Hou je klantenportefeuille gestructureerd door elk bedrijf toe te voegen aan je Partner-space. Deze handleiding begeleidt je stap voor stap bij het toevoegen van nieuwe klanten en hun essentiële informatie.
Configuratiesjablonen
Wanneer je een nieuwe klant toevoegt, wordt je eerst gevraagd om een configuratiesjabloon te kiezen.
Configuratiesjablonen laten je vooraf bepalen wie de klant zal beheren en welke integraties automatisch toegepast worden, zodat elke nieuwe klant meteen met de juiste instellingen start.
Het gebruik van sjablonen bespaart tijd en zorgt ervoor dat elke klantomgeving consistent wordt aangemaakt, zonder herhaald handmatig werk.
Een configuratiesjabloon maken
Ga naar Klanten in je Partner Space.
Klik op het tandwielicoon linksboven op het scherm.
Onder Configuratiesjablonen, klik op Nieuw sjabloon maken.
Stap 1: Naam en beschrijving
Geef je sjabloon een naam en eventueel een beschrijving, en klik daarna op Doorgaan.
Stap 2: Gebruikers toewijzen (optioneel)
Wil je dat bepaalde gebruikers automatisch toegewezen worden aan klanten met dit sjabloon? Selecteer ze en klik op Doorgaan.
Stap 3: Integraties toevoegen (optioneel)
Kies de integraties die automatisch gekoppeld moeten worden aan klanten die met dit sjabloon aangemaakt worden. Klik op Sjabloon opslaan om te voltooien.
Na het aanmaken van de klant kan je nog altijd de instellingen van het sjabloon aanpassen of overschrijven.
Een klant toevoegen
Ga naar Klanten.
Klik op Klant toevoegen.
Kies een sjabloon.
Voer de bedrijfsgegevens in:
Bedrijfsnaam
BTW-nummer of ondernemingsnummer
Bedrijfsadres
Contactgegevens
Klik op Toevoegen om te voltooien.
Opmerking: Nadat je een klant hebt toegevoegd, kan je hen uitnodigen voor Banqup. Wanneer ze de uitnodiging accepteren, wordt hun bedrijf gekoppeld aan jouw boekhoudkantoor. Bekijk de sectie Volgende stappen onderaan deze handleiding om verder te gaan met het klantenbeheer en te leren hoe je hen uitnodigt, documenten ontvangt, enz.
Klanten in bulk toevoegen
Stap 1: Download het sjabloondocument
Ga naar Klanten.
Klik op Klanten importeren.
Download de sjabloon en open deze op je computer (het is een .xlsx-bestand).
Stap 2: Vul het sjabloonbestand in
Vul de gegevens van jouw klanten in en sla het bestand op (Gegevens gemarkeerd met een sterretje (*) zijn verplicht):
Juridische naam *
Land (lettercode) *
→ Moeten de tweelettercodes zijn uit de ISO 3166-1 alpha-2 lijst.E-mailadres contactpersoon *
Voornaam contactpersoon *
Achternaam contactpersoon *
Bedrijfsnummer
→ Moet 10 cijfers lang zijn en beginnen met 0, geen punten of spaties. Bijvoorbeeld: 0123456789BTW
→ Moet beginnen met 'BE' en dan 10 cijfers. Geen punten, geen spaties.
Bijvoorbeeld: BE0123456789Externe referentie
→ De referentie van de klant (zoals een administratie-ID, klant-ID, bedrijfs-ID, enz.) uit je boekhoudpakket. Zo kan je de facturen uit Banqup naar de juiste klantenfolder in je boekhoudpakket exporteren (als je boekhoudpakket met zulke codes werkt).IBAN
Straat
Nummer
Postbus
Postcode
Gemeente/stad
Mandaat
→ De waarde moet "Ja" of "Nee" zijn. Dit geeft aan of je een ondertekend mandaat hebt om de klant aan te melden bij Peppol.Sjabloon
→ De naam van het configuratiesjabloon dat je wilt gebruiken voor de klant.
Sla je bestand op als je klaar bent met het toevoegen van klanten.
Stap 3: Laad het bestand op
Importeer je opgeslagen .xlsx-bestand.
Klik op Importeren.
Opmerking: Na het importeren van het bestand worden je klanten aangemaakt. Daarna kan je ze uitnodigen voor Banqup. Als ze de uitnodiging accepteren, wordt hun bedrijf gekoppeld aan je boekhoudkantoor. Ga naar de sectie Volgende stappen onderaan deze handleiding om verder te gaan met klantbeheer en te leren hoe je ze kunt uitnodigen, hun documenten kunt ophalen, enz.
Een klant bewerken
Ga naar Klanten.
Dubbelklik op een klant.
Klik op Details bewerken.
Werk de informatie bij en sla de wijzigingen op.
Een klant verwijderen
Ga naar Klanten.
Selecteer de tab Niet actief.
Klik op de drie puntjes in de Acties-kolom van een klant in Concept status.
Klik op Verwijderen en bevestig.
FAQ
Kan ik meerdere contactpersonen toevoegen voor één klant?
Ja, je kan zoveel contactpersonen toevoegen als nodig is voor elke klant.
Wat als ik niet over alle informatie beschik?
Je kan basisinformatie invoeren. Eventuele extra informatie die door je klant wordt toegevoegd, wordt gesynchroniseerd en zichtbaar in hun gegevens.
Kan ik klantinformatie wijzigen nadat ik deze heb toegevoegd?
Ja, je kan de klantinformatie op elk moment bewerken.