Mit der App Ausgangsrechnungen können Sie alle Ihre „Ausgangsrechnungen" an einem Ort verwalten. Sie können Rechnungen hochladen, die gewünschten Rechnungen schnell finden und Aktionen wie das Bezahlen, als “bezahlt” markieren, und das Anhängen von Dokumenten oder Kommentaren durchführen. Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Funktionen der App, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Öffnen der App „Ausgangsrechnungen"
Öffnen Sie die App über Ihre bevorzugten Apps auf Ihrer Startseite oder über den App-Launcher oben rechts auf Ihrem Bildschirm.
Eine Rechnung erstellen
Erstellen Sie Ihre Rechnungen direkt auf der Plattform und nutzen Sie weitere Funktionen wie die automatische Berechnung von Mehrwertsteuer und Rabatten und sparen Sie dank des Produktkatalogs Zeit.
Hochladen von Rechnungen
Wenn Sie Rechnungen außerhalb der Plattform erstellen, können Sie sie in die App hochladen.
Schnellfilter-Registerkarten
Standardmäßig werden die zu prüfenden Rechnungen angezeigt, wenn Sie Ausgangsrechnungen öffnen. Über die anderen Registerkarten sehen Sie Entwürfe, unbezahlte Rechnungen, bezahlte Rechnungen oder alle Rechnungen.
Die Registerkarte Entwürfe enthält die Rechnungen, die Sie begonnen, aber noch nicht gesendet haben. Sie können daran arbeiten, ohne Ausgangsrechnungen zu verlassen: Doppelklicken Sie auf einen Entwurf, um ihn direkt im Editor zu öffnen. Wenn Sie einen Entwurf abschließen oder schließen, kehren Sie dorthin zurück, wo Sie begonnen haben, zu Ausgangsrechnungen oder Document Creator.
Rechnungen suchen
Finden Sie bestimmte Rechnungen schnell über die Such- und Filteroptionen. Sie können nach Dokumentname, Datum, Status, Fälligkeitsdatum oder Kunde suchen.
Geben Sie Ihren Suchbegriff ein und drücken Sie dann Enter oder klicken Sie auf das Suchsymbol. Die Suche startet nicht bei jedem Tastenanschlag, wodurch lange Listen reaktionsfähig bleiben. Suchen mit einem oder zwei Zeichen funktionieren, wenn es Ziffern sind, sodass Sie eine kurze Rechnungsnummer direkt nachschlagen können.
Enthält eine Registerkarte mehr als 999 Dokumente, zeigt der Zähler 999+ statt der genauen Zahl.
Ihr Suchbegriff und Ihre Filter bleiben beim Wechsel der Registerkarte erhalten, sodass Sie dieselbe Ansicht von in Überprüfung nach Unbezahlt mitnehmen können, ohne sie neu einzurichten. Der Zähler jeder Registerkarte zeigt, was Ihre Filter tatsächlich finden, nicht die Gesamtzahl. Leeren Sie das Suchfeld, um zur vollständigen Liste zurückzukehren.
Spalten anpassen
Sie können entscheiden, welche Spalten in der App Ausgangsrechnungen angezeigt werden sollen, indem Sie auf Spalten klicken, die gewünschten Spalten auswählen und die Änderungen übernehmen. Wenn Sie das nächste Mal die App Ausgangsrechnungen öffnen, werden die von Ihnen ausgewählten Spalten angezeigt.
Aktionen für Rechnungen
Für Rechnungen, die in der App hochgeladen werden, stehen eine Reihe von Aktionen zur Verfügung. Sie können eine oder mehrere Rechnungen auswählen, um die Aktionsleiste anzuzeigen und auszuwählen, was mit diesen ausgewählten Rechnungen geschehen soll.
Die Aktionen sind auch verfügbar, wenn Sie auf die drei Punkte in der Spalte Aktionen für einzelne Rechnungen klicken.
💡 Benötigen Sie Hilfe bei Ihren Ausgangsrechnungen-App?
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, steht Ihnen in der Anwendung eine Produkttour zur Verfügung.
Wenn Sie nicht eingeloggt sind, führt Sie der Link zum Login-Bildschirm. Nach dem Login finden Sie die Produkttour im Messenger rechts unten.
Schaltflächen für Sammelaktionen zeigen einen Zähler
Wenn Sie mehrere Dokumente auswählen, zeigen die Aktionsschaltflächen, wie viele Elemente betroffen sind, zum Beispiel Genehmigen (5). Wenn einige Dokumente Ihrer Auswahl bei einer Sammelaktion übersprungen werden, erhalten Sie eine klare Meldung, die erklärt, was ausgelassen wurde.
FAQ
Welche Arten von Dateien kann ich als Rechnungen hochladen?
Sie können elektronische Rechnungen in XML (UBL) sowie Rechnungen im PDF-, PNG- oder JPEG-Format hochladen. Wenn Sie Rechnungen in anderen Formaten haben, müssen Sie diese vor dem Hochladen in einen dieser unterstützten Dateitypen konvertieren.
Kann ich mehrere Rechnungen auf einmal hochladen?
Ja, Sie können mehrere Rechnungen gleichzeitig hochladen, indem Sie alle Dateien, die Sie hochladen möchten, auswählen und per Drag-and-Drop in den Upload-Space ziehen.
Wie kann ich die Informationen auf einer hochgeladenen Rechnung bearbeiten?
Um eine Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie auf die Rechnung in der Liste, um ihre Detailseite zu öffnen. Von dort aus können Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken, um die Rechnungsinformationen zu ändern. E-Rechnungen können nicht bearbeitet werden.
Woher weiß ich, ob eine Rechnung bezahlt wurde?
Rechnungen zeigen einen Status (unbezahlt, teilweise bezahlt oder bezahlt) in der Rechnungsliste und auf der Seite mit den Rechnungsdetails an. Wenn Sie die Zahlungsdienste nutzen, wird der Status einer Rechnung automatisch aktualisiert. Wenn Sie die Zahlungsdienste nicht nutzen, können Sie Rechnungen manuell als bezahlt oder nicht bezahlt markieren.
Wie geht es weiter?