Wenn Sie in Banqup Rechnungen erstellen und versenden, durchlaufen sie verschiedene Status, die Ihnen helfen, ihren Verlauf von der Erstellung bis zur Bezahlung zu verfolgen. Wenn Sie diese Status verstehen, wissen Sie genau, wo jede Rechnung steht und welche Schritte Sie eventuell unternehmen müssen.
Die Statusarten in Banqup
Banqup verfolgt vier verschiedene Statusarten für jede Ausgangsrechnung:
Allgemeiner Status: Der Hauptstatus, der zeigt, was im Moment für die Rechnung am wichtigsten ist.
Belegstatus: Gibt an, ob die Rechnungsdaten korrekt und validiert sind.
Zahlungsstatus: Gibt an, ob die Rechnung bezahlt wurde.
Lieferstatus: Gibt an, ob die Rechnung erfolgreich an Ihren Kunden gesendet wurde.
Standardmäßig sehen Sie den allgemeinen Status. Er kombiniert die Informationen der drei anderen Status und zeigt Ihnen den Status, der für Sie am relevantesten ist.
Allgemeine Status
Dies sind die Hauptstatus, die Sie für Ihre Rechnungen sehen:
Wartet auf Validierung
PDF- und gescannte Rechnungen, die Sie in Banqup hochladen, werden als „Wartet auf Validierung" markiert. E-Rechnungen im XML/UBL-Format werden vom System automatisch validiert (sofern die Datei korrekt formatiert ist). → Mehr Infos hier.
Was zu tun ist: Prüfen Sie, ob alle wichtigen Daten korrekt ausgefüllt sind, bevor die Rechnung weiterverarbeitet werden kann.
Unbezahlt
Ihre Rechnung wurde erfolgreich versendet, aber noch nicht bezahlt. Das ist der Standardstatus für die meisten Rechnungen nach dem Versand.
Was zu tun ist: Behalten Sie die Rechnung im Auge und mahnen Sie Ihren Kunden, falls die Zahlung überfällig ist.
Unterwegs
Ihr Kunde hat die Zahlung erfolgreich abgeschlossen (zum Beispiel über Bancontact oder iDEAL), aber die bankseitige Verbuchung ist noch nicht abgeschlossen. Die Rechnung ist nicht mehr „Unbezahlt", aber auch noch nicht vollständig verbucht.
Was zu tun ist: Keine sofortige Aktion nötig. Der Status wechselt automatisch auf Vollständig bezahlt, sobald die Bank die Verbuchung bestätigt. Sie sehen diesen Status auch im Transaction Radar, solange die zugehörige Transaktion abgeglichen wird.
Teilweise bezahlt
Ihr Kunde hat eine Teilzahlung geleistet, schuldet aber noch einen Restbetrag auf dieser Rechnung.
Was zu tun ist: Fordern Sie den Restbetrag ein oder akzeptieren Sie die Teilzahlung, wenn das so vereinbart wurde.
Vollständig bezahlt
Gute Nachricht! Ihre Rechnung wurde vollständig bezahlt.
Was zu tun ist: Keine Aktion nötig. Die Rechnung ist abgeschlossen.
Bestritten
Ihr Kunde hat die Rechnung bestritten, weil er etwas für falsch hält. Eine Bestreitung ist eine vorübergehende Ablehnung: Es ist weitere Abstimmung nötig, um eine Einigung zu erzielen, danach kann die Rechnung genehmigt oder abgelehnt werden.
Was zu tun ist: Setzen Sie sich mit Ihrem Kunden in Verbindung, um die Bedenken zu klären. Sobald die Sache gelöst ist, können Sie die Rechnung als gelöst markieren, und sie wechselt zurück auf Unbezahlt.
Abgelehnt
Ihr Kunde hat die Rechnung abgelehnt, weil er sie für falsch hält und sie so nicht bezahlt werden kann.
Was zu tun ist: Klären Sie das Problem gemeinsam mit Ihrem Kunden. Wenn Sie sich einigen, können Sie die Rechnung als gelöst markieren (sie wechselt zurück auf Unbezahlt) oder eine Gutschrift und eine neue Rechnung ausstellen.
Wird nicht bezahlt
Sie haben diese Rechnung als Verlust verbucht, weil sie nicht bezahlt wird. Das tun Sie mit der Aktion Als „wird nicht bezahlt" markieren.
