat
Étape 1 : Préparez un document de mandat
Travaillez avec votre conseiller juridique pour créer un mandat qui inclut l'autorisation du client pour l'enregistrement de facturation électronique, l'étendue des services, la durée et la conformité avec les réglementations belges.
Étape 2 : Parlez avec votre client
Expliquez à vos clients ce que signifie la facturation électronique et pourquoi ils doivent s'enregistrer. C'est le bon moment pour expliquer les avantages de la facturation électronique et répondre à leurs questions. Évidemment, votre client est libre de choisir un autre point d'accès, mais vous pouvez lui expliquer que vous travaillez avec Banqup par défaut pour des raisons pratiques.
Étape 3 : Obtenez les signatures
Obtenez les signatures de vos clients (doit se faire en dehors de Banqup).
Votre client doit signer et dater le document.
Vous signez en tant que comptable.
Gardez le document original signé.
Donnez une copie à votre client. Il peut stocker une copie numérique dans ses Autres Documents.
Étape 4 : Confirmez dans Banqup
Quand vous ajoutez des clients dans Banqup, on vous demandera si vous avez un mandat signé. Ne dites oui que si vous avez réellement un document dûment signé.
Points importants à retenir
Ne confirmez avoir un mandat signé que si vous l'avez vraiment. Cette confirmation a une importance légale.
Stockez les mandats signés en sécurité comme tout autre document client important.
Questions fréquentes
Ai-je besoin d'un mandat pour chaque client ?
Oui, vous avez besoin d'un mandat signé de chaque client que vous voulez enregistrer pour la facturation électronique.
Que faire si mon client ne veut pas signer ?
Il peut s'enregistrer lui-même depuis son Espace Business Banqup en suivant ces étapes : Se connecter à Peppol.