Voordat je klanten kan registreren voor e-facturatie op Peppol via Banqup, heb je een schriftelijke toestemming van hen nodig. Deze toestemming wordt gegeven in de vorm van een ondertekend mandaatdocument. De Belgische wetgeving vereist deze stap om zowel jou als jouw klanten te beschermen.
Waarom heb je mandaten nodig?
Beschermt je juridisch: een ondertekend mandaat bewijst dat jouw klant jou toestemming heeft gegeven om hem te registreren voor e-facturatiediensten.
Toont aan dat de klant akkoord gaat: het mandaat zorgt ervoor dat jouw klant begrijpt wat e-facturatie inhoudt en hiermee akkoord gaat.
Voldoet aan de wet: volgens de Belgische regels is de juiste toestemming vereist voordat bedrijven kunnen worden geregistreerd voor elektronische facturatie.
Maakt dingen duidelijk: het mandaat legt precies uit wat jij voor jouw klant mag doen.
Wat staat er in een mandaat?
Een typisch mandaat voor e-facturatie bevat:
De naam en het btw-nummer van het bedrijf van de klant.
De naam van de accountant of het accountantskantoor.
Wat je mag doen: de klant registreren voor e-facturatie op Peppol via Banqup.
Startdatum: wanneer de toestemming ingaat.
Handtekening van de klant: ondertekend door een wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf.
Einddatum (optioneel): wanneer de toestemming afloopt.
Belangrijke opmerking: zorg ervoor dat in de volmacht expliciet staat vermeld dat jouw klant je toestemming geeft om deze op Peppol te publiceren.
Hoe verkrijg je een mandaat?
Stap 1: Bereid een mandaatdocument voor
Werk samen met je juridisch adviseur om een mandaat op te stellen dat klantautorisatie voor e-factuurregistratie, servicebereik, duur en naleving van Belgische regelgeving bevat.
Stap 2: Praat met jouw klant
Leg je klanten uit wat e-facturatie inhoudt en waarom ze zich moeten registreren. Dit is een goed moment om de voordelen van e-facturatie uit te leggen en hun zorgen weg te nemen. Jouw klant is uiteraard vrij om een ander toegangspunt te kiezen, maar je kan hem uitleggen dat je om praktische redenen standaard met Banqup werkt.
Stap 3: Handtekeningen verzamelen
Verzamel de handtekeningen van jouw klanten (dit moet buiten Banqup gebeuren).
Jouw klant moet het document ondertekenen en dateren.
Jij ondertekent als accountant.
Bewaar het originele ondertekende document.
Geef jouw klant een kopie. Zij kunnen een digitale kopie opslaan in hun Andere documenten.Keep the original signed document.
Stap 4: Bevestig in Banqup
Wanneer je klanten toevoegt in Banqup, word je gevraagd of je een ondertekend mandaat hebt. Zeg alleen ja als je daadwerkelijk een correct ondertekend document hebt.
Belangrijke dingen om te onthouden
Bevestig alleen als je het hebt: Vink het vakje alleen aan als je een echt ondertekend mandaat hebt. Deze bevestiging is juridisch van belang.
Hou een goede administratie bij: Bewaar ondertekende mandaten veilig, net als andere belangrijke klantdocumenten.
Veelgestelde vragen
Heb ik voor elke klant een mandaat nodig?
Ja, je hebt een ondertekend mandaat nodig van elke klant die je wilt registreren voor e-facturatie.
Wat als mijn klant niet wil ondertekenen?
Zij kunnen zichzelf registreren vanuit hun Banqup Business Space door deze stappen te volgen: Verbinding maken met Peppol.