Was zu tun ist: Keine Aktion nötig, wenn der Verlust endgültig ist. Ändert sich die Lage, markieren Sie die Rechnung als gelöst, um sie zurück auf Unbezahlt zu setzen.
Belegstatus
Diese Status beziehen sich auf die Rechnungsdaten und deren Validierung:
Entwurf: Rechnung erstellt, aber noch nicht versendet.
Wartet auf Validierung: Rechnung wartet auf die Datenvalidierung durch einen Benutzer.
Validiert: Validiert und bereit zur Verarbeitung.
Ungültig: Der Beleg hat die Prüfungen nicht bestanden und muss korrigiert werden. Diese Bezeichnung sehen Sie möglicherweise in den Belegdetails, wenn Sie einen abgelehnten Beleg aus Ihrer Inbox öffnen.
Vollständig genehmigt: Der Kunde hat die Rechnung vollständig akzeptiert.
Abgelehnt: Der Kunde hat die Rechnung abgelehnt.
Bestritten: Der Kunde hat Fragen, die geklärt werden müssen.
Zahlungsstatus
Diese verfolgen den Fortschritt der Zahlung:
Unbezahlt: Noch keine Zahlung eingegangen.
Unterwegs: Eine Zahlungstransaktion wurde erfolgreich abgeschlossen (in der Regel über Bancontact, iDEAL oder ein anderes Instant-Payment-Verfahren), aber die bankseitige Verbuchung wird noch verarbeitet. Wird automatisch ausgelöst, sobald der prognostizierte Saldo null erreicht, auch wenn der offene Saldo durch den endgültigen Kontoauszug noch nicht aktualisiert wurde.
Teilweise bezahlt: Teilzahlung erhalten, Restbetrag offen.
Vollständig bezahlt: Vollständige Zahlung erhalten.
Wird nicht bezahlt: Rechnung wird nicht bezahlt (in der Regel nach einer Ablehnung).
Lieferstatus
Diese zeigen den Versandfortschritt und sagen Ihnen genau, wie weit die Rechnung auf dem Weg zu Ihrem Kunden ist:
Wird gesendet: Die Rechnung ist auf dem Weg zu Ihrem Kunden.
Bereit zum Senden: ein vorübergehender Status, während das System den Versand des Dokuments vorbereitet. Er erscheint kurz vor Wird gesendet.
Empfangen (von der Empfangsplattform): Die Rechnung ist auf der Plattform angekommen, die sie an Ihren Kunden ausliefert (zum Beispiel Peppol), aber Ihr Kunde hat noch nicht darauf zugegriffen. Aus Ihrer Sicht ist die Arbeit erledigt. Was als Nächstes passiert, liegt beim Kunden.
Empfangen (vom Kunden): Ihr Kunde hat die Rechnung in seinem eigenen System erfolgreich abgerufen. Das ist der letzte Schritt der Lieferung.
Lieferung fehlgeschlagen: Die Rechnung konnte nicht zugestellt werden, meist wegen eines technischen Problems oder falscher Kundendaten. Was Sie prüfen sollten, finden Sie in der FAQ unten.
Wie die Status zusammenwirken
Der allgemeine Status kombiniert die Informationen aller anderen Status, um Ihnen das Wichtigste zu zeigen. Zum Beispiel:
Wenn eine Rechnung „Validiert" (Beleg) und „Empfangen vom Kunden" (Lieferung), aber „Unbezahlt" (Zahlung) ist, lautet der allgemeine Status „Unbezahlt".
Wenn eine Rechnung „Validiert" (Beleg) und „Empfangen vom Kunden" (Lieferung) ist und der Kunde gerade eine Bancontact-Zahlung getätigt hat, die noch verbucht wird, lautet der Zahlungsstatus Unterwegs und der allgemeine Status zeigt Unterwegs, bis die Bank die Verbuchung bestätigt.
Wenn eine Rechnung „Bestritten" (Beleg) und „Unbezahlt" (Zahlung) ist, lautet der allgemeine Status „Bestritten", weil das Klären der Bestreitung Vorrang hat.
In welchem Tab erscheint meine Rechnung?
Die App Ausgangsrechnungen sortiert jede Rechnung in einen von drei Tabs: Zur Überprüfung, Unbezahlt und Bezahlt. Der Tab wird automatisch anhand von Zustell-, Beleg- und Zahlungsstatus der Rechnung gewählt.
Zur Überprüfung: Sie wird noch versendet (Wird gesendet, Bereit zum Senden oder Zustellung fehlgeschlagen), noch validiert (Wartet auf Validierung oder Wird validiert), oder sie ist Bestritten oder Abgelehnt und noch nicht gelöst.
Unbezahlt: Sie wurde versendet und validiert und wartet noch auf Zahlung (Unbezahlt, Teilweise bezahlt oder Zahlung geplant).
Bezahlt: Sie wurde zugestellt, validiert und vollständig bezahlt (Vollständig bezahlt).
Zahlung geplant bedeutet, dass eine Zahlung für die Rechnung geplant, aber noch nicht ausgeführt wurde. Wird validiert ist eine kurze Phase, während das System seine automatischen Prüfungen abschließt.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen „Abgelehnt" und „Bestritten"?
„Bestritten" bedeutet, dass Ihr Kunde Fragen hat und die Rechnung vor der Zahlung besprechen möchte. „Abgelehnt" bedeutet, dass er endgültig entschieden hat, sie nicht zu bezahlen.
Kann eine Rechnung von „Abgelehnt" zurück zu „Unbezahlt" wechseln?
Ja, Sie können die Rechnung als gelöst markieren und der Status wechselt zurück auf „Unbezahlt".
Warum hängt meine Rechnung im Status „Wartet auf Validierung" fest?
Weil Sie die Daten der Rechnung noch validieren müssen. Prüfen Sie, ob alle Felder der Rechnung korrekt ausgefüllt sind. → Hier mehr lesen.
Was ist der Unterschied zwischen „Empfangen (von der Empfangsplattform)" und „Empfangen (vom Kunden)"?
„Empfangen (durch Plattform des Empfängers)" bedeutet, dass die Rechnung das Netzwerk erreicht hat, das sie zustellt (zum Beispiel Peppol), Ihr Kunde sie aber noch nicht geöffnet oder importiert hat. „Empfangen (durch Kunde)" bedeutet, dass das Buchhaltungssystem oder der Posteingang Ihres Kunden bestätigt hat, dass er die Rechnung tatsächlich hat. Beides sind normale Phasen. Bei Peppol ist die zweite Bestätigung („Empfangen durch Kunde") im Netzwerk optional und erscheint daher möglicherweise nie, obwohl Ihr Kunde die Rechnung hat. Eine Rechnung, die auf „Empfangen (durch Plattform des Empfängers)" stehen bleibt, ist nicht blockiert und kein Zustellproblem.
Was soll ich tun, wenn die Lieferung fehlschlägt?
Prüfen Sie, ob die Kontaktdaten Ihres Kunden korrekt sind, insbesondere die E-Mail-Adresse für die E-Mail-Zustellung und die Unternehmens-/USt-IdNr. (oder GLN, falls zutreffend) für die Zustellung über Peppol. Prüfen Sie auch, ob Ihr Kunde auf Peppol aktiv ist, indem Sie seinen Firmennamen oder seine USt-IdNr./GLN im Peppol-Verzeichnis suchen. Wenn alles in Ordnung ist, können Sie die Rechnung erneut senden.
Kann ich den Status einer Rechnung manuell ändern?
Manche Status können Sie durch Ihre eigenen Aktionen aktualisieren (zum Beispiel eine Rechnung als bezahlt markieren). Andere werden automatisch vom System gesetzt (zum Beispiel, wenn ein Kunde eine Rechnung auf Ihr Banqup Business Account bezahlt).
Warum erscheint eine bezahlte Rechnung weiterhin im Reiter „Zur Prüfung"?
Beim Tab Zur Überprüfung geht es nicht darum, ob die Rechnung bezahlt ist. Eine Ausgangsrechnung bleibt in Zur Überprüfung, solange sie noch versendet oder geprüft wird: während der Zustellung (Wird gesendet, Bereit zum Senden oder Zustellung fehlgeschlagen), während der Validierung (Wartet auf Validierung oder Wird validiert) oder solange sie Bestritten oder Abgelehnt und noch nicht gelöst ist. Sobald sie validiert und erfolgreich versendet ist, wechselt sie auf Unbezahlt (oder Vollständig bezahlt, sobald die Zahlung eingeht). Das Genehmigen einer Ausgangsrechnung ist optional und entscheidet nicht über den Tab, in dem sie erscheint